Liitteet ja jaetut kansiot sopivat hieman erilaisiin tilanteisiin
Sähköpostin liite on kopio tiedostoista, jotka kirjanpitäjä saa viestin mukana. Se sopii valmiin aineiston toimittamiseen. Jos myöhemmin muutat tai poistat alkuperäisen tiedoston omasta kansiostasi, vastaanottajan jo saama kopio ei muutu.
Jaettu kansio helpottaa aineiston täydentämistä. Vastaanottaja palaa samaan paikkaan, ja sinä hallitset käyttöoikeuksia. Sovi kuitenkin, miten uudet dokumentit tunnistetaan ja saako jo toimitettuja tiedostoja muuttaa. Jos vaihdat korjatun laskun ilmoittamatta, voitte päätyä käyttämään eri versioita.
Jokaiselle työsuhteelle ei ole yhtä parasta reittiä. Valitse menetelmä, jota kirjanpitäjäsi todella käyttää, ja aseta yksinkertainen sääntö tavallisille luovutuksille, lisäyksille ja korjauksille. Selkeä sähköpostiprosessi on parempi kuin monimutkainen kansio, jota kukaan ei tarkista.
Linkki ei kerro kenellä on pääsy
Avaa kyseisen PDF-tiedoston jakamisasetukset Google Drivessa. Anna sähköpostiosoite, jolla kirjanpitäjä kirjautuu sisään, ja valitse katseluoikeus, jos tiedostoa ei tarvitse muokata. Rajaa yleinen pääsy käyttöoikeuden saaneille ja tarkista koko luettelo henkilöistä, joilla on jo pääsy. Vahvista jakaminen ja pyydä kirjanpitäjää avaamaan PDF tällä tilillä ensimmäisellä toimituskerralla. Jos laajemmat oikeudet tulevat yläkansiosta, yhden tiedoston asetusten muuttaminen ei supista niitä. Tarkista ensin yläkansion jakaminen.
Kaikkien linkin saaneiden yleinen käyttöoikeus eroaa tietyn tilin jakamisesta. Linkin välittäminen edelleen tai sen sijoittaminen muualle voi paljastaa sen useammille ihmisille. Yksityisten asiakirjojen tavanomaista jakamista varten aloita suppeammasta pääsystä ja laajenna vain siellä, missä sitä todella tarvitaan.
Kun käytät menetelmää ensimmäistä kertaa, tarkista lähettämisen jälkeen, että kirjanpitäjäsi voi avata tiedoston käyttämällään tilillä. Oma sisäänkirjautunut istuntosi saattaa saada kaiken näyttämään saatavilla, kun toinen henkilö näkee käyttöoikeuspyynnön.
Tämän osion lähde: Google: Jaa tiedostoja Google Drivesta
Tarkista myös yläkansion sisältö
Esimerkkikansiossa ”Yritykset” on Alfan ja Betan tositteita sekä yksityisiä ostoksia. Alfan kirjanpitäjä tarvitsee vain Alfan dokumentit. Yläkansion jakaminen voi avata myös muut tiedostot. Tarkista todelliset käyttöoikeudet, myös yläkansiosta tulevat oikeudet, älä pelkkää linkin tekstiä.
Samanlainen virhe tapahtuu valittaessa liitteitä. Tarkista viestin todellinen sisältö ennen lähettämistä, varsinkin kun tiedostot tulevat jaetusta Lataukset-kansiosta. Pelkkä oikea aiherivi ei estä henkilökohtaisen asiakirjan jättämistä PDF-tiedostojen joukkoon.
Luovutuksen laajuuden tulee vastata tehtävää. Kirjanpitäjäsi saattaa tarvita selityksen ostoksestasi, mutta ei yleensä tarvitse koko yksityistä keskusteluasi tai pääsyä kaikkiin sähköpostiisi. Anna tarvittava asiakirja ja lyhyt konteksti.
Pieni tarkistus todellisesta paketista
Katso aineistoa vastaanottajan näkökulmasta: näkyykö, mitä yritystä ja ajanjaksoa se koskee? Avautuvatko tiedostot? Onko selvää, ovatko ne uusia dokumentteja vai täydennys? Varmista lopuksi, ettei mukana ole yksityisiä dokumentteja.
Esimerkki korjauksesta: Alfan aineistoon on tullut vahingossa yksityinen kuitti. Älä lähetä koko pakettia uudelleen. Kirjoita: ”Tämän päivän Alfa-aineiston tiedosto [nimi] tuli mukaan vahingossa ja on yksityinen. Älä käytä sitä; poista kopiosi ja vahvista poisto minulle. Muut Alfan dokumentit ovat ennallaan.” Tarkista myös jaetun tiedoston käyttöoikeudet. Niiden poistaminen ei hävitä ladattua kopiota, eikä poistopyyntö todista, että kopio on poistettu.
Sulje pääsy kirjanpitäjää vaihtaessasi
Kun yhteistyö päättyy, sovi tarvittavan aineiston toimittamisesta, olemassa olevien kopioiden saatavuudesta ja seuraavista toimista. Päivitä sitten jakamiset, vastaanottajaluettelot ja automaattiset lähetykset. Yhteystiedon muuttaminen puhelimessa ei päivitä sovelluksiin tallennettuja vastaanottajia.
Kansion käyttöoikeuden poistaminen estää uuden pääsyn sitä kautta, mutta ei poista jo ladattuja kopioita. Sovi siksi yhteistyön päättyessä, miten dokumentit säilytetään ja toimitetaan eteenpäin.