Fakturaene er for store for Gmail. Flere e-poster eller en lenke?

Finn først ut hva som ikke får plass i e-posten

Når du sender PDF-fakturaer manuelt i Gmail i nettleseren på en datamaskin, er det den samlede størrelsen på vedleggene som avgjør. Flere små filer kan overskride grensen til sammen, selv om hver enkelt er innenfor. Hvis regnskapsføreren godtar flere e-poster, kan du fordele filene mellom dem. Men hvis én PDF-fil alene overskrider grensen, hjelper det ikke å fordele de andre fakturaene. Da må du finne en annen måte å overføre den store originalfilen på.

Vis derfor størrelsen på hver fil i mappen med fakturaene, og sjekk også størrelsen på alle filene du har valgt. Ifølge Googles dokumentasjon erstatter Gmail vedlegget med en Google Disk-lenke når den samlede størrelsesgrensen for vedlegg overskrides. Se derfor etter hvordan filene faktisk er lagt inn i e-posten før du sender. En lenke krever andre kontroller enn et vanlig vedlegg.

Kilde for denne delen: Google: vedlegg i Gmail, personlige kontoer og jobbkontoer, og erstatning med Disk-lenker

Grensen på 25 MB gjelder ikke likt for alle kontoer

For personlige Gmail-kontoer oppgir Google en grense på 25 MB for vedlegg. Bruker du en jobb- eller skolekonto, bør du sjekke vilkårene med administratoren. Google Workspace-dokumentasjonen oppgir 25 MB for Business, Education og Enterprise Standard. For Enterprise Plus kan administratoren velge fra 25 til 50 MB i trinn på 5 MB. Standardverdien er 25 MB, og den høyere grensen gjelder bare i Gmail på nettet.

Workspace-tabellen regner med både meldingsinnhold og vedlegg før koding for overføring. At summen av PDF-filenes størrelser er akkurat på grensen, er derfor ingen garanti for at e-posten kan sendes. Bedriftens utgående e-posttjeneste og mottakerens postkasse kan også ha begrensninger. Selv om din konto tillater 50 MB, betyr det ikke at regnskapsførerens postkasse kan ta imot en så stor e-post.

Opplysningene bygger på Googles dokumentasjon, kontrollert 28. september 2026. Før du sender, bør du særlig avklare om regnskapsføreren ønsker PDF-filer som vedlegg, godtar flere e-poster eller bruker en mappe eller en løsning for opplasting av bilag.

Kilde for denne delen: Google: vedlegg i Gmail, personlige kontoer og jobbkontoer, og erstatning med Disk-lenker · Google Workspace: grenser for sending etter utgave og Gmail på nettet · Google Workspace: innstillinger for meldingsstørrelse i Enterprise Plus

Fordel filene på flere e-poster eller avtal en annen løsning

Velg overføringsmåte ut fra filstørrelsen og hva mottakeren kan ta imot. Et regnskapssystem som forventer PDF-vedlegg, kan mangle støtte for lenker. Ikke bytt fra vedlegg til lenke uten å forklare det for mottakeren.

Lag listen før du fordeler filene

Lag først en liste over de opprinnelige PDF-filene som skal inngå i denne overleveringen. Ta utgangspunkt i en klargjort bilagsoversikt og sammenlign den med originalfilene. Åpne hver fil, kontroller fakturanummeret og gå gjennom alle sidene. Sjekk at også beløp og betalingsopplysninger med liten skrift er leselige. Det holder ikke å telle PDF-filene: én fil kan mangle samtidig som en annen er lagt ved to ganger.

Her er et fiktivt eksempel med seks utvalgte fakturaer fordelt på tre e-poster. Eksemplet forutsetter at regnskapsføreren godtar flere e-poster, og at hvert filpar oppfyller begge parters størrelseskrav. Det er ikke en test av størrelsesgrensen og bekrefter ikke at bedriften har samlet alle bilagene for perioden.

Sammenlign listen med det du faktisk sender

Vent til opplastingen er ferdig i hver e-post, og sammenlign så filene som er lagt til, med listen. I eksemplet skal den første e-posten inneholde filene 001 og 002, den andre 003 og 004 og den tredje 005 og 006. Nummerer e-postene; du trenger ikke å endre de opprinnelige filnavnene. Hvis to originalfiler har samme navn, skiller du dem i listen med leverandør og fakturanummer. Ikke overskriv den ene med den andre.

Hvis du sender en lenke, må du også kontrollere innholdet i den delte mappen eller filen og tilgangen for mottakerens nøyaktige e-postadresse. Ifølge dokumentasjonen sjekker Gmail om mottakerne har tilgang. Hvis noen mangler tilgang, blir du bedt om å endre delingen. Bedriftens regler kan likevel begrense deling. Ikke gjør fakturaene tilgjengelige for alle som har lenken bare for å forenkle overleveringen. Bruk en annen akseptabel løsning hvis tilgangen ikke lar seg ordne.

At du som eier kan åpne lenken, viser ikke at regnskapsføreren har tilgang. Det kan dessuten være tillatt å vise filen, men ikke å laste den ned. Trenger regnskapsføreren den opprinnelige PDF-filen, ber du om bekreftelse på at den også kan lastes ned med mottakerens konto. Hvis du sender både vedlegg og lenker, skal listen vise hvor hver fil finnes.

Behold de opprinnelige PDF-filene. Å dele opp filsettet betyr her å fordele hele filer på flere e-poster, ikke å klippe ut sider fra en faktura. Et skjermbilde erstatter ikke hele dokumentet, og verken ZIP-filer eller komprimering er noen garantert løsning på størrelsesproblemet. Målet er å overlevere alle de avtalte originalene, ikke bare å lage et mindre vedlegg.

Kilde for denne delen: Google: vedlegg i Gmail, personlige kontoer og jobbkontoer, og erstatning med Disk-lenker · Google: sende Disk-filer via Gmail og kontrollere tilgang · Google Disk: begrensninger for deling og nedlasting av filer

Oppgi hvor mange e-poster og filer regnskapsføreren skal få

Skriv for eksempel «Bilag september 2026 — 1 av 3» i emnefeltet, og ta med den samme fullstendige listen i hver e-post. Listen skal vise hvilken e-post hver fil ligger i. Da kan regnskapsføreren også oppdage at den andre e-posten aldri kom frem. Tilpass malen til det du faktisk sender. Bruker du en lenke, erstatter du opplysningene om flere e-poster med en beskrivelse av lenken og en liste over filene som finnes der.

En sendt e-post bekrefter ikke at alt er mottatt

Får du et varsel om at e-posten ikke kunne leveres, les den konkrete årsaken og rett adressen, løs størrelsesproblemet eller håndter den andre hindringen som oppgis. Verken en e-post i Sendt-mappen eller fravær av en feilmelding bekrefter at regnskapsføreren har mottatt alle filene.

Avslutt overleveringen med en bekreftelse som gjelder de konkrete filene: i eksemplet alle tre e-postene og de seks oppførte PDF-filene. Ved lenkedeling må du også kontrollere at mottakeren kan hente originalfilene. Behold originalene og den avtalte tilgangen til mottaket er bekreftet. At regnskapsføreren har filene og kan åpne dem, betyr ikke at de er lest, kontrollert eller bokført.

Kilde for denne delen: Google: håndtere e-poster som ikke blir levert eller blir avvist · Google Disk: begrensninger for deling og nedlasting av filer