Laskut eivät mahdu Gmail-viestiin. Useampi viesti vai linkki?

Selvitä ensin, mikä viestiin ei mahdu

Kun lähetät PDF-laskuja käsin Gmailin selainversiossa tietokoneella, ratkaisevaa on kaikkien liitteiden yhteiskoko. Useat pienet tiedostot voivat yhdessä ylittää rajan, vaikka jokainen mahtuisi viestiin yksinään. Tällaisen erän voi jakaa useaan viestiin, jos siitä sovitaan kirjanpitäjän kanssa. Jos jo yksi PDF-tiedosto ylittää rajan, muiden laskujen jakaminen eri viesteihin ei auta. Suurelle alkuperäistiedostolle tarvitaan toinen toimitustapa.

Avaa valmiiden laskujen kansio ja tarkista sekä yksittäisten tiedostojen koot että koko valitun erän koko. Googlen ohjeiden mukaan Gmail korvaa liitteen Google Drive ‑linkillä, kun liitteiden yhteiskoko ylittää rajan. Tarkista siis ennen lähettämistä, missä muodossa tiedostot ovat viestissä. Linkin kohdalla on tarkistettava eri asioita kuin tavallisen liitteen.

Tämän osion lähde: Google: Gmailin liitteet, henkilökohtaiset ja työtilit sekä liitteen korvaaminen Drive-linkillä

25 Mt:n raja ei koske kaikkia tilejä samalla tavalla

Googlen mukaan henkilökohtaisen Gmail-tilin liitteiden kokoraja on 25 Mt. Työ- tai koulutilin ehdot on tarkistettava ylläpitäjältä. Google Workspacen ohjeissa Business-, Education- ja Enterprise Standard ‑versioiden rajaksi ilmoitetaan 25 Mt. Enterprise Plus ‑versiossa ylläpitäjä voi asettaa rajaksi 25–50 Mt 5 Mt:n välein. Oletus on 25 Mt, ja korkeampi raja on käytössä vain Gmailin verkkoversiossa.

Workspacen rajoitustaulukossa kokoon lasketaan viestin sisältö ja liitteet ennen siirtoa varten tehtävää koodausta. PDF-tiedostojen yhteiskoko täsmälleen rajalla ei siis takaa viestin läpimenoa. Myös yrityksen lähtevän postin palvelu ja vastaanottajan postilaatikko voivat asettaa omia rajoituksiaan. Vaikka tililtäsi saisi lähettää 50 Mt:n viestin, kirjanpitäjän postilaatikko ei välttämättä vastaanota sitä.

Nämä ehdot perustuvat Googlen ohjeisiin, jotka on tarkistettu 28. syyskuuta 2026. Sovi kirjanpitäjän kanssa ennen toimitusta, tarvitseeko hän PDF-tiedostot suoraan liitteinä, voiko ne lähettää useassa viestissä vai käyttääkö hän yhteistä kansiota tai muuta paikkaa tiedostojen lataamiseen.

Tämän osion lähde: Google: Gmailin liitteet, henkilökohtaiset ja työtilit sekä liitteen korvaaminen Drive-linkillä · Google Workspace: lähetysrajat eri versioissa ja Gmailin verkkoversiossa · Google Workspace: viestien kokorajan määrittäminen Enterprise Plus ‑versiossa

Jaa tiedostot useaan viestiin tai sovi toinen toimitustapa

Valitse toimitustapa tiedostojen koon ja vastaanottajan käytäntöjen mukaan. Kirjanpitojärjestelmä, joka odottaa PDF-liitteitä, ei välttämättä osaa käsitellä linkkejä. Kerro siksi vastaanottajalle, jos liitteen tilalla onkin linkki.

Laadi luettelo ennen tiedostojen jakamista viesteihin

Kirjaa ensin, mitkä alkuperäiset PDF-tiedostot tähän toimitukseen kuuluvat. Käytä pohjana etukäteen laadittua tositeluetteloa ja vertaa sitä alkuperäisiin tiedostoihin. Avaa jokainen tiedosto, tarkista tositteen numero ja käy kaikki sivut läpi. Varmista, että pienelläkin kirjoitetut summat ja maksutiedot ovat luettavissa. Pelkkä PDF-tiedostojen määrä ei riitä: yksi tiedosto voi puuttua ja toinen olla mukana kahdesti.

Alla on kuvitteellinen esimerkki kuudesta valitusta laskusta, jotka jaetaan kolmeen viestiin. Esimerkissä oletetaan, että kirjanpitäjä hyväksyy useamman viestin ja että jokainen tiedostopari sopii sekä lähettäjän että vastaanottajan rajoihin. Esimerkki ei ole kokorajan testi eikä vahvistus siitä, että yritys olisi koonnut kaikki kyseisen ajanjakson tositteensa.

Vertaa luetteloa viestien todelliseen sisältöön

Odota jokaisessa valmistellussa viestissä, että tiedostojen lataus on valmis, ja vertaa sitten lisättyjä tiedostoja luetteloon. Esimerkissä ensimmäiseen viestiin kuuluvat tiedostot 001 ja 002, toiseen 003 ja 004 sekä kolmanteen 005 ja 006. Numeroi viestit; alkuperäisiä tiedostonimiä ei tarvitse muuttaa. Jos kahdella alkuperäistiedostolla on sama nimi, erota ne luettelossa toimittajan ja tositenumeron avulla. Älä korvaa yhtä tiedostoa toisella.

Tarkista linkin kohdalla myös jaetun kansion tai tiedoston sisältö sekä käyttöoikeus vastaanottajan täsmälliselle sähköpostiosoitteelle. Googlen ohjeiden mukaan Gmail tarkistaa vastaanottajien käyttöoikeudet. Jos oikeus puuttuu, Gmail pyytää muuttamaan jakamisasetuksia. Organisaation säännöt voivat kuitenkin rajoittaa jakamista. Älä avaa laskuja kaikille linkin saaneille vain toimituksen helpottamiseksi. Jos sopivaa käyttöoikeutta ei saada järjestettyä, valitse toinen hyväksyttävä tapa.

Se, että pystyt omistajana avaamaan linkin, ei osoita kirjanpitäjän pääsevän tiedostoihin. Katselu voi myös olla sallittu, vaikka lataaminen olisi estetty. Jos kirjanpitäjä tarvitsee alkuperäiset PDF-tiedostot, pyydä häntä vahvistamaan, että hän pystyy myös lataamaan ne omalla tilillään. Jos toimituksessa on sekä liitteitä että linkkejä, merkitse luetteloon jokaisen tiedoston kohdalle, mistä se löytyy.

Säilytä alkuperäiset PDF-tiedostot. Erän jakaminen tarkoittaa kokonaisten tiedostojen jakamista eri viesteihin, ei sivujen irrottamista laskusta. Kuvakaappaus ei korvaa kokonaista asiakirjaa, eikä ZIP-pakkaukseen tai muuhun pakkaamiseen voi luottaa varmana ratkaisuna kokorajan ylitykseen. Tavoitteena on toimittaa kaikki sovitut alkuperäistiedostot, ei vain saada liitteestä pienempi.

Tämän osion lähde: Google: Gmailin liitteet, henkilökohtaiset ja työtilit sekä liitteen korvaaminen Drive-linkillä · Google: Drive-tiedostojen lähettäminen Gmaililla ja käyttöoikeuksien tarkistaminen · Google Drive: tiedostojen jakamisen ja lataamisen rajoitukset

Kerro kirjanpitäjälle viestien ja tiedostojen määrä

Kirjoita aihekenttään esimerkiksi ”Tositteet syyskuu 2026 — viesti 1/3” ja lisää jokaiseen viestiin sama täydellinen luettelo, josta näkyy tiedostojen jako viesteihin. Näin kirjanpitäjä huomaa myös, jos toinen viesti ei saavu lainkaan. Muokkaa mallia todellisen toimitustavan mukaan. Jos lähetät linkin, korvaa viestejä koskevat tiedot linkin kuvauksella ja luettelolla sen kautta saatavista tiedostoista.

Lähetetty viesti ei vielä vahvista koko aineiston vastaanottoa

Jos saat ilmoituksen epäonnistuneesta toimituksesta, lue sen tarkka syy ja korjaa osoite, kokorajan ylitys tai muu este sen mukaan. Viestin näkyminen lähetetyissä tai virheilmoituksen puuttuminen ei vahvista, että kirjanpitäjä on saanut kaikki tiedostot.

Varmista lopuksi, että vastaanottaja vahvistaa saaneensa juuri sovitun aineiston: esimerkissä kaikki kolme viestiä ja kuusi lueteltua PDF-tiedostoa. Linkkiä käytettäessä varmista lisäksi, että alkuperäiset tiedostot saa ladattua. Säilytä sovitut käyttöoikeudet ja alkuperäiset tiedostot, kunnes vastaanotto on selvitetty. Vahvistus siitä, että kirjanpitäjällä on tiedostot ja että hän pystyy avaamaan ne, ei vielä tarkoita, että hän olisi lukenut tai tarkistanut ne tai kirjannut laskut kirjanpitoon.

Tämän osion lähde: Google: toimittamattomien ja hylättyjen sähköpostien ongelmien ratkaiseminen · Google Drive: tiedostojen jakamisen ja lataamisen rajoitukset