Fakturorna är för stora för Gmail. Flera mejl eller en länk?

Ta först reda på vad som inte får plats i mejlet

När du skickar PDF-fakturor manuellt i Gmail via webbläsaren på datorn är det bilagornas sammanlagda storlek som avgör. Flera mindre filer kan tillsammans överskrida gränsen, trots att varje fil ryms för sig. Om den som sköter bokföringen accepterar flera mejl kan du fördela filerna mellan dem. Men om en enda PDF-fil överskrider gränsen hjälper det inte att dela upp de övriga fakturorna. Då behöver du skicka det stora originalet på ett annat sätt.

Börja därför med att visa storleken på varje fil i mappen med fakturor och kontrollera sedan storleken på hela urvalet. Enligt Googles dokumentation ersätter Gmail bilagan med en länk till Google Drive när den sammanlagda storleksgränsen för bilagor överskrids. Kontrollera därför före sändning hur filerna faktiskt har lagts in i mejlet. En länk behöver kontrolleras på ett annat sätt än en vanlig bilaga.

Källa för detta avsnitt: Google: bilagor i Gmail, privata konton och jobbkonton samt ersättning med Drive-länk

Gränsen på 25 MB gäller inte alla konton på samma sätt

För privata Gmail-konton anger Google en gräns på 25 MB för bilagor. Har du ett jobb- eller skolkonto ska du kontrollera villkoren med administratören. Google Workspace-dokumentationen anger 25 MB för Business, Education och Enterprise Standard. För Enterprise Plus kan administratören välja mellan 25 och 50 MB i steg om 5 MB. Standardvärdet är 25 MB, och den högre gränsen gäller bara i Gmail på webben.

I Workspace-tabellen ingår både meddelandets innehåll och bilagorna, före kodning för överföring. Att PDF-filernas sammanlagda storlek ligger precis på gränsen är därför ingen garanti för att mejlet kan skickas. Företagets utgående e-posttjänst och mottagarens brevlåda kan också ha begränsningar. Även om ditt konto tillåter 50 MB betyder det alltså inte att mottagarens brevlåda accepterar ett så stort mejl.

Uppgifterna bygger på Googles dokumentation, kontrollerad den 28 september 2026. Inför själva överlämningen behöver du framför allt komma överens med den som sköter bokföringen om hur filerna ska lämnas: som PDF-bilagor, i flera mejl eller via en mapp eller uppladdningstjänst.

Källa för detta avsnitt: Google: bilagor i Gmail, privata konton och jobbkonton samt ersättning med Drive-länk · Google Workspace: sändningsgränser per utgåva och Gmail på webben · Google Workspace: inställningar för meddelandestorlek i Enterprise Plus

Fördela filerna på flera mejl eller kom överens om en annan lösning

Välj sättet att skicka utifrån filernas storlek och vad mottagaren kan ta emot. Ett bokföringssystem som förväntar sig PDF-bilagor kan sakna stöd för länkar. Byt därför inte från bilaga till länk utan att förklara det för mottagaren.

Gör listan innan du delar upp filerna

Skriv först en lista över de ursprungliga PDF-filer som ska ingå i just den här överlämningen. Utgå från en redan sammanställd förteckning över underlagen och jämför den med originalfilerna. Öppna varje fil, kontrollera fakturanumret och gå igenom alla sidor. Se till att även belopp och betalningsuppgifter i liten text går att läsa. Det räcker inte att räkna PDF-filerna: en fil kan saknas samtidigt som en annan har bifogats två gånger.

Här är ett fiktivt exempel med sex utvalda fakturor fördelade på tre mejl. Exemplet förutsätter att mottagaren accepterar flera mejl och att varje par av filer uppfyller båda parters storlekskrav. Det är inget test av storleksgränsen och bekräftar inte att företaget har samlat in alla underlag för perioden.

Jämför listan med det du faktiskt skickar

Vänta tills uppladdningen är klar i varje mejl och jämför sedan filerna som har lagts in med listan. I exemplet ska det första mejlet innehålla filerna 001 och 002, det andra 003 och 004 och det tredje 005 och 006. Numrera mejlen; du behöver inte ändra originalens filnamn. Om två original har samma namn kan du skilja dem åt i listan med leverantör och fakturanummer. Skriv inte över den ena filen med den andra.

Om du skickar en länk behöver du också kontrollera innehållet i den delade mappen eller filen och behörigheten för mottagarens exakta e-postadress. Enligt dokumentationen kontrollerar Gmail mottagarnas åtkomst. Om någon saknar åtkomst uppmanas du att ändra delningen. Företagets regler kan dock begränsa vad du får dela. Gör inte fakturorna tillgängliga för alla med länken bara för att förenkla överlämningen. Välj en annan godtagbar väg om åtkomsten inte går att ordna.

Att du som ägare kan öppna länken visar inte att mottagaren har åtkomst. Det kan dessutom vara tillåtet att visa filen men förbjudet att ladda ned den. Om den som sköter bokföringen behöver den ursprungliga PDF-filen, be om bekräftelse på att den också går att ladda ned med mottagarens konto. Om du skickar både bilagor och länkar ska listan visa var varje fil finns.

Behåll de ursprungliga PDF-filerna. Att dela upp filerna betyder här att fördela hela filer på flera mejl, inte att klippa ut sidor ur en faktura. En skärmbild ersätter inte hela dokumentet, och varken ZIP-filer eller komprimering är en garanterad lösning på storleksproblemet. Målet är att lämna över alla överenskomna original, inte bara att få en mindre bilaga.

Källa för detta avsnitt: Google: bilagor i Gmail, privata konton och jobbkonton samt ersättning med Drive-länk · Google: skicka Drive-filer via Gmail och kontrollera åtkomst · Google Drive: begränsningar för delning och nedladdning av filer

Ange hur många mejl och filer mottagaren ska få

Skriv till exempel ”Underlag september 2026 — 1 av 3” i ämnesraden och lägg in samma fullständiga lista i varje mejl, med uppgift om vilket mejl varje fil finns i. Då kan mottagaren även upptäcka om det andra mejlet aldrig kom fram. Anpassa mallen till det du faktiskt skickar. Om du använder en länk ersätter du uppgifterna om flera mejl med en beskrivning av länken och en lista över filerna som finns där.

Ett skickat mejl bekräftar inte att allt har tagits emot

Om du får ett meddelande om att mejlet inte kunde levereras, läs orsaken och åtgärda adressen, storleksproblemet eller det andra hinder som anges. Varken ett mejl i mappen Skickat eller avsaknaden av ett felmeddelande bekräftar att mottagaren har fått alla filer.

Avsluta överlämningen med en bekräftelse som gäller de aktuella filerna: i exemplet alla tre mejl och de sex angivna PDF-filerna. Vid länkdelning behöver du dessutom kontrollera att mottagaren kan hämta originalfilerna. Behåll originalen och den överenskomna åtkomsten tills mottagandet är bekräftat. Att den som sköter bokföringen har filerna och kan öppna dem betyder ännu inte att de har lästs, granskats eller bokförts.

Källa för detta avsnitt: Google: hantera mejl som inte kan levereras eller avvisas · Google Drive: begränsningar för delning och nedladdning av filer