Yritys ja asiakirjan käsittelytila ovat eri tietoja
Kansio ”Yritys Alfa” kertoo, mille yritykselle asiakirjat kuuluvat. ”Lähetetty” tarkoittaa, että olet lähettänyt ne, ei sitä, että kirjanpitäjä on saanut ne. Merkitse vahvistettu vastaanotto vasta vahvistuksen tai muun tarkistetun vastaanottotiedon perusteella. ”Sähköposti” kertoo alkuperän. Jos kaikki nimet ovat rinnakkaisia kansioita, sama lasku sopii useaan niistä.
Esimerkiksi Alfan lasku saapuu henkilökohtaiseen sähköpostilaatikkoon ja odottaa vastaanottajatietojen korjausta. Se kuuluu yhä Alfalle, vaikka käsittelyä ei voi vielä viimeistellä. Viestin lähde tai korjauksen odottaminen ei saa vaikeuttaa asiakirjan löytämistä oikean yrityksen alta.
Jaa asiakirjat ensin yrityksittäin ja näytä käsittelytila erikseen. Yrityksen alla voi olla Valmisteltavat, Selvitettävät ja Lähetetyt. Merkitse vastaanottovahvistus kyseisen luovutuksen yhteyteen. Sovelluksen tilat ja suodattimet voivat tehdä saman työn siirtämättä tiedostoja käsin.
Aloita vähemmällä paikalla
Pienelle määrälle et tarvitse erillistä kansiota jokaiselle toimittajalle ja ostotyypille. Se voi näyttää siistiltä, mutta se lisää päätöksiä, jotka eivät auta sinua tai kirjanpitäjääsi. Luo uusi luokka vain, kun haet tai luovutat sen perusteella.
Kahdelle yritykselle ja yksityisostoille voivat riittää nämä kolme ryhmää ja paikka epäselville asiakirjoille. Merkitse luovutetun aineiston jakso johdonmukaisesti. Tärkeää on erottaa lähetetty aineisto, vahvistettu vastaanotto ja avoimet asiat, ei piilottaa tiedostoja mahdollisimman syvälle.
Kokeile uutta järjestelmää muutamilla todellisilla asiakirjoilla. Jos sinun on avattava oma käsikirja jokaiselle, muuta nimiä tai vaihtoehtojen määrää. Hyvän nimen pitäisi olla järkevä useiden viikkojen jälkeen koskematta asetuksiin.
Suodatin nopeuttaa toistoa; se ei ratkaise epäselvää sääntöä
Voit määrittää sähköpostiohjelmaan sääntöjä toistuville viesteille. Ominaisuudet vaihtelevat: osa käyttää kansioita, osa tunnisteita. Tarkista ensin, mitkä viestit vastaavat ehtoja, ja ota automaattinen lajittelu käyttöön vasta sitten. Valitse IMAP-yhteydessä myös kansio, johon sääntö siirtää laskut.
Lähettäjäsuodatin tunnistaa, että viesti tuli tietystä kaupasta. Se ei välttämättä tiedä, kuuluuko lasku Alfalle, Betalle vai kotitaloudellesi. Jos sääntö sekoittaa toimittajan ja asiakkaan, se voi tehdä väärin nopeasti ja luotettavasti.
Automaattisen edelleenlähetyksen kannalta tämä ero on vielä tärkeämpi. Liitteen luokittelun ja sen lähettämisen tietylle kirjanpitäjälle tulee noudattaa selkeästi vahvistettuja sääntöjä. Uusi luokka tai konflikti vaatii päätöksen, ei alkuperäisen suodattimen hiljaista laajentamista.
Tämän osion lähde: Google: Sähköpostien suodatussäännöt
Yksi kauppa, kaksi asiakasta
Esimerkkikuukaudessa ostat samasta kaupasta näytön Alfalle ja puhelimen Betalle. Molemmilla viesteillä on samanlaiset aiheet ja molempien liitteiden nimi on faktura.pdf. "Tästä kaupasta Alfaan" luokittelee toisen asiakirjan väärin.
Asiakirjan tiedot ja ostoksen asiayhteys ratkaisevat. Kun olet tarkistanut tapauksen, muuta sääntöä niin, että se erottaa ostajat. Jos myös ostajatiedot ovat väärin, jätä asiakirja selvitettäväksi ja pyydä toimittajaa korjaamaan laskutus. Useammat kansiot eivät korjaa väärää tietoa.
Huomaa, kun järjestelmästä tulee monimutkaisempi kuin työ
Jos ihmettelet toistuvasti, mihin sama asiakirja kuuluu, järjestelmää on selvennettävä. Jos käytät suurimman osan ajasta oikeiden laskujen uudelleennimeämiseen ja siirtämiseen, sitä on ehkä yksinkertaistettava. Kansioiden ja tarrojen tulee tukea etsimistä ja luovuttamista, ei luoda omia kuukausitehtäviä.
Kun muutat järjestystä, älä poista vanhoja luovutettuja aineistopaketteja harkitsematta tai muuta tiedostoja, joihin kirjanpitäjä viittaa, ilmoittamatta siitä. Kokeile uutta rakennetta seuraavalla jaksolla ja säilytä yhteys vanhaan. Siitä on hyötyä, kun löydät asiakirjan nopeasti ja tiedät, mitä seuraavaksi tehdä, ilman aikaa siivoamiseen.