Comece por identificar onde a abertura falha
Considere este exemplo fictício: um fornecedor envia uma fatura de alojamento web, mas, ao clicar no anexo, a pré-visualização fica em branco. Isso ainda não permite saber se o problema está no ficheiro ou na forma como é apresentado na caixa de correio. Comece por tentar abrir o próprio ficheiro guardado no computador.
Se está à espera da fatura e confirmou a identidade do fornecedor, transfira o PDF original para o computador. Depois, abra o ficheiro guardado num leitor de PDF atualizado, como o Adobe Acrobat Reader. A Adobe recomenda este procedimento quando há dificuldades na apresentação do documento no navegador. Se o documento abrir, percorra todas as páginas e confirme que o conteúdo é legível. Nesse caso, não precisa de continuar a investigar a falha da pré-visualização.
Se a mensagem parecer suspeita ou o serviço de correio apresentar um aviso de segurança, não continue a tentar transferir o anexo. Confirme o envio através de um contacto do fornecedor que já conhece e transmita-lhe o texto exato do aviso. Não desative a proteção do computador para abrir o anexo.
Fonte desta secção: Adobe: o que fazer quando um PDF não abre
O que aparece e qual é o passo seguinte
Anote o ponto em que o processo falhou e o que a aplicação indica realmente. O pedido a fazer ao fornecedor será diferente consoante falte uma palavra-passe ou o ficheiro continue ilegível. A tabela ajuda a escolher o próximo passo; o erro, por si só, não permite determinar a causa com segurança.
| O que acontece | O que tentar ou verificar | Quando contactar o fornecedor e o que pedir |
|---|---|---|
| A pré-visualização no e-mail não funciona | Se o anexo é esperado e não há nenhum aviso de segurança, abra o PDF original transferido num leitor atualizado. | Se a cópia guardada não abrir, siga a linha relativa à palavra-passe ou ao PDF transferido que continua ilegível. |
| O leitor pede uma palavra-passe antes de mostrar o documento | Consulte as instruções do documento e a forma combinada de obter a palavra-passe. | Se não tiver a palavra-passe ou esta não funcionar, peça instruções de acesso por uma via segura. |
| O PDF transferido não abre ou surge uma indicação de que está danificado | Se não se tratar de um aviso de segurança nem de um pedido de palavra-passe, transfira o anexo original uma única vez mais. | Se o problema persistir, peça uma nova exportação da mesma fatura a partir do sistema de origem. |
| O PDF abre, mas falta uma página ou o texto é ilegível | Percorra todo o documento e identifique a página ou a parte que falta ou não se consegue ler. | Descreva o problema concreto e peça uma cópia completa e legível. |
| O Gmail não permite a transferência | Distinga o modo confidencial da mensagem de um aviso de segurança; anote o texto exato do aviso. | No modo confidencial, combine uma forma de envio adequada. Trate os avisos de segurança através de um contacto conhecido e não contorne o bloqueio. |
Uma palavra-passe não significa que o ficheiro esteja danificado
Um PDF pode exigir uma palavra-passe para abrir ou limitar apenas certas ações, como editar e imprimir. A Adobe distingue estes dois tipos de proteção. Se consegue ler a fatura normalmente, mas não a consegue editar, essa limitação não significa, por si só, que recebeu um documento ilegível. Caso a contabilidade precise de realizar uma ação bloqueada, combine com o fornecedor o envio de uma versão adequada.
Se não tem a palavra-passe de abertura ou esta não funciona, comece por consultar as instruções do fornecedor. Se não encontrar aí a solução, pergunte como pode receber a palavra-passe de forma segura. Não precisa de pedir uma nova exportação da fatura apenas por faltar a palavra-passe. Combine com a contabilidade a forma de partilhar o ficheiro e o acesso ao mesmo; não envie as credenciais da sua conta de cliente.
O pedido de uma palavra-passe não confirma, por si só, que o anexo seja seguro. O Gmail avisa, por exemplo, que não consegue verificar a existência de vírus em alguns anexos encriptados. Perante uma mensagem inesperada, confirme primeiro o remetente através de um contacto conhecido.
Fonte desta secção: Adobe: palavra-passe de abertura e restrições de utilização de PDF · Google: abrir e transferir anexos no Gmail
Quando o Gmail não permite transferir o anexo
O modo confidencial da mensagem pode impedir a transferência no Gmail. Segundo a Google, nesse modo não é possível copiar nem transferir o texto e os anexos. Nesse caso, peça ao fornecedor uma forma de envio que permita entregar o documento à contabilidade conforme combinado.
Um aviso de segurança corresponde a outra situação. Se o Gmail detetar um vírus num anexo de uma mensagem que já está na caixa de entrada, bloqueia a transferência. Mas um aviso de que a verificação de vírus está temporariamente indisponível não equivale à deteção de um vírus. Registe o texto exato do aviso e peça ao fornecedor, através de um contacto conhecido, que verifique o anexo. Não contorne o bloqueio nem envie à contabilidade instruções para o fazer.
Fonte desta secção: Google: abrir e transferir anexos no Gmail · Google: verificação de vírus nos anexos
Se o ficheiro continuar ilegível, peça uma nova exportação
Se o anexo não abrir mesmo depois de uma nova transferência, e não se tratar de um pedido de palavra-passe ou de um aviso de segurança, descreva o problema ao fornecedor. Peça-lhe que volte a exportar a mesma fatura a partir do seu sistema. Anexar novamente o mesmo ficheiro pode não resolver o problema. Para um PDF danificado, a Adobe recomenda recriar o documento a partir da origem, à qual o fornecedor costuma ter acesso.
Mesmo que a abertura volte a falhar, isso ainda não prova que o ficheiro esteja danificado. O objetivo de pedir uma nova cópia é obter um documento legível para entregar à contabilidade. Guarde a mensagem original para ser possível identificar de onde veio o ficheiro. Não envie a fatura para um serviço de reparação ou conversão online escolhido ao acaso só para tentar uma solução rápida.
O modelo abaixo serve para um ficheiro ilegível recebido de um fornecedor cuja identidade foi confirmada. Preencha apenas os dados que conhece e mantenha só os passos que efetivamente tentou. Se não consegue ler o número da fatura, use um número de encomenda conhecido; não deduza o número da fatura a partir do nome do ficheiro. Se o ficheiro apenas pedir uma palavra-passe, peça instruções de acesso conforme explicado acima, em vez de usar este modelo.
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.
Fonte desta secção: Adobe: o que fazer quando um PDF não abre
Diga à contabilidade qual é o documento ainda por resolver
Informe a contabilidade mesmo enquanto espera por uma cópia utilizável. Identifique o fornecedor e a compra ou um número de encomenda conhecido, explique a situação atual e indique a data em que fez o pedido. Assim, a contabilidade não terá de voltar a apurar por que motivo o documento não está entre os elementos enviados.
Voltemos ao exemplo fictício da fatura de alojamento web. Se o PDF não abrir mesmo depois de uma nova transferência, pode escrever: «A fatura do alojamento web de setembro, relativa à encomenda DEMO-2026-09, chegou, mas o PDF não abre mesmo depois de o transferir novamente. Em 28 de setembro de 2026, pedi ao fornecedor uma nova exportação. Continuo à espera de uma cópia legível, que enviarei assim que a receber.» Se o ficheiro estiver protegido por palavra-passe, indique que está à espera de instruções de acesso, em vez de uma nova exportação.
Uma captura de ecrã de uma página pode ajudar a explicar o problema, mas não confirma, por si só, que dispõe do documento completo. Não a considere automaticamente uma entrega completa da fatura. Se ainda não tiver uma cópia legível, combine com a contabilidade como proceder.
Abra também a cópia de substituição antes de a enviar
Comece por abrir o novo PDF e percorra todas as páginas. Confirme que está legível e que o fornecedor, o cliente e o número de fatura ou de encomenda conhecido correspondem à compra em questão. Só depois envie o ficheiro à contabilidade. Se já tinha enviado o anexo ilegível, acrescente uma nota a indicar que este PDF o substitui.
Se o documento exigir uma palavra-passe ou tiver alterado a forma de partilha, confirme com a contabilidade que também consegue abri-lo. Fica assim concluída a parte técnica da entrega: a contabilidade tem um ficheiro legível e sabe a que compra corresponde. O facto de o PDF abrir não confirma, porém, que a fatura esteja correta nem que possa ser usada para efeitos contabilísticos.