Prüfen Sie zuerst, an welcher Stelle es nicht weitergeht
Ein fiktives Beispiel: Ein Lieferant schickt eine Hosting-Rechnung. Beim Anklicken des Anhangs erscheint jedoch nur eine leere Vorschau. Daraus lässt sich noch nicht erkennen, ob die Datei fehlerhaft ist oder nur im E-Mail-Postfach nicht angezeigt werden kann. Versuchen Sie deshalb zunächst, die auf Ihrem Computer gespeicherte Datei zu öffnen.
Wenn Sie die Rechnung erwarten und den Lieferanten überprüft haben, laden Sie das ursprüngliche PDF auf Ihren Computer herunter. Öffnen Sie die gespeicherte Datei anschließend in einem aktuellen PDF-Reader, etwa Adobe Acrobat Reader. Adobe empfiehlt dieses Vorgehen bei Problemen mit der Anzeige im Browser. Lässt sich das Dokument öffnen, prüfen Sie alle Seiten auf Lesbarkeit. Um den Fehler in der Vorschau müssen Sie sich dann nicht weiter kümmern.
Wirkt die Nachricht verdächtig oder zeigt Ihr E-Mail-Dienst eine Sicherheitswarnung, versuchen Sie nicht weiter, den Anhang herunterzuladen. Fragen Sie über bereits bekannte Kontaktdaten beim Lieferanten nach, ob er die Datei verschickt hat, und nennen Sie ihm den genauen Wortlaut der Meldung. Schalten Sie den Schutz Ihres Computers nicht aus, um an den Anhang zu gelangen.
Quelle zu diesem Abschnitt: Adobe: Was tun, wenn sich ein PDF nicht öffnen lässt?
Was Sie sehen und was Sie als Nächstes tun können
Notieren Sie, an welcher Stelle es nicht weitergeht und was die Anwendung tatsächlich meldet. Fehlt ein Kennwort, brauchen Sie vom Lieferanten eine andere Hilfe als bei einer Datei, die unlesbar bleibt. Die Tabelle hilft bei der Wahl des nächsten Schritts. Aus einer Fehlermeldung allein lässt sich die Ursache noch nicht zuverlässig ableiten.
| Was passiert | Was Sie versuchen oder prüfen können | Wann Sie den Lieferanten kontaktieren und worum Sie bitten |
|---|---|---|
| Die Vorschau in der E-Mail funktioniert nicht | Öffnen Sie bei einem erwarteten Anhang ohne Sicherheitswarnung das heruntergeladene Original-PDF in einem aktuellen Reader. | Lässt sich die gespeicherte Kopie nicht öffnen, folgen Sie der Zeile zur Kennwortabfrage oder zum unlesbaren heruntergeladenen PDF. |
| Der Reader verlangt vor der Anzeige des Dokuments ein Kennwort | Prüfen Sie die Hinweise zum Beleg und den vereinbarten Weg, das Kennwort zu erhalten. | Fehlt das Kennwort oder funktioniert es nicht, bitten Sie über einen sicheren Kanal um Hinweise für den Zugriff. |
| Das heruntergeladene PDF öffnet sich nicht oder wird als beschädigt gemeldet | Wenn weder eine Sicherheitswarnung noch eine Kennwortabfrage erscheint, laden Sie den ursprünglichen Anhang einmal erneut herunter. | Bleibt das Problem bestehen, bitten Sie um einen neuen Export derselben Rechnung aus dem ursprünglichen System. |
| Das PDF öffnet sich, aber eine Seite fehlt oder der Text ist unlesbar | Prüfen Sie das gesamte Dokument und stellen Sie fest, welche Seite oder welcher Teil fehlt oder nicht lesbar ist. | Beschreiben Sie das konkrete Problem und bitten Sie um eine vollständige, lesbare Kopie. |
| Gmail erlaubt den Download nicht | Unterscheiden Sie den vertraulichen Modus der Nachricht von einer Sicherheitsmeldung. Notieren Sie den genauen Wortlaut einer Meldung. | Vereinbaren Sie beim vertraulichen Modus einen geeigneten Übermittlungsweg. Klären Sie Sicherheitswarnungen über einen bekannten Kontakt und umgehen Sie die Sperre nicht. |
Eine Kennwortabfrage bedeutet nicht, dass die Datei beschädigt ist
Ein PDF kann ein Kennwort zum Öffnen verlangen oder nur bestimmte Vorgänge einschränken, etwa das Bearbeiten und Drucken. Adobe unterscheidet diese beiden Schutzarten. Können Sie die Rechnung normal lesen, aber nicht bearbeiten, macht diese Einschränkung den Beleg noch nicht unlesbar. Benötigt die Buchhaltung eine gesperrte Funktion, bitten Sie den Lieferanten um eine geeignete Version.
Fehlt das Kennwort zum Öffnen oder funktioniert es nicht, lesen Sie zunächst die Hinweise des Lieferanten. Helfen diese nicht weiter, fragen Sie nach einem sicheren Weg, das Kennwort zu erhalten. Allein wegen des Kennworts müssen Sie keinen neuen Export der Rechnung anfordern. Vereinbaren Sie mit der Buchhaltung, wie Sie die Datei und den Zugang dazu übermitteln. Geben Sie dafür nicht die Anmeldedaten Ihres Kundenkontos weiter.
Eine Kennwortabfrage bestätigt für sich genommen nicht, dass der Anhang sicher ist. Gmail weist beispielsweise darauf hin, dass bestimmte verschlüsselte Anhänge nicht auf Viren geprüft werden können. Haben Sie die Nachricht nicht erwartet, überprüfen Sie den Absender deshalb zuerst über einen bekannten Kontakt.
Quelle zu diesem Abschnitt: Adobe: Kennwörter zum Öffnen und Einschränkungen bei der PDF-Nutzung · Google: Anhänge in Gmail öffnen und herunterladen
Wenn Gmail den Download des Anhangs verhindert
In Gmail kann der vertrauliche Modus einer Nachricht den Download verhindern. Laut Google lassen sich Text und Anhänge in diesem Modus weder kopieren noch herunterladen. Bitten Sie den Lieferanten in diesem Fall um einen Versandweg, über den Sie den Beleg wie vereinbart an die Buchhaltung weitergeben können.
Bei einer Sicherheitsmeldung liegt eine andere Situation vor. Findet Gmail einen Virus im Anhang einer Nachricht, die sich bereits in Ihrem Posteingang befindet, wird der Download blockiert. Eine Meldung über eine vorübergehend nicht verfügbare Virenprüfung bedeutet jedoch nicht dasselbe wie ein Virenfund. Notieren Sie den genauen Wortlaut und bitten Sie den Lieferanten über einen bekannten Kontakt, den Anhang zu überprüfen. Umgehen Sie die Sperre nicht und schicken Sie auch der Buchhaltung keine Anleitung dazu.
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Anhänge in Gmail öffnen und herunterladen · Google: Anhänge auf Viren prüfen
Bleibt die Datei unlesbar, bitten Sie um einen neuen Export
Lässt sich der Anhang auch nach einem erneuten Download nicht öffnen und erscheint weder eine Kennwortabfrage noch eine Sicherheitswarnung, beschreiben Sie dem Lieferanten das Problem. Bitten Sie ihn, dieselbe Rechnung erneut aus seinem System zu exportieren. Dieselbe Datei einfach noch einmal anzuhängen, hilft möglicherweise nicht. Bei einem beschädigten PDF empfiehlt Adobe, das Dokument aus der ursprünglichen Quelle neu zu erstellen. Auf diese hat in der Regel der Lieferant Zugriff.
Auch mehrere fehlgeschlagene Versuche beweisen noch nicht, dass die Datei beschädigt ist. Sie fordern eine neue Kopie an, um einen lesbaren Beleg zu erhalten und an die Buchhaltung weiterzugeben. Bewahren Sie die ursprüngliche Nachricht auf, damit die Herkunft der Datei nachvollziehbar bleibt. Laden Sie die Rechnung für eine schnelle Reparatur nicht bei einem beliebigen Online-Reparaturdienst oder Dateikonverter hoch.
Die folgende Vorlage eignet sich für eine unlesbare Datei von einem überprüften Lieferanten. Ergänzen Sie nur Angaben, die Ihnen bekannt sind, und lassen Sie nur die Schritte stehen, die Sie tatsächlich versucht haben. Können Sie die Rechnungsnummer nicht lesen, verwenden Sie eine bekannte Bestellnummer. Leiten Sie die Rechnungsnummer nicht aus dem Dateinamen ab. Verlangt die Datei lediglich ein Kennwort, bitten Sie stattdessen wie oben beschrieben um Hinweise für den Zugriff.
Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
Quelle zu diesem Abschnitt: Adobe: Was tun, wenn sich ein PDF nicht öffnen lässt?
Sagen Sie der Buchhaltung, welcher Beleg noch nicht nutzbar ist
Informieren Sie die Buchhaltung auch dann, wenn Sie noch auf eine nutzbare Kopie warten. Nennen Sie den Lieferanten und den Einkauf oder eine bekannte Bestellnummer. Ergänzen Sie den aktuellen Stand und das Datum Ihrer Anfrage. So muss die Buchhaltung nicht erneut herausfinden, warum der Beleg in den Unterlagen fehlt.
Zurück zum fiktiven Beispiel mit der Hosting-Rechnung: Lässt sich das PDF auch nach einem erneuten Download nicht öffnen, könnte Ihre Nachricht so lauten: „Die Hosting-Rechnung für September zur Bestellung DEMO-2026-09 ist eingegangen. Das PDF lässt sich aber auch nach einem erneuten Download nicht öffnen. Am 28. September 2026 habe ich den Lieferanten um einen neuen Export gebeten. Ich warte noch auf eine lesbare Kopie und leite sie nach Erhalt weiter.“ Bei einer kennwortgeschützten Datei schreiben Sie stattdessen, dass Sie auf Hinweise für den Zugriff warten.
Ein Bildschirmfoto einer einzelnen Seite kann helfen, das Problem zu erklären. Es bestätigt aber nicht, dass Ihnen das vollständige Dokument vorliegt. Betrachten Sie es deshalb nicht automatisch als vollständige Übergabe der Rechnung. Solange Ihnen eine lesbare Kopie fehlt, stimmen Sie das weitere Vorgehen mit der Buchhaltung ab.
Öffnen Sie auch die Ersatzdatei vor dem Weiterleiten
Öffnen Sie das neu eingegangene PDF zunächst selbst und sehen Sie alle Seiten durch. Prüfen Sie die Lesbarkeit und ob Lieferant, Rechnungsempfänger und bekannte Rechnungs- oder Bestellnummer zu dem betreffenden Einkauf passen. Schicken Sie die Datei erst dann an die Buchhaltung. Hat diese bereits den unlesbaren Anhang erhalten, ergänzen Sie den Hinweis, dass dieses PDF ihn ersetzt.
Benötigt das Dokument ein Kennwort oder haben Sie die Art der Freigabe geändert, klären Sie mit der Buchhaltung, ob sich die Datei auch dort öffnen lässt. Damit ist die technische Übergabe abgeschlossen: Die Buchhaltung hat eine lesbare Datei und weiß, zu welchem Einkauf sie gehört. Dass sich das PDF öffnen lässt, bestätigt allerdings weder die Richtigkeit der Rechnung noch ihre Eignung als Buchhaltungsbeleg.