Empresa e estado de trabalho são informações diferentes
A pasta «Empresa Alfa» indica a que empresa pertencem os documentos. «Enviado» significa que os enviou, não que o contabilista os recebeu. Registe a receção confirmada apenas após a confirmação dele ou outra prova de receção verificada. «E-mail» identifica a origem. Se colocar todos estes nomes ao mesmo nível, uma fatura cabe em várias pastas.
Uma fatura da Alfa pode chegar à caixa pessoal e aguardar a correção do destinatário. Continua a pertencer à Alfa, mesmo que ainda não possa concluir a preparação. A origem da mensagem e a espera pela correção não devem dificultar a pesquisa na empresa certa.
Separe primeiro os documentos por empresa e mostre o estado do trabalho em separado. Dentro de cada empresa podem existir A preparar, A esclarecer e Enviados. Registe a confirmação de receção junto da entrega concreta. Numa aplicação, estados e filtros podem fazer o mesmo sem mover fisicamente os ficheiros.
Comece com menos lugares
Com poucos documentos, não precisa de uma pasta para cada fornecedor e tipo de compra. Pode parecer organizado, mas acrescenta decisões que não ajudam a si nem ao contabilista. Crie uma categoria apenas quando a usa para procurar ou entregar documentos.
Para duas empresas e compras pessoais, esses três grupos e um espaço para documentos por esclarecer podem bastar. Identifique de forma consistente o período dos conjuntos enviados. O importante é distinguir o que enviou, o que o contabilista confirmou receber e o que ainda falta, sem esconder os ficheiros em demasiados níveis.
Experimente o novo sistema em alguns documentos reais. Se precisar de abrir o seu próprio manual para cada um, ajuste os nomes ou o número de opções. Um bom nome ainda deve fazer sentido depois de várias semanas sem mexer na configuração.
Um filtro acelera a repetição; não resolve uma regra pouco clara
Pode criar regras para o correio habitual no seu programa de e-mail. As opções variam: alguns usam pastas, outros etiquetas. Verifique primeiro quais as mensagens selecionadas pelos critérios e só depois ative a classificação automática. Ao ligar por IMAP, selecione também a pasta para onde a regra move as faturas.
Um filtro de remetente reconhece que uma mensagem veio de uma loja específica. Pode não saber se a fatura pertence à Alfa, à Beta ou ao seu agregado familiar. Se a regra confunde fornecedor e cliente, pode fazer algo errado de forma rápida e fiável.
Para o encaminhamento automático, esta distinção é ainda mais importante. Classificar um anexo e enviá-lo para um contabilista específico deve seguir claramente regras confirmadas. Uma nova categoria ou conflito necessita de uma decisão, e não de uma expansão silenciosa do filtro original.
Fonte desta secção: Google: regras para filtragem de e-mails
Uma loja, dois clientes
Num mês de exemplo, compra um monitor para a Alfa e um telefone para a Beta na mesma loja. Ambas as mensagens têm assuntos semelhantes e ambos os anexos são designados por faktura.pdf. “Desta loja para a Alfa” classificaria incorretamente o segundo documento.
Os dados do documento e o contexto da compra são decisivos. Depois de verificar o caso, ajuste a regra para distinguir os compradores. Se também os dados do comprador estiverem incorretos, deixe o documento por esclarecer e peça ao fornecedor que corrija a faturação. Mais pastas não corrigem um dado errado.
Observe quando o sistema se torna mais complicado que o trabalho
Se se perguntar repetidamente onde pertence o mesmo documento, o sistema necessita de esclarecimentos. Se passa a maior parte do tempo a renomear e a mover faturas corretas, pode ser necessário simplificá-lo. As pastas e etiquetas devem apoiar a localização e a entrega, e não criar a sua própria tarefa mensal.
Ao alterar a configuração, não apague descuidadamente os pacotes antigos entregues ou altere silenciosamente aquilo a que o seu contabilista já faz referência. Experimente o novo arranjo no próximo período e preserve uma continuidade clara. Sucesso significa encontrar um documento rapidamente e saber o que fazer com ele — mesmo quando não tem tempo para o arrumar.