Bilagor och delade mappar passar lite olika situationer
En bilaga är en kopia av filerna som redovisningskonsulten får med meddelandet. Den passar för att lämna över ett färdigt underlag. Om du sedan ändrar eller tar bort originalet i din mapp ändras inte kopian som mottagaren redan har fått.
En delad mapp kan göra pågående tillägg enklare. Mottagaren återvänder till samma plats och du hanterar åtkomsten. Du måste dock komma överens om hur de ska känna igen nya dokument och om filer som redan överlämnats kan ändras. Om du tyst ersätter en korrigerad faktura kan varje person arbeta med en annan version.
Det finns ingen enskild bästa väg för varje arbetsrelation. Välj den metod din redovisningskonsult faktiskt använder och sätt en enkel regel för vanliga överlämningar, tillägg och korrigeringar. En tydlig e-postprocess är bättre än en komplicerad mapp som ingen kontrollerar.
En länk berättar inte vem som har tillgång
Öppna delningsinställningarna för den aktuella PDF-filen i Google Drive. Ange e-postadressen som redovisningskonsulten använder för att logga in och välj läsbehörighet om filen inte behöver redigeras. Begränsa den allmänna åtkomsten till behöriga personer och kontrollera hela listan över personer som redan har åtkomst. Bekräfta delningen och be konsulten öppna PDF-filen med det kontot vid första överlämningen. Om bredare behörigheter kommer från den överordnade mappen räcker det inte att ändra en enskild fil. Kontrollera först mappens delning.
Allmän åtkomst för alla med länken skiljer sig från att dela med ett specifikt konto. Att vidarebefordra länken eller placera den någon annanstans kan exponera den för fler. För vanlig delning av privata dokument, börja med snävare åtkomst och expandera endast där det verkligen behövs.
Första gången du använder metoden, kontrollera efter att du har skickat att din redovisningskonsult kan öppna filen med det konto de använder. Din egen inloggade session kan göra att allt verkar tillgängligt medan den andra personen ser en åtkomstbegäran.
Källa för detta avsnitt: Google: Dela filer från Google Drive
Kontrollera även innehållet i den överordnade mappen
I exempelmappen ”Företag” finns underlag för Alfa och Beta samt privata köp. Alfas redovisningskonsult behöver bara Alfas dokument. Om du delar den överordnade mappen kan även andra filer bli tillgängliga. Kontrollera de faktiska behörigheterna, också dem som kommer från den överordnade mappen, inte bara länktexten.
Ett liknande misstag uppstår när du väljer bilagor. Kontrollera det faktiska meddelandeinnehållet innan du skickar, särskilt när filer kommer från en delad mapp för nedladdningar. Enbart en korrekt ämnesrad hindrar inte att ett personligt dokument lämnas bland PDF-filerna.
Omfattningen av överlämningen bör matcha uppgiften. Din redovisningskonsult kan behöva en förklaring av ett köp, men behöver vanligtvis inte hela din privata konversation eller tillgång till alla dina mejl. Ge det nödvändiga dokumentet och ett kort sammanhang.
En liten koll på själva paketet
Gå igenom underlaget ur mottagarens perspektiv: framgår företag och period? Går filerna att öppna? Är det tydligt om detta är nya dokument eller ett tillägg? Kontrollera till sist att inga privata dokument kommit med.
Exempel på en rättelse: ett privat kvitto har hamnat bland Alfas dokument. Skicka inte hela paketet igen. Skriv: ”Filen [namn] i dagens Alfa-underlag skickades med av misstag och är privat. Använd den inte; radera din kopia och bekräfta det för mig. Övriga Alfa-dokument är oförändrade.” Kontrollera även åtkomsten till en delad fil. Att ta bort åtkomst raderar inte en nedladdad kopia, och en begäran om radering är ingen bekräftelse på att den har skett.
Stäng åtkomst vid byte av redovisningskonsult
När samarbetet avslutas, kom överens om överlämning av nödvändiga underlag, tillgång till befintliga kopior och nästa steg. Uppdatera sedan delningar, mottagarlistor och automatiska utskick. En ändrad kontakt i telefonen uppdaterar inte mottagarna i apparna.
Att ta bort mappåtkomst tar inte bort filer som den andra parten redan har laddat ner lagligt. Det är därför skillnaden mellan framtida åtkomst och befintliga kopior spelar roll. En välkonfigurerad överlämning bör ha en början, normal funktion och ett tydligt slut.