Controleer eerst met welk account de link wordt geopend
Dat jij een als PDF opgeslagen factuur in Google Drive kunt openen, betekent niet dat je boekhouder dat ook kan. Het bestand kan met een specifiek adres zijn gedeeld. Zoek uit welk adres toegang moet hebben en vergelijk dat met het account waarmee je boekhouder de link opent.
Bijvoorbeeld: je stuurt het document naar het werkadres, maar de browser is ingelogd op een persoonlijk account. Vraag je boekhouder het ingelogde adres te controleren in het Google-accountmenu. Is het bedoelde account beschikbaar, dan kan die daarnaar overschakelen en de link opnieuw openen. Kloppen de adressen maar ontbreekt toegang nog steeds, controleer dan de deelinstellingen.
Heeft je boekhouder de PDF al, maar is die niet leesbaar of is een wachtwoord nodig, gebruik dan de onderstaande handleiding om het bestand te openen. De deelinstellingen van Drive controleren lost dit probleem niet op.
De factuur is binnen, maar de pdf opent niet. Wat stuur je naar je boekhouder? →
Bron bij dit onderdeel: Google: bestanden delen vanuit Google Drive · Google: problemen met bestandstoegang oplossen
Wie kan het delen van deze factuur controleren?
Neem contact op met de eigenaar of iemand die het delen mag beheren. Dat kan de leverancier, een collega of jijzelf zijn. Alleen een link doorsturen geeft je mogelijk geen recht om de toegang te wijzigen.
Vraag die persoon de deelinstellingen van de specifieke factuur te openen en het adres en de benodigde toestemming te controleren. Voeg de exacte link toe: een andere factuur of de hele map verklaart dit probleem niet noodzakelijk. Ook maprechten of een gedeelde drive kunnen meespelen; laat dat beoordelen door iemand die ze mag beheren.
Als toegang aanvragen wordt aangeboden, kan je boekhouder die optie gebruiken. Je kunt de eigenaar ook rechtstreeks vertellen wie welk document nodig heeft. Een verstuurde aanvraag is nog geen goedkeuring. Spreek af wie de uitkomst terugkoppelt.
Deel niet de hele bovenliggende map en maak de link niet openbaar als snelle oplossing. Regel toegang tot de benodigde PDF en laat een bevoegde persoon de omvang van het delen controleren.
Bron bij dit onderdeel: Google: bestanden delen vanuit Google Drive · Google: problemen met bestandstoegang oplossen · Google: delen, downloaden, afdrukken en kopiëren beperken
Kies de volgende stap op basis van het knelpunt
Begin bij de eerste rij. Zodra het account klopt, maak je onderscheid tussen ontbrekende toestemming, bedrijfsregels en een zichtbare factuur waarvan nog een kopie nodig is.
| Wat je vaststelt | Wat je daarna doet |
|---|---|
| Je boekhouder gebruikt een ander dan het bedoelde account. | Open de link met het bedoelde account als dat beschikbaar is. Geef anders het juiste adres aan de eigenaar en vraag om beoordeling van de toegang. |
| Het account klopt, maar de specifieke PDF blijft ontoegankelijk. | Vraag toegang aan als dat wordt aangeboden, of neem contact op met de eigenaar of deelbeheerder met de link en het ontvangstadres. |
| Bedrijfsregels blokkeren delen buiten de organisatie. | Vraag de verantwoordelijke beheerder om een goedgekeurde overdrachtsmethode. Vervang de geblokkeerde link niet door een kopie zonder te controleren of verzending mag. |
| Je boekhouder heeft geen Google-account. | Vraag de eigenaar naar bezoekerstoegang. De organisatie kan dit voor PDF’s toestaan; spreek anders een goedgekeurd alternatief af. |
| De PDF is zichtbaar, maar de benodigde kopie kan niet worden gedownload. | Controleer bij de eigenaar of downloaden of een kopie verstrekken is toegestaan. Zo ja, regel de overdracht; bespreek anders de volgende stap met eigenaar of beheerder. |
| Je boekhouder kan het document met toegestane toegang gebruiken zoals afgesproken. | Laat bevestigen welk document is ontvangen. Blijft de overdracht onvolledig, beschrijf dan het resterende probleem aan iemand die het kan oplossen. |
Bron bij dit onderdeel: Google: bestanden delen vanuit Google Drive · Google: problemen met bestandstoegang oplossen · Google Workspace: extern delen voor je organisatie beheren · Google: documenten delen met bezoekers · Google: delen, downloaden, afdrukken en kopiëren beperken
Als bedrijfsregels toegang verhinderen
Bij een werkaccount kan de organisatie extern delen beperken of alleen bepaalde domeinen toestaan. De bereidheid van de eigenaar is dan niet genoeg. Vraag de eigenaar met de beheerder te controleren hoe de factuur naar je boekhouder mag.
Een persoonlijk account gebruiken of een kopie mailen is niet automatisch toegestaan. De organisatie moet die methode goedkeuren. Zo niet, ga verder met de beheerder in plaats van de beperking te omzeilen.
Zonder Google-account hoeft je boekhouder niet altijd Gmail aan te maken. Als de organisatie delen met bezoekers toestaat, kan dat ook voor PDF’s; de ontvanger verifieert het e-mailadres. Vraag de eigenaar of dit voor het bestand beschikbaar is. Vraag anders om een andere goedgekeurde route.
Bron bij dit onderdeel: Google Workspace: extern delen voor je organisatie beheren · Google: documenten delen met bezoekers
Een factuur bekijken en een kopie downloaden zijn verschillende behoeften
Verduidelijk eerst of je boekhouder de factuur in Drive moet bekijken of een PDF-kopie nodig heeft. Kunnen bekijken garandeert niet dat downloaden kan. De eigenaar of organisatie kan downloads beperken.
Is een kopie nodig en downloaden niet beschikbaar, vraag de eigenaar dan of die een kopie mag verstrekken. Zo ja, kan een bevoegde persoon een goedgekeurde overdracht afspreken. Zo niet, leg de concrete behoefte voor aan eigenaar of beheerder; omzeil de downloadbeperking niet.
Bron bij dit onderdeel: Google: delen, downloaden, afdrukken en kopiëren beperken · Google Workspace: extern delen voor je organisatie beheren
Een bericht met de informatie die de eigenaar nodig heeft
Vermeld de link, documentnaam, het bedoelde adres en wat de ontvanger werkelijk ziet. Is het ingelogde account nog niet gecontroleerd, schrijf dat dan op zonder te gokken. Dit voorbeeld gaat ervan uit dat ook een PDF-kopie nodig is.
Vervang de velden tussen haken door je gegevens. Is alleen bekijken nodig, pas dan het verzoek om een kopie aan. Stuur het bericht aan de eigenaar of bevoegde deelbeheerder.
Bron bij dit onderdeel: Google: bestanden delen vanuit Google Drive · Google: problemen met bestandstoegang oplossen · Google: delen, downloaden, afdrukken en kopiëren beperken · Google Workspace: extern delen voor je organisatie beheren
Bevestig de overdracht volgens wat je boekhouder nodig had
Vraag na de wijziging je boekhouder de specifieke link opnieuw te openen met het bedoelde account. Hebben jullie een toegestane PDF-kopie afgesproken, laat dan ontvangst en leesbaarheid bevestigen. Dat jij de link kunt openen vervangt die controle bij de ontvanger niet.
Blijft de overdracht steken, vertel de eigenaar wat nog niet is opgelost: geen toegang met het juiste account, een organisatie die delen verbiedt of een benodigde kopie die niet mag worden verstrekt. Dat geeft houvast voor de volgende stap zonder telkens dezelfde link door te sturen.
Bron bij dit onderdeel: Google: bestanden delen vanuit Google Drive · Google: delen, downloaden, afdrukken en kopiëren beperken · Google Workspace: extern delen voor je organisatie beheren