Fakturaerne er for store til Gmail. Flere mails eller et link?

Find først ud af, hvad der ikke er plads til i mailen

Når du sender PDF-fakturaer manuelt i Gmail via browseren på en computer, er det de vedhæftede filers samlede størrelse, der afgør, om der er plads. Flere mindre filer kan tilsammen overskride grænsen, selvom hver fil er inden for den. Hvis bogholderen accepterer flere mails, kan du fordele filerne mellem dem. Men hvis en enkelt PDF-fil overskrider grænsen, hjælper det ikke at fordele de øvrige fakturaer. Så skal du finde en anden måde at overføre den store originalfil på.

Vis derfor størrelsen på hver fil i mappen med fakturaer, og kontrollér også den samlede størrelse af de valgte filer. Ifølge Googles dokumentation erstatter Gmail den vedhæftede fil med et link til Google Drev, når den samlede størrelsesgrænse for vedhæftede filer overskrides. Kontrollér derfor før afsendelse, hvordan filerne faktisk er indsat i mailen. Et link kræver en anden kontrol end en almindelig vedhæftet fil.

Kilde til dette afsnit: Google: vedhæftede filer i Gmail, personlige konti og arbejdskonti samt erstatning med Drev-links

Grænsen på 25 MB gælder ikke ens for alle konti

For personlige Gmail-konti angiver Google en grænse på 25 MB for vedhæftede filer. Har du en arbejds- eller skolekonto, skal du tjekke vilkårene med administratoren. Google Workspace-dokumentationen angiver 25 MB for Business, Education og Enterprise Standard. Med Enterprise Plus kan administratoren vælge mellem 25 og 50 MB i trin på 5 MB. Standardværdien er 25 MB, og den højere grænse gælder kun i Gmail på nettet.

Workspace-tabellen medregner både beskedens indhold og de vedhæftede filer før kodning til overførsel. At PDF-filernes samlede størrelse ligger præcis på grænsen, er derfor ingen garanti for, at mailen kan sendes. Virksomhedens udgående mailtjeneste og modtagerens postkasse kan også have begrænsninger. Selv hvis din konto tillader 50 MB, betyder det altså ikke, at bogholderens postkasse kan modtage så stor en mail.

Oplysningerne bygger på Googles dokumentation, kontrolleret den 28. september 2026. Inden du sender, skal du især aftale med bogholderen, om PDF-filerne skal vedhæftes, om flere mails er i orden, eller om bilagene skal afleveres i en mappe eller via en uploadløsning.

Kilde til dette afsnit: Google: vedhæftede filer i Gmail, personlige konti og arbejdskonti samt erstatning med Drev-links · Google Workspace: afsendelsesgrænser efter udgave og Gmail på nettet · Google Workspace: indstillinger for beskedstørrelse i Enterprise Plus

Fordel filerne på flere mails, eller aftal en anden løsning

Vælg måden at sende på ud fra filernes størrelse og det, modtageren kan håndtere. Et bogføringssystem, der forventer vedhæftede PDF-filer, understøtter ikke nødvendigvis links. Skift derfor ikke fra vedhæftet fil til link uden at forklare det for modtageren.

Lav listen, før du fordeler filerne

Lav først en liste over de oprindelige PDF-filer, der skal indgå i netop denne aflevering. Tag udgangspunkt i en klargjort bilagsoversigt, og sammenlign den med originalfilerne. Åbn hver fil, kontrollér fakturanummeret, og gennemgå alle sider. Tjek, at også beløb og betalingsoplysninger med lille skrift kan læses. Det er ikke nok at tælle PDF-filerne: én fil kan mangle, mens en anden er vedhæftet to gange.

Her er et fiktivt eksempel med seks udvalgte fakturaer fordelt på tre mails. Eksemplet forudsætter, at bogholderen accepterer flere mails, og at hvert par filer overholder begge parters størrelseskrav. Det er ikke en test af størrelsesgrænsen og bekræfter ikke, at virksomheden har indsamlet alle bilag for perioden.

Sammenlign listen med det, du faktisk sender

Vent, til uploaden er færdig i hver mail, og sammenlign så de indsatte filer med listen. I eksemplet skal den første mail indeholde filerne 001 og 002, den anden 003 og 004 og den tredje 005 og 006. Nummerér mailene; du behøver ikke ændre de oprindelige filnavne. Hvis to originaler har samme navn, kan du skelne mellem dem på listen med leverandør og fakturanummer. Overskriv ikke den ene fil med den anden.

Sender du et link, skal du også kontrollere indholdet i den delte mappe eller fil og adgangen for modtagerens præcise mailadresse. Ifølge dokumentationen kontrollerer Gmail, om modtagerne har adgang. Hvis nogen mangler adgang, bliver du bedt om at ændre delingen. Virksomhedens regler kan dog begrænse deling. Gør ikke fakturaerne tilgængelige for alle med linket blot for at gøre afleveringen lettere. Brug en anden acceptabel løsning, hvis adgangen ikke kan etableres.

At du som ejer kan åbne linket, viser ikke, at bogholderen har adgang. Det kan desuden være tilladt at se filen, men ikke at downloade den. Hvis bogholderen har brug for den oprindelige PDF, skal du bede om en bekræftelse på, at den også kan downloades med modtagerens konto. Sender du både vedhæftede filer og links, skal listen vise, hvor hver fil findes.

Behold de oprindelige PDF-filer. At dele filerne op betyder her at fordele hele filer på flere mails, ikke at klippe sider ud af en faktura. Et skærmbillede erstatter ikke hele dokumentet, og hverken ZIP-filer eller komprimering er en garanteret løsning på størrelsesproblemet. Målet er at aflevere alle de aftalte originaler, ikke blot at lave en mindre vedhæftet fil.

Kilde til dette afsnit: Google: vedhæftede filer i Gmail, personlige konti og arbejdskonti samt erstatning med Drev-links · Google: send Drev-filer via Gmail, og kontrollér adgang · Google Drev: begrænsninger for deling og download af filer

Fortæl bogholderen, hvor mange mails og filer der kommer

Skriv for eksempel »Bilag september 2026 — 1 af 3« i emnefeltet, og indsæt den samme fuldstændige liste i hver mail med oplysning om, hvilken mail hver fil ligger i. Så kan bogholderen også opdage, hvis den anden mail slet ikke er kommet frem. Tilpas skabelonen til det, du faktisk sender. Bruger du et link, skal du erstatte oplysningerne om flere mails med en beskrivelse af linket og en liste over filerne bag det.

En sendt mail bekræfter ikke, at alt er modtaget

Hvis du får en besked om, at mailen ikke kunne leveres, skal du læse den konkrete årsag og rette adressen, løse størrelsesproblemet eller håndtere den anden hindring, der er angivet. Hverken en mail i mappen Sendt eller fraværet af en fejlmeddelelse bekræfter, at bogholderen har fået alle filerne.

Afslut afleveringen med en bekræftelse, der gælder de konkrete filer: i eksemplet alle tre mails og de seks anførte PDF-filer. Ved deling via link skal du også kontrollere, at modtageren kan hente originalfilerne. Behold originalerne og den aftalte adgang, indtil modtagelsen er bekræftet. At bogholderen har filerne og kan åbne dem, betyder endnu ikke, at de er læst, kontrolleret eller bogført.

Kilde til dette afsnit: Google: håndtering af mails, der ikke kan leveres eller bliver afvist · Google Drev: begrænsninger for deling og download af filer