Firma a stav práce jsou dvě různé informace
Složka „Firma Alfa“ určuje, komu doklady patří. „Odesláno“ říká, že jste je odeslali, nikoli že je účetní už převzala. Potvrzené přijetí si poznamenejte až podle jejího potvrzení nebo jiného ověřeného dokladu o převzetí. „E-mail“ zase označuje původ. Pokud všechny tyto názvy postavíte vedle sebe, jedna faktura se hodí do několika složek najednou.
Třeba faktura pro Alfu přijde do osobní e-mailové schránky a čeká na opravu odběratele. Pořád se týká Alfy, jen s ní ještě nemůžete dokončit práci. Zdroj zprávy ani čekání na opravu by vám neměly zkomplikovat hledání pod správnou firmou.
Nejprve rozdělte doklady podle firem. Pod každou pak mohou být složky Připravit, K vyřešení a Odesláno. Potvrzení přijetí můžete zaznamenat vedle konkrétního předání. Pokud používáte aplikaci, podobnou práci může zastat stav a filtr, takže soubory nemusíte ručně přesouvat.
Začněte menším počtem míst
Pro malý objem není potřeba zvláštní složka pro každého dodavatele a každý typ nákupu. Takové členění může vypadat úhledně, ale přidává rozhodování, které účetní ani vám nepomáhá. Vytvářejte novou kategorii, až když podle ní skutečně vyhledáváte nebo předáváte.
U dvou firem a osobních nákupů může stačit rozdělení na tyto tři okruhy a jedno místo pro nejasnosti. U předaných balíčků pomůže stabilní označení období. Nejdůležitější je poznat, co už účetní dostala a co ještě čeká; nikoli mít každý soubor ukrytý v co nejhlubší struktuře.
Nový systém vyzkoušejte na několika skutečných dokumentech. Pokud u každého musíte otevírat vlastní návod, upravte názvy nebo počet možností. Dobrý název má být srozumitelný i po několika týdnech, kdy jste na nastavení nesáhli.
Filtr umí zrychlit opakování, ne vyřešit nejasné pravidlo
V e-mailovém klientu si můžete nastavit pravidla pro pravidelnou poštu. Konkrétní možnosti se liší: někde pracujete se složkami, jinde se štítky. Nejprve ověřte, které zprávy podmínky skutečně vyberou, a teprve potom zapněte automatické třídění. Při připojení přes IMAP vyberte i složku, do které pravidlo faktury přesouvá.
Filtr podle odesílatele například rozpozná, že zpráva přišla od konkrétního obchodu. Nemusí poznat, zda faktura uvnitř patří Alfě, Betě nebo vám domů. Pokud pravidlo zamění dodavatele za odběratele, může rychle a spolehlivě dělat špatnou věc.
Před automatickým odesíláním si potvrďte také příjemce. Když se objeví nová firma nebo si pravidla odporují, nejprve případ vyřešte. Původní filtr nerozšiřujte na další doklady jen proto, že přišly ze stejné adresy.
Zdroj k této části: Google: Pravidla pro filtrování e-mailů
Jeden obchod, dva odběratelé
V modelovém měsíci koupíte ve stejném obchodě monitor pro Alfu a telefon pro Betu. Obě zprávy mají podobný předmět a obě přílohy se jmenují faktura.pdf. Pravidlo „z tohoto obchodu do Alfy“ by druhý doklad zařadilo chybně.
Rozhodující jsou údaje konkrétního dokumentu a kontext nákupu. Jakmile si takový případ ověříte, upravte pravidlo tak, aby rozlišovalo odběratele. Pokud ani ten není správně uvedený, ponechte doklad k vyřešení a napravte fakturaci u dodavatele. Více složek samo o sobě chybný údaj neopraví.
Poznáte, kdy se systém stal složitější než práce
Pokud u stejného dokumentu opakovaně řešíte, kam patří, systém potřebuje upřesnit. Jestli většinu času trávíte přejmenováváním a přesouváním správných faktur, možná je potřeba ho naopak zjednodušit. Složky a štítky mají sloužit hledání a předání, ne vytvářet vlastní měsíční úkol.
Při úpravách nemažte bez rozmyslu staré předané balíčky a neměňte potichu to, na co už účetní odkazuje. Vyzkoušejte nové uspořádání na dalším období a zachovejte srozumitelnou návaznost. Úspěch poznáte podle toho, že doklad rychle najdete a víte, co s ním — i když zrovna nemáte čas uklízet.