Find først ud af, hvor det går galt
Lad os tage et tænkt eksempel: En leverandør har sendt en faktura for webhotel, men når du klikker på den vedhæftede fil, får du kun en tom forhåndsvisning. Det fortæller ikke, om problemet ligger i filen eller i mailtjenestens visning. Prøv derfor først at åbne selve filen, når du har gemt den på computeren.
Hvis du venter på fakturaen og har kontrolleret, at den kommer fra den rette leverandør, skal du downloade den oprindelige PDF-fil. Åbn derefter den gemte fil i en opdateret PDF-læser, for eksempel Adobe Acrobat Reader. Adobe anbefaler denne fremgangsmåde ved problemer med visning i browseren. Hvis dokumentet åbnes, så gennemgå alle sider og kontrollér, at indholdet er læsbart. Derefter behøver du ikke bruge mere tid på fejlen i forhåndsvisningen.
Hvis mailen virker mistænkelig, eller mailtjenesten viser en sikkerhedsadvarsel, skal du ikke forsøge at downloade filen igen. Kontakt leverandøren via kontaktoplysninger, du allerede har, få bekræftet afsendelsen, og gengiv advarslens præcise ordlyd. Slå ikke computerens beskyttelse fra for at få fat i filen.
Kilde til dette afsnit: Adobe: hvad du kan prøve, når en PDF ikke kan åbnes
Hvad ser du, og hvad er næste skridt?
Notér, hvor det går galt, og hvad programmet faktisk viser. Du skal bede leverandøren om forskellige ting, alt efter om du mangler en adgangskode, eller filen fortsat er ulæselig. Tabellen hjælper dig med at vælge næste skridt. En fejl er ikke i sig selv nok til at fastslå årsagen.
| Hvad sker der? | Hvad kan du prøve eller kontrollere? | Hvornår skal du kontakte leverandøren, og om hvad? |
|---|---|---|
| Forhåndsvisningen i mailen virker ikke | Hvis du forventede filen, og der ikke vises en sikkerhedsadvarsel, så åbn den downloadede originalfil i en opdateret PDF-læser. | Hvis den gemte kopi ikke kan åbnes, så fortsæt med rækken om adgangskoder eller en downloadet PDF, der ikke kan læses. |
| PDF-læseren beder om en adgangskode, før dokumentet vises | Læs anvisningerne til fakturaen, og undersøg, hvordan I har aftalt at få adgangskoden. | Hvis adgangskoden mangler eller ikke virker, så bed om anvisninger til at få adgang via en sikker kanal. |
| Den downloadede PDF kan ikke åbnes eller meldes som beskadiget | Hvis der hverken er tale om en sikkerhedsadvarsel eller en adgangskode, så download den oprindelige fil én gang til. | Hvis problemet fortsætter, så bed om en ny eksport af samme faktura fra leverandørens oprindelige system. |
| PDF-filen åbnes, men en side mangler, eller teksten er ulæselig | Gennemgå hele dokumentet, og find den side eller del, der mangler eller ikke kan læses. | Beskriv det konkrete problem, og bed om en fuldstændig, læsbar kopi. |
| Gmail tillader ikke download | Skeln mellem meddelelsens fortrolighedstilstand og en sikkerhedsadvarsel. Notér den præcise ordlyd. | Ved fortrolighedstilstand skal I aftale en egnet måde at sende filen på. Tag sikkerhedsadvarsler op via en kendt kontakt, og omgå ikke blokeringen. |
En adgangskode betyder ikke, at filen er ødelagt
En PDF-fil kan kræve en adgangskode for at kunne åbnes eller blot begrænse bestemte handlinger, for eksempel redigering og udskrivning. Adobe skelner mellem disse to former for beskyttelse. Hvis du kan læse fakturaen, men ikke redigere den, betyder begrænsningen i sig selv ikke, at du har fået et ulæseligt bilag. Hvis bogholderen har brug for at udføre en handling, der er spærret, så aftal en egnet version med leverandøren.
Hvis adgangskoden til at åbne filen mangler eller ikke virker, så læs først leverandørens anvisninger. Finder du ikke svaret dér, skal du bede om en sikker måde at få adgangskoden på. Du behøver ikke bede om en ny eksport af fakturaen, blot fordi adgangskoden mangler. Aftal med bogholderen, hvordan I deler både filen og adgangen til den. Send ikke loginoplysningerne til din kundekonto.
At en fil kræver adgangskode, bekræfter heller ikke, at den er sikker. Gmail oplyser for eksempel, at visse krypterede vedhæftede filer ikke kan scannes for virus. Hvis du ikke ventede at få mailen, skal du derfor først kontrollere afsenderen via en kontakt, du kender.
Kilde til dette afsnit: Adobe: adgangskoder til at åbne PDF-filer og begrænsninger for brug · Google: åbn og download vedhæftede filer i Gmail
Når Gmail ikke tillader download af filen
I Gmail kan meddelelsens fortrolighedstilstand forhindre download. Ifølge Google kan tekst og vedhæftede filer i denne tilstand hverken kopieres eller downloades. Bed i så fald leverandøren om at sende fakturaen på en måde, der gør det muligt at videregive den til bogholderen som aftalt.
En sikkerhedsadvarsel er en anden situation. Hvis Gmail finder en virus i en vedhæftet fil i en mail, som allerede ligger i indbakken, blokeres download. En besked om, at virusscanningen midlertidigt er utilgængelig, er derimod ikke det samme som, at der er fundet en virus. Notér den præcise ordlyd. Brug en kendt kontakt til leverandøren, og bed om at få filen undersøgt. Omgå ikke blokeringen, og send heller ikke bogholderen en vejledning i at omgå den.
Kilde til dette afsnit: Google: åbn og download vedhæftede filer i Gmail · Google: virusscanning af vedhæftede filer
Bed om en ny eksport, hvis filen stadig er ulæselig
Hvis filen stadig ikke kan åbnes, efter at du har downloadet den én gang til, og der hverken er tale om en adgangskode eller en sikkerhedsadvarsel, så beskriv problemet for leverandøren. Bed om at få den samme faktura eksporteret igen fra leverandørens system. Det hjælper ikke nødvendigvis at vedhæfte den samme fil endnu en gang. Ved en beskadiget PDF anbefaler Adobe at oprette dokumentet på ny fra det oprindelige kildemateriale, som leverandøren normalt har adgang til.
Selv gentagne mislykkede forsøg beviser ikke, at filen er beskadiget. Du beder om en ny kopi for at få et læsbart bilag, som du kan sende til bogholderen. Gem den oprindelige mail, så det kan spores, hvor filen kom fra. Upload ikke fakturaen til en tilfældig reparations- eller konverteringstjeneste på nettet for at få en hurtig løsning.
Skabelonen nedenfor passer til en ulæselig fil fra en leverandør, hvis identitet du har kontrolleret. Udfyld kun oplysninger, du kender, og behold kun de handlinger, du faktisk har prøvet. Hvis du ikke kan læse fakturanummeret, så brug et kendt ordrenummer. Udled ikke fakturanummeret af filnavnet. Hvis filen blot kræver en adgangskode, skal du i stedet bede om anvisninger til at få adgang som beskrevet i afsnittet om adgangskoder.
Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.
Kilde til dette afsnit: Adobe: hvad du kan prøve, når en PDF ikke kan åbnes
Fortæl bogholderen, hvilket bilag der stadig mangler
Giv bogholderen besked, mens du venter på en brugbar kopi. Angiv leverandøren og købet eller et kendt ordrenummer, og tilføj den aktuelle status og datoen, hvor du bad om hjælp. Så behøver bogholderen ikke selv undersøge, hvorfor fakturaen mangler blandt bilagene.
Vi vender tilbage til det tænkte eksempel med webhotellet. Hvis PDF-filen ikke kunne åbnes efter endnu et download, kan du skrive: »Fakturaen for webhotel i september, ordre DEMO-2026-09, er kommet, men PDF-filen kan ikke åbnes, selv om jeg har downloadet den igen. Den 28. september 2026 bad jeg leverandøren om en ny eksport. Jeg venter på en læsbar kopi og sender den videre, når den kommer.« Hvis filen er beskyttet med en adgangskode, skriver du i stedet, at du venter på anvisninger til at få adgang.
Et skærmbillede af en enkelt side kan hjælpe med at forklare problemet, men bekræfter ikke i sig selv, at hele dokumentet er med. Betragt det derfor ikke automatisk som en fuldstændig overdragelse af fakturaen. Hvis du endnu ikke har en læsbar kopi, så aftal det videre forløb med bogholderen.
Åbn også den nye kopi, før du sender den videre
Åbn den nye PDF-fil, og gennemgå alle sider. Kontrollér, at indholdet er læsbart, og at leverandør, køber og kendt faktura- eller ordrenummer passer til det køb, du følger op på. Send først derefter filen til bogholderen. Hvis du allerede har sendt den ulæselige fil, så tilføj, at den nye PDF erstatter den.
Hvis dokumentet kræver en adgangskode, eller I har ændret måden at dele det på, så kontrollér med bogholderen, at vedkommende også kan åbne filen. Dermed er den tekniske del af overdragelsen afsluttet: Bogholderen har en læsbar fil og ved, hvilket køb den vedrører. At PDF-filen kan åbnes, bekræfter dog hverken, at fakturaens oplysninger er korrekte, eller at den kan bruges som bilag i bogføringen.