Aloita omista asiakirjoistasi
Tarkista tunnistetut yritykset ensimmäisen haun jälkeen. Nimeä ne selvästi ja tarkista tunnistetiedot. Jätä yksityiset ostokset kirjanpitäjälle tehtävän automaattisen luovutuksen ulkopuolelle.
Kirjoita ja vahvista sääntö
Esimerkiksi: "Alfalle myönnetyt asiakirjat kuuluvat Alfaan; älä lähetä henkilökohtaisia ostoksia kirjanpitäjälle." Mukauta esimerkit todellisiin yksityiskohtiisi. Salasanat ja arkaluontoiset tiedot, joita ei tarvita lajitteluun, eivät kuulu sääntöihin.
- Avaa Yritykset ja säännöt.
- Valitse tai luo oikea yritys tai kategoria.
- Kuvaa erottavat olosuhteet tavallisella kielellä.
- Katso esimerkkejä ja mahdollisia ristiriitoja.
- Vahvista aiottu sääntö; aseta vastaanottajat ja lähettäminen erikseen.
Kun asiakirja vastaa useita vaihtoehtoja
Epäselvä asiakas tai ristiriita kahden yrityksen välillä vaatii päätöksen. Älä luo jatkuvasti lähes identtisiä sääntöjä ristiriidan selittämisen sijaan. Erota, oletko korjaamassa yhtä asiakirjaa vai tulevaa käyttäytymistä.