Börja med att se var det tar stopp
Vi tar ett fiktivt exempel: en leverantör har skickat en faktura för webbhotell, men ett klick på bilagan ger bara en tom förhandsvisning. Det säger ännu inget om felet ligger i filen eller i mejltjänstens visning. Börja därför med att öppna själva filen efter att du har sparat den på datorn.
Om du väntar på fakturan och har kontrollerat att den kommer från rätt leverantör, laddar du ned den ursprungliga PDF-filen. Öppna sedan den sparade filen i en uppdaterad PDF-läsare, till exempel Adobe Acrobat Reader. Adobe rekommenderar detta vid problem med visningen i webbläsaren. Om dokumentet öppnas, gå igenom alla sidor och kontrollera att innehållet går att läsa. Då behöver du inte fortsätta felsöka förhandsvisningen.
Om mejlet verkar misstänkt eller mejltjänsten visar en säkerhetsvarning ska du inte försöka ladda ned bilagan igen. Kontakta leverantören via kontaktuppgifter du redan har, kontrollera att bilagan verkligen skickats därifrån och återge varningens exakta lydelse. Stäng inte av datorns skydd för att komma åt bilagan.
Källa för detta avsnitt: Adobe: vad du kan prova när en PDF-fil inte går att öppna
Det här ser du – och så går du vidare
Anteckna var det tar stopp och vad programmet faktiskt visar. Du behöver be leverantören om olika saker beroende på om ett lösenord saknas eller om filen inte går att läsa. Tabellen hjälper dig att välja nästa steg. Ett felmeddelande räcker inte i sig för att säkert avgöra orsaken.
| Vad händer? | Vad kan du prova eller kontrollera? | När ska du kontakta leverantören, och om vad? |
|---|---|---|
| Förhandsvisningen i mejlet fungerar inte | Om bilagan är väntad och ingen säkerhetsvarning visas, öppna den nedladdade originalfilen i en uppdaterad PDF-läsare. | Om den sparade filen inte går att öppna, fortsätt med raden om lösenord eller en nedladdad PDF som inte går att läsa. |
| PDF-läsaren kräver lösenord innan dokumentet visas | Läs anvisningarna som hör till fakturan och kontrollera hur ni har kommit överens om att få lösenordet. | Om lösenordet saknas eller inte fungerar, be om anvisningar för åtkomst via en säker kanal. |
| Den nedladdade PDF-filen går inte att öppna eller rapporteras som skadad | Om det varken är en säkerhetsvarning eller en lösenordsfråga, ladda ned den ursprungliga bilagan en gång till. | Om problemet kvarstår, be om en ny export av samma faktura från leverantörens ursprungliga system. |
| PDF-filen öppnas, men en sida saknas eller texten går inte att läsa | Gå igenom hela dokumentet och identifiera vilken sida eller del som saknas eller är oläsbar. | Beskriv det konkreta problemet och be om en fullständig, läsbar kopia. |
| Gmail tillåter inte nedladdning | Skilj mellan meddelandets konfidentiella läge och en säkerhetsvarning. Anteckna den exakta lydelsen. | Vid konfidentiellt läge, kom överens om ett lämpligt sätt att lämna över filen. Ta upp en säkerhetsvarning via en känd kontaktväg och kringgå inte blockeringen. |
Ett lösenord betyder inte att filen är trasig
En PDF-fil kan kräva lösenord för att öppnas eller bara begränsa vissa åtgärder, som redigering och utskrift. Adobe skiljer på dessa två typer av skydd. Om du kan läsa fakturan men inte redigera den betyder begränsningen i sig inte att underlaget är oläsbart. Behöver redovisningskonsulten utföra en åtgärd som är spärrad, be leverantören om en lämplig version.
Om lösenordet för att öppna filen saknas eller inte fungerar, börja med att läsa leverantörens anvisningar. Hittar du inget svar där, be om ett säkert sätt att få lösenordet. Du behöver inte begära en ny export av fakturan enbart för att ett lösenord saknas. Kom överens med redovisningskonsulten om hur både filen och åtkomsten ska lämnas över. Skicka inte inloggningsuppgifterna till ditt kundkonto.
Att bilagan kräver lösenord är heller ingen bekräftelse på att den är säker. Gmail påpekar till exempel att vissa krypterade bilagor inte kan genomsökas efter virus. Om du inte väntade dig mejlet, kontrollera därför avsändaren via kontaktuppgifter du redan känner till.
Källa för detta avsnitt: Adobe: lösenord för att öppna PDF-filer och begränsningar för användning · Google: öppna och ladda ned bilagor i Gmail
När Gmail inte tillåter nedladdning
I Gmail kan meddelandets konfidentiella läge hindra nedladdning. Enligt Google går det då inte att kopiera eller ladda ned text och bilagor. Be i så fall leverantören att skicka fakturan på ett sätt som gör det möjligt att lämna den till redovisningskonsulten enligt er överenskommelse.
En säkerhetsvarning är en annan situation. Om Gmail hittar ett virus i en bilaga till ett mejl som redan finns i inkorgen blockeras nedladdningen. Ett meddelande om att virussökningen tillfälligt inte är tillgänglig betyder däremot inte att ett virus har hittats. Skriv ned meddelandets exakta lydelse och be leverantören kontrollera bilagan via en kontaktväg du redan känner till. Försök inte kringgå blockeringen och skicka inte instruktioner till redovisningskonsulten om hur den kan kringgås.
Källa för detta avsnitt: Google: öppna och ladda ned bilagor i Gmail · Google: virussökning av bilagor
Be om en ny export om filen fortfarande inte går att läsa
Om bilagan inte går att öppna efter att du har laddat ned den en gång till, och det varken gäller ett lösenord eller en säkerhetsvarning, beskriv problemet för leverantören. Be dem exportera samma faktura på nytt från sitt system. Det hjälper inte nödvändigtvis att bifoga samma fil igen. För en skadad PDF rekommenderar Adobe att dokumentet skapas om från ursprungsmaterialet, som leverantören normalt har tillgång till.
Att filen inte går att öppna vid upprepade försök bevisar ändå inte att den är skadad. Du ber om en ny kopia för att få ett läsbart underlag att lämna till redovisningskonsulten. Spara det ursprungliga mejlet så att det går att se varifrån filen kom. Ladda inte upp fakturan till en godtycklig reparations- eller konverteringstjänst på nätet för att snabbt lösa problemet.
Mallen nedan passar för en oläsbar fil från en leverantör vars identitet du har kontrollerat. Fyll bara i uppgifter du känner till och behåll endast de åtgärder du faktiskt har provat. Om fakturanumret inte går att läsa, använd ett känt ordernummer. Gissa inte fakturanumret utifrån filnamnet. Om filen bara kräver lösenord ska du i stället be om anvisningar för åtkomst enligt avsnittet om lösenord.
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
Källa för detta avsnitt: Adobe: vad du kan prova när en PDF-fil inte går att öppna
Berätta vilket underlag som ännu inte går att använda
Meddela redovisningskonsulten redan medan du väntar på en användbar kopia. Ange leverantör och inköp eller ett känt ordernummer, berätta vad som återstår och när du bad om hjälp. Då slipper konsulten undersöka varför fakturan saknas bland underlagen.
Vi återgår till det fiktiva exemplet med webbhotellet. Om PDF-filen inte gick att öppna ens efter en ny nedladdning kan du skriva: ”Fakturan för webbhotell i september, order DEMO-2026-09, har kommit, men PDF-filen går inte att öppna trots att jag har laddat ned den igen. Den 28 september 2026 bad jag leverantören om en ny export. Jag väntar på en läsbar kopia och skickar den vidare när den kommer.” Om filen är lösenordsskyddad skriver du i stället att du väntar på anvisningar för åtkomst.
En skärmbild av en sida kan hjälpa dig att förklara problemet, men den visar inte i sig att hela dokumentet finns med. Betrakta den inte automatiskt som ett komplett fakturaunderlag. Om du ännu inte har någon läsbar kopia, kom överens med redovisningskonsulten om hur ni går vidare.
Öppna även ersättningsfilen innan du skickar den vidare
Öppna den nya PDF-filen och gå igenom samtliga sidor. Kontrollera att texten går att läsa och att leverantör, köpare och känt faktura- eller ordernummer stämmer med inköpet det gäller. Skicka först därefter filen till redovisningskonsulten. Om du redan har skickat den oläsbara bilagan, lägg till att den nya PDF-filen ersätter den.
Om dokumentet kräver lösenord eller om ni har bytt sätt att dela det, kontrollera med redovisningskonsulten att även hen kan öppna filen. Då är den tekniska delen av överlämningen klar: konsulten har en läsbar fil och vet vilket inköp den gäller. Att PDF-filen går att öppna bekräftar däremot varken att fakturans uppgifter är korrekta eller att den kan användas som underlag i bokföringen.