Tarkista ensin, millä tilillä kirjanpitäjä avaa linkin
Se, että saat Google Driveen PDF:nä tallennetun laskun auki, ei tarkoita kirjanpitäjän pääsevän siihen. Tiedosto voidaan jakaa tietylle osoitteelle. Selvitä, minkä osoitteen pitäisi saada käyttöoikeus, ja vertaa sitä linkin avaamiseen käytettyyn tiliin.
Esimerkiksi lähetät tositteen työosoitteeseen, mutta selaimessa on kirjauduttu henkilökohtaiselle tilille. Pyydä vastaanottajaa tarkistamaan osoite Google-tilin valikosta. Jos tarkoitettu tili on käytettävissä, hän voi vaihtaa siihen ja avata linkin uudelleen. Jos osoitteet täsmäävät mutta tiedosto ei avaudu, tarkista jakaminen.
Jos kirjanpitäjä on jo saanut PDF:n mutta ei pysty lukemaan sitä tai tarvitsee salasanan, ratkaise tiedoston avaaminen alla olevan ohjeen avulla. Driven jakoasetusten tarkistaminen ei ratkaise tätä ongelmaa.
Lasku saapui, mutta PDF ei aukea. Mitä lähetät kirjanpitäjälle? →
Tämän osion lähde: Google: tiedostojen jakaminen Google Drivesta · Google: tiedostojen käyttöoikeusongelmien ratkaiseminen
Kuka voi tarkistaa tämän laskun jakamisen?
Ota yhteyttä tiedoston omistajaan tai henkilöön, jolla on oikeus hallita jakamista. Hän voi olla toimittaja, kollega tai sinä itse. Pelkän toisen henkilön linkin välittäminen ei välttämättä anna oikeutta muuttaa pääsyä.
Pyydä häntä avaamaan kyseisen laskun jakamisasetukset ja tarkistamaan osoite sekä tarvittava oikeus. Liitä täsmällinen linkki: toisen laskun tai koko kansion tarkistaminen ei välttämättä selitä ongelmaa. Myös kansio tai jaettu Drive voi vaikuttaa pääsyyn; jätä arvio niiden hallintaan oikeutetulle henkilölle.
Jos käyttöoikeuden pyytämistä tarjotaan, kirjanpitäjä voi käyttää sitä. Voit myös ottaa omistajaan suoraan yhteyttä ja kertoa, kuka tarvitsee minkä tositteen. Lähetetty pyyntö ei ole hyväksyntä. Sopikaa, kuka ilmoittaa tuloksen.
Älä jaa koko yläkansiota tai tee linkistä julkista nopeana ratkaisuna. Selvitä pääsy tarvittavaan PDF:ään ja pyydä valtuutettua henkilöä tarkistamaan jakamisen laajuus.
Tämän osion lähde: Google: tiedostojen jakaminen Google Drivesta · Google: tiedostojen käyttöoikeusongelmien ratkaiseminen · Google: jakamisen, lataamisen, tulostamisen ja kopioinnin rajoittaminen
Valitse seuraava vaihe sen mukaan, mihin luovutus pysähtyi
Aloita ensimmäisestä rivistä. Kun tili on oikea, erota puuttuva käyttöoikeus, yrityksen rajoitus ja tilanne, jossa lasku näkyy mutta tarvitaan kopio.
| Mitä selviää | Mitä tehdään seuraavaksi |
|---|---|
| Kirjanpitäjä avaa linkin muulla kuin tarkoitetulla tilillä. | Avaa tarkoitetulla tilillä, jos se on käytettävissä. Muuten ilmoita omistajalle oikea osoite ja pyydä pääsyn arviointia. |
| Tili on oikea, mutta kyseiseen PDF:ään ei silti pääse. | Pyydä käyttöoikeutta, jos sitä tarjotaan, tai ota yhteyttä omistajaan tai jakamisen vastuuhenkilöön ja anna linkki sekä vastaanottajan osoite. |
| Yrityksen säännöt estävät jakamisen organisaation ulkopuolelle. | Pyydä ylläpitäjältä hyväksytty luovutustapa. Älä korvaa estettyä linkkiä kopiolla tarkistamatta, että sen lähettäminen on sallittua. |
| Kirjanpitäjällä ei ole Google-tiliä. | Kysy omistajalta vierailijakäytöstä. Organisaatio voi sallia sen PDF:ille; muuten sovi hyväksytystä vaihtoehdosta. |
| PDF näkyy, mutta tarvittavaa kopiota ei voi ladata. | Tarkista omistajalta, onko lataaminen tai kopion luovutus sallittua. Jos on, sovi toimituksesta; muuten kysy jatkosta omistajalta tai ylläpitäjältä. |
| Kirjanpitäjä voi käyttää tositetta sovitusti sallitulla käyttöoikeudella. | Vahvista, minkä tositteen hän sai. Jos luovutus on kesken, kuvaa jäljellä oleva ongelma henkilölle, joka voi ratkaista sen. |
Tämän osion lähde: Google: tiedostojen jakaminen Google Drivesta · Google: tiedostojen käyttöoikeusongelmien ratkaiseminen · Google Workspace: organisaation ulkoisen jakamisen hallinta · Google: asiakirjojen jakaminen vierailijoille · Google: jakamisen, lataamisen, tulostamisen ja kopioinnin rajoittaminen
Kun yrityksen säännöt estävät pääsyn
Työtilillä organisaatio voi rajoittaa ulkoista jakamista tai sallia vain tietyt verkkotunnukset. Omistajan halukkuus ei silloin riitä. Pyydä häntä selvittämään ylläpitäjän kanssa, miten tosite voidaan toimittaa kirjanpitäjälle.
Vaihtaminen henkilökohtaiseen tiliin tai kopion lähettäminen sähköpostitse ei ole automaattisesti sallittua. Organisaation on hyväksyttävä tapa. Ellei hyväksyntää ole, jatka ylläpitäjän kanssa rajoituksen kiertämisen sijaan.
Vaikka kirjanpitäjällä ei olisi Google-tiliä, hänen ei välttämättä tarvitse luoda sitä laskun avaamista varten. Jos organisaatio sallii jakamisen vierailijoille, myös PDF voidaan jakaa näin ja vastaanottaja vahvistaa sähköpostiosoitteensa. Kysy omistajalta, onko se mahdollista kyseiselle tiedostolle. Pyydä muuten toista hyväksyttyä tapaa.
Tämän osion lähde: Google Workspace: organisaation ulkoisen jakamisen hallinta · Google: asiakirjojen jakaminen vierailijoille
Laskun katselu ja kopion lataaminen ovat eri tarpeita
Ennen kuin pidätte pääsyä ratkaistuna, selvittäkää, tarvitseeko kirjanpitäjä laskun näkyviin Drivessa vai PDF-kopion. Katseluoikeus ei takaa lataamista. Omistaja tai organisaatio voi rajoittaa latauksia.
Jos tarvitaan kopio eikä lataaminen onnistu, pyydä omistajaa tarkistamaan, saako hän toimittaa sen. Jos saa, valtuutettu henkilö voi sopia hyväksytystä luovutuksesta. Muuten kerro tarkka tarve omistajalle tai ylläpitäjälle; älä kierrä latausrajoitusta.
Tämän osion lähde: Google: jakamisen, lataamisen, tulostamisen ja kopioinnin rajoittaminen · Google Workspace: organisaation ulkoisen jakamisen hallinta
Viesti, joka antaa omistajalle tarvittavat tiedot
Anna linkki, tositteen nimi, tarkoitettu osoite ja se, mitä vastaanottaja todella näkee. Jos kirjautunutta tiliä ei ole tarkistettu, kerro se arvaamatta. Tämä pohja olettaa, että tarvitaan myös PDF-kopio.
Korvaa hakasulkeissa olevat kentät omilla tiedoillasi. Jos pelkkä katselu riittää, muokkaa kopiopyyntöä. Lähetä viesti omistajalle tai valtuutetulle jakamisen vastuuhenkilölle.
Tämän osion lähde: Google: tiedostojen jakaminen Google Drivesta · Google: tiedostojen käyttöoikeusongelmien ratkaiseminen · Google: jakamisen, lataamisen, tulostamisen ja kopioinnin rajoittaminen · Google Workspace: organisaation ulkoisen jakamisen hallinta
Vahvista luovutus kirjanpitäjän tarpeen mukaan
Kun käyttöoikeutta on muutettu, pyydä kirjanpitäjää avaamaan kyseinen linkki uudelleen tarkoitetulla tilillä. Jos sovitte sallitusta PDF-kopiosta, pyydä vahvistamaan vastaanotto ja luettavuus. Oma pääsysi linkkiin ei korvaa vastaanottajan tarkistusta.
Jos luovutus ei vieläkään onnistu, kerro omistajalle, mikä jäi ratkaisematta: tiedostoon ei pääse oikealla tilillä, organisaatio ei salli jakamista tai tarvittavaa kopiota ei voi luovuttaa. Hän saa näin pohjan seuraavalle vaiheelle ilman saman linkin toistuvaa lähettämistä.
Tämän osion lähde: Google: tiedostojen jakaminen Google Drivesta · Google: jakamisen, lataamisen, tulostamisen ja kopioinnin rajoittaminen · Google Workspace: organisaation ulkoisen jakamisen hallinta