Begin bij je eigen documenten
Bekijk na de eerste zoekopdracht de herkende bedrijven. Geef ze namen waarmee je ze duidelijk onderscheidt en controleer hun identificatiegegevens. Houd privéaankopen buiten automatisch doorsturen naar je boekhouder.
Schrijf en bevestig een regel
Bijvoorbeeld: ‘Documenten op naam van Bedrijf Alfa horen bij Alfa; stuur privéaankopen niet naar de boekhouder.’ Pas voorbeelden aan je echte gegevens aan. Wachtwoorden en gevoelige informatie die niet nodig is voor sorteren horen niet in regels.
- Open Bedrijven en regels.
- Kies of maak het juiste bedrijf of de juiste categorie.
- Beschrijf onderscheidende voorwaarden in gewone taal.
- Bekijk voorbeelden en eventuele conflicten.
- Bevestig de bedoelde regel; stel ontvanger en verzending apart in.
Als een document bij meerdere opties past
Een onduidelijke afnemer of conflict tussen bedrijven vraagt om een beslissing. Maak niet steeds bijna identieke regels ter vervanging van uitleg over het conflict. Maak onderscheid tussen één document corrigeren en toekomstig gedrag wijzigen.