Faktury se nevejdou do Gmailu. Poslat víc zpráv, nebo odkaz?

Nejdřív zjistěte, co se do zprávy nevejde

Při ručním posílání PDF faktur přes Gmail v prohlížeči na počítači rozhoduje velikost všech příloh dohromady. Několik menších souborů může překročit limit, i když každý zvlášť vyhovuje. Takovou sadu lze po domluvě s účetní rozdělit do více zpráv. Jestli ale limit překračuje jediný PDF soubor, samotné rozdělení ostatních faktur nepomůže — pro velký originál potřebujete jiný způsob předání.

Ve složce s připravenými fakturami si proto zobrazte velikost jednotlivých souborů a zjistěte i velikost celého výběru. Podle dokumentace Google Gmail při překročení celkového limitu příloh nahradí přílohu odkazem na Disk Google. Před odesláním tedy zkontrolujte, v jaké podobě jsou soubory ve zprávě skutečně vložené. Odkaz vyžaduje jinou kontrolu než běžná příloha.

Zdroj k této části: Google: přílohy v Gmailu, osobní a pracovní účty a nahrazení odkazem na Disk

25 MB neplatí pro každý účet stejně

Pro osobní Gmail Google uvádí limit příloh 25 MB. U pracovního nebo školního účtu ověřte podmínky u správce. Dokumentace Google Workspace uvádí 25 MB pro edice Business, Education a Enterprise Standard. U Enterprise Plus může správce nastavit 25 až 50 MB po 5 MB; výchozí hodnota je 25 MB a vyšší limit je dostupný jen ve webovém Gmailu.

Tabulka limitů Workspace přitom počítá obsah zprávy i přílohy před kódováním pro přenos. Součet velikostí PDF přesně na hranici proto neberte jako záruku, že zpráva projde. Další omezení může mít firemní služba, přes kterou pošta odchází, i schránka příjemce. Ani povolených 50 MB na vaší straně tedy nepotvrzuje, že tak velkou zprávu přijme i schránka účetní.

Uvedené podmínky vycházejí z dokumentace Google ověřené 28. září 2026. Pro konkrétní předání si s účetní domluvte hlavně to, zda chce PDF přímo v příloze, přijímá více zpráv, nebo používá složku či místo pro nahrání dokladů.

Zdroj k této části: Google: přílohy v Gmailu, osobní a pracovní účty a nahrazení odkazem na Disk · Google Workspace: limity odesílání podle edice a webový Gmail · Google Workspace: nastavení velikosti zpráv v Enterprise Plus

Rozdělte sadu souborů, nebo domluvte jinou cestu

Způsob předání vybírejte podle velikosti souborů a toho, co příjemce umí převzít. Účetní systém, který očekává PDF přílohy, nemusí pracovat s odkazy. Změnu z přílohy na odkaz proto nenechte bez vysvětlení.

Seznam připravte dřív, než začnete soubory rozdělovat

Nejdřív si sepište, které původní PDF soubory mají k tomuto předání patřit. Vycházejte z připraveného přehledu dokladů a porovnejte ho se zdrojovými soubory. Každý otevřete, ověřte číslo dokladu a projděte všechny stránky. Zkontrolujte, že jsou čitelné i drobně psané částky a platební údaje. Pouhý počet PDF nestačí: jeden soubor může chybět a jiný být přiložený dvakrát.

Následuje fiktivní ukázka šesti vybraných faktur rozdělených do tří zpráv. Předpokládá, že účetní s více zprávami souhlasí a každá dvojice souborů vyhovuje oběma stranám. Nejde o test velikostního limitu ani o potvrzení, že firma shromáždila všechny své doklady za dané období.

Porovnejte seznam s tím, co skutečně odchází

U každé připravené zprávy počkejte na dokončení nahrávání a porovnejte vložené soubory se seznamem. V ukázce musí první zpráva obsahovat soubory 001 a 002, druhá 003 a 004 a třetí 005 a 006. Číslujte zprávy, původní názvy souborů kvůli tomu měnit nemusíte. Pokud mají dva originály stejný název, rozlište je v seznamu dodavatelem a číslem dokladu; jeden druhým nepřepisujte.

U odkazu ověřte také obsah sdílené složky nebo souboru a oprávnění pro přesnou adresu příjemce. Gmail podle dokumentace kontroluje přístup adresátů. Pokud některý z nich přístup nemá, vyzve vás k úpravě sdílení. Firemní pravidla ale mohou sdílení omezovat. Kvůli snadnějšímu předání faktury nezpřístupňujte každému, kdo má odkaz; pokud přístup nejde domluvit, použijte jinou přijatelnou cestu.

To, že odkaz otevřete vy jako vlastník, nedokazuje přístup účetní. Navíc může být povolené zobrazení, ale zakázané stažení. Potřebuje-li účetní původní PDF, požádejte ji o potvrzení, že je pod svým účtem může také stáhnout. Obsahuje-li zásilka přílohy i odkazy, uveďte v seznamu u každého souboru, kde ho najde.

Původní PDF si ponechte. Rozdělením sady rozumíme rozdělení celých souborů do zpráv, nikoli vystřižení stránek z faktury. Snímek obrazovky nenahradí celý dokument a na zabalení do ZIPu nebo kompresi nespoléhejte jako na jisté řešení limitu. Cílem je předat všechny domluvené originály, ne jen vytvořit menší přílohu.

Zdroj k této části: Google: přílohy v Gmailu, osobní a pracovní účty a nahrazení odkazem na Disk · Google: odesílání souborů z Disku přes Gmail a kontrola přístupu · Google Disk: omezení sdílení a stahování souborů

Řekněte účetní, kolik zpráv a souborů má čekat

Do předmětu napište například „Doklady září 2026 — 1 ze 3“ a do každé zprávy vložte stejný úplný seznam s rozdělením souborů. Účetní tak pozná i to, že druhá zpráva vůbec nedorazila. Vzor upravte podle skutečného předání; pokud posíláte odkaz, nahraďte údaje o zprávách popisem odkazu a seznamem souborů za ním.

Odeslaná zpráva ještě nepotvrzuje úplné převzetí

Pokud přijde oznámení o nedoručení, přečtěte si konkrétní důvod a podle něj vyřešte adresu, limit nebo jinou překážku. Samotná položka v odeslané poště ani nepřítomnost chybového hlášení nepotvrzuje, že účetní získala všechny soubory.

Předání uzavřete potvrzením konkrétní sady: v ukázce všech tří zpráv a šesti uvedených PDF. U odkazu navíc ověřte možnost získat původní soubory. Dokud převzetí řešíte, zachovejte domluvený přístup a originály. Potvrzení, že účetní soubory má a otevře je, ještě neznamená, že je přečetla, zkontrolovala nebo zaúčtovala.

Zdroj k této části: Google: řešení nedoručených a odmítnutých e-mailů · Google Disk: omezení sdílení a stahování souborů