Atualizar a conta e corrigir uma fatura são duas tarefas
Uma subscrição estava em nome da empresa Alfa. Neste exemplo fictício, altera o perfil de faturação para Beta e descarrega uma fatura do período anterior. O documento ainda indica Alfa. Os novos dados do perfil confirmam que guardou a alteração, mas não dizem se também é possível alterar uma fatura anterior.
Separe as duas verificações. Nas definições, confirme os dados para futuras emissões. Para uma fatura existente, averigue se e como o fornecedor pode tratar esse documento concreto. A confirmação da alteração do perfil não confirma a correção da fatura.
- Para futuras faturas: confirme a conta ou o espaço de trabalho correto, os dados guardados e a data da alteração. Verifique os dados diretamente no próximo documento emitido.
- Para o documento emitido: anote o número e a data da fatura, identifique os dados incorretos e procure o procedimento do fornecedor para esse tipo de documento.
Fonte desta secção: OpenAI: atualizar dados de faturação e identificadores fiscais · Centro de pagamentos Google: pedir uma alteração de fatura
Uma gralha, uma nova morada ou outra empresa?
Não escreva apenas «peço a correção dos dados». Uma gralha no nome da mesma empresa, uma mudança de morada e a substituição do cliente por outra empresa são situações diferentes. Indique qual ocorreu e apresente lado a lado os dados atuais e os pretendidos.
Se passar de Alfa para Beta, diga expressamente que pretende mudar o cliente. Não apresente a alteração como uma gralha. Poder corrigir um nome ou uma morada não confirma que uma fatura emitida possa ser transferida para outra empresa. Pergunte que solução é possível no seu caso.
Confirme também a que conta pertence o documento. Com várias subscrições, o novo perfil pode ter sido guardado noutro espaço de trabalho. Inclua o serviço e a identificação da conta ou do espaço relevante. Não envie palavras-passe nem credenciais de acesso.
Fonte desta secção: OpenAI: atualizar dados de faturação e identificadores fiscais · Centro de pagamentos Google: pedir uma alteração de fatura
Uma mensagem que explica ao fornecedor o que precisa
Com um fornecedor habitual, pode começar por este pedido. Para OpenAI e Google, verifique primeiro o procedimento relevante nas secções seguintes; a solução disponível depende da conta e do tipo de documento.
Preencha o modelo apenas com os dados relevantes. Se houver vários documentos afetados, indique os números e as datas separadamente. Antes de enviar, confirme que a mensagem descreve a alteração real, sobretudo se pedir outro cliente.
Anexe o original se o fornecedor precisar dele para tratar o pedido. Guarde a resposta e a referência junto da fatura. Até o fornecedor confirmar o resultado ou emitir o documento correspondente, mantenha o pedido em aberto.
Preencha os parênteses retos e mantenha as opções que descrevem a alteração real.
Descarregar o pedido e a nota para o contabilista (.txt)
Fonte desta secção: OpenAI: atualizar dados de faturação e identificadores fiscais · Centro de pagamentos Google: pedir uma alteração de fatura
OpenAI: trate uma fatura anterior separadamente com o apoio
Segundo a documentação da OpenAI, as alterações aos dados de faturação aplicam-se às faturas futuras. Para uma fatura já emitida, contacte o apoio com o número e peça uma análise ou eventual reemissão. Guardar um novo perfil não reescreve retroativamente o documento anterior.
Use a ajuda correspondente ao seu tipo de conta. No ChatGPT Business, são relevantes as permissões do proprietário do espaço; na API, as permissões de faturação da organização. Não aplique automaticamente este procedimento a compras numa loja de aplicações. O pedido ao apoio não garante uma correção.
Os detalhes constam do artigo OpenAI «atualizar dados de faturação e identificadores fiscais», indicado nas fontes abaixo.
Fonte desta secção: OpenAI: atualizar dados de faturação e identificadores fiscais
Google: identifique primeiro o documento e a configuração de pagamento
Nos documentos Google, conhecer o serviço não basta. Antes de escolher o procedimento, identifique o país de faturação, a configuração de pagamento, o perfil concreto, o tipo de documento e o estado do pagamento. O idioma da conta ou deste artigo não determina o país de faturação.
A ajuda do Google Ads distingue procedimentos consoante a configuração de pagamento e o país. Na secção sobre extratos, indica que os já emitidos não podem ser alterados e que os dados atualizados aparecerão em extratos futuros. Esta regra sobre extratos não responde a todos os casos de faturas fiscais.
A ajuda do centro de pagamentos Google descreve pedidos de alteração no perfil de pagamentos relevante com faturação. Exige permissões de administrador do perfil. O procedimento de contestação aplica-se a faturas em aberto elegíveis, não pagas ou parcialmente pagas. Não permite contestar faturas integralmente pagas. A documentação distingue também dados corretos na conta com erro apenas na fatura, e dados incorretos em ambos os locais.
Escolha a ajuda para o seu perfil de pagamentos e tipo de documento. A regeneração após uma mudança da morada de entrega não confirma a possibilidade de mudar o cliente. Se o seu caso ficar fora do procedimento descrito, explique-o ao apoio. O mesmo formulário pode não tratar todas as faturas Google.
Fonte desta secção: Google Ads: alterar os contactos de faturação · Google Ads: faturas, extratos e documentos por configuração de pagamento · Centro de pagamentos Google: pedir uma alteração de fatura
Entregue ao contabilista o documento e o estado do pedido
Não altere o PDF original para parecer um documento corrigido pelo fornecedor. Guarde o ficheiro original, a resposta do apoio e qualquer novo documento emitido. Neste último, anote qual a fatura original que substitui segundo o fornecedor.
Resuma o estado numa nota breve. Exemplo fictício: «A fatura de subscrição INV-104 indica a empresa Alfa. Pedimos a análise da mudança do cliente para Beta. Perfil atualizado em 28 de setembro; pedido enviado em 1 de outubro, referência T-27. Resultado ainda não confirmado. PDF original em anexo.» Os nomes, números e datas são fictícios.
Atualize a nota após a resposta: o fornecedor emitiu um documento substituto, recusou o pedido ou solicita mais elementos. Não marque um pedido enviado como uma correção concluída. O contabilista recebe assim o original e uma explicação clara do que está pendente; combine separadamente a avaliação contabilística e fiscal.
Por fim, volte à outra tarefa: verifique os novos dados diretamente no próximo documento emitido. Conclui assim o controlo das definições futuras sem perder de vista o pedido pendente relativo à fatura anterior.
Indique o estado real do pedido e a relação entre os documentos originais e novos.