Najprv overte, ktorým účtom účtovníčka otvára odkaz
Ak vy otvoríte faktúru uloženú ako PDF na Disku Google, ešte to neznamená, že k nej má prístup aj účtovníčka. Zdieľanie môže byť nastavené pre konkrétnu adresu. Zistite, pre ktorý e-mail má byť súbor dostupný, a porovnajte ho s účtom, ktorým otvára odkaz.
Napríklad doklad pošlete na pracovnú adresu, ale účtovníčka ho otvorí v prehliadači prihlásenom do osobného účtu. Požiadajte ju, aby v ponuke účtu Google skontrolovala prihlásenú adresu. Ak používa iný účet a má zamýšľaný účet k dispozícii, nech sa naň prepne a odkaz otvorí znova. Ak adresy súhlasia a súbor stále nie je dostupný, skontrolujte zdieľanie.
Ak účtovníčka PDF už získala, ale nevie ho prečítať alebo potrebuje heslo, riešte otvorenie súboru podľa nasledujúceho návodu. Kontrola zdieľania na Drivu túto ťažkosť nevyrieši.
Faktúra prišla, ale PDF sa nedá otvoriť. Čo poslať účtovníčke? →
Zdroj k tejto časti: Google: zdieľanie súborov z Disku Google · Google: riešenie problémov s prístupom k súborom
Kto môže skontrolovať zdieľanie konkrétnej faktúry?
Obráťte sa na vlastníka súboru alebo človeka oprávneného spravovať jeho zdieľanie. Môže to byť dodávateľ, kolega alebo vy. Ak ste iba preposlali cudzí odkaz, nemusíte smieť upraviť prístup.
Požiadajte ho, aby pri konkrétnej faktúre otvoril nastavenia zdieľania a overil adresu účtovníčky aj potrebné oprávnenie. Priložte presný odkaz: kontrola inej faktúry či celého priečinka nemusí vysvetliť problém tohto súboru. Prístup môže súvisieť aj s priečinkom alebo zdieľaným diskom; posúdenie nechajte na oprávnenom správcovi.
Ak sa pri otvorení ponúka žiadosť o prístup, účtovníčka ju môže využiť. Vlastníka môžete kontaktovať aj priamo a uviesť, kto potrebuje ktorý doklad. Odoslaná žiadosť nie je schválený prístup. Dohodnite sa, kto oznámi výsledok.
Ako rýchlu opravu nesprístupňujte celý nadradený priečinok ani nezverejňujte odkaz. Riešte potrebné PDF a rozsah zdieľania nechajte skontrolovať oprávneným človekom.
Zdroj k tejto časti: Google: zdieľanie súborov z Disku Google · Google: riešenie problémov s prístupom k súborom · Google: obmedzenie zdieľania, sťahovania, tlače a kopírovania
Vyberte ďalší krok podľa toho, kde sa odovzdanie zastavilo
Začnite prvým riadkom. Keď účet súhlasí, rozlíšte chýbajúce oprávnenie, firemné obmedzenie a situáciu, keď faktúru možno zobraziť, ale účtovníčka potrebuje kópiu.
| Čo zistíte | Čo urobiť ďalej |
|---|---|
| Účtovníčka otvára odkaz iným účtom, než pre ktorý je prístup určený. | Ak má zamýšľaný účet k dispozícii, otvoriť odkaz s ním. Inak oznámiť vlastníkovi správnu adresu a požiadať o posúdenie prístupu. |
| Účet súhlasí, ale konkrétne PDF je stále nedostupné. | Využiť žiadosť o prístup, ak sa ponúka, alebo kontaktovať vlastníka či správcu zdieľania s odkazom a adresou príjemcu. |
| Vlastník zistí, že zdieľanie mimo organizácie blokujú firemné pravidlá. | Požiadať správcu o schválený spôsob odovzdania; nenahrádzať blokovaný odkaz kópiou bez overenia, že jej poskytnutie je povolené. |
| Účtovníčka nemá účet Google. | Opýtať sa vlastníka na prístup pre návštevníkov. Organizácia ho môže povoliť aj pre PDF; inak dohodnúť schválenú alternatívu. |
| PDF sa zobrazí, ale potrebná kópia sa nedá stiahnuť. | Overiť s vlastníkom, či je stiahnutie alebo poskytnutie kópie povolené. Ak áno, dohodnúť dodanie; inak riešiť postup s vlastníkom či správcom. |
| Účtovníčka môže s povoleným prístupom použiť doklad dohodnutým spôsobom. | Potvrdiť, ktorý doklad prevzala. Ak odovzdanie stále viazne, opísať zostávajúci problém človeku, ktorý ho môže vyriešiť. |
Zdroj k tejto časti: Google: zdieľanie súborov z Disku Google · Google: riešenie problémov s prístupom k súborom · Google Workspace: správa externého zdieľania v organizácii · Google: zdieľanie dokumentov s návštevníkmi · Google: obmedzenie zdieľania, sťahovania, tlače a kopírovania
Keď prístupu bránia firemné pravidlá
Pri pracovnom účte môže organizácia obmedziť zdieľanie mimo firmy alebo povoliť iba vybrané domény. Ochota vlastníka potom nestačí. Požiadajte ho, aby so správcom overil, ako možno potrebný doklad odovzdať účtovníčke.
Zmena na osobný účet ani odoslanie kópie e-mailom nie sú automaticky povolené riešenia. Rozhoduje, či organizácia takýto spôsob schvaľuje. Ak nie, pokračujte so správcom namiesto obchádzania obmedzenia.
Účtovníčka bez účtu Google nemusí vždy zakladať Gmail. Ak organizácia umožňuje zdieľanie s návštevníkmi, možno tak sprístupniť aj PDF a príjemca overí svoju e-mailovú adresu. Opýtajte sa vlastníka, či je táto možnosť dostupná pre daný súbor. Ak nie, požiadajte o inú schválenú cestu.
Zdroj k tejto časti: Google Workspace: správa externého zdieľania v organizácii · Google: zdieľanie dokumentov s návštevníkmi
Zobrazenie faktúry a stiahnutie kópie sú dva rôzne požiadavky
Pred uzavretím problému si s účtovníčkou ujasnite, či potrebuje faktúru na Disku Google zobraziť, alebo získať PDF kópiu. Zobrazenie nezaručuje stiahnutie. Vlastník alebo organizácia môžu sťahovanie obmedziť.
Ak potrebuje kópiu a stiahnutie nie je dostupné, požiadajte vlastníka, aby overil, či ju smie poskytnúť. Ak áno, oprávnený človek môže dohodnúť schválené odovzdanie. Ak kópiu poskytnúť nesmie, vráťte sa k vlastníkovi či správcovi s konkrétnou požiadavkou; zákaz sťahovania neobchádzajte.
Zdroj k tejto časti: Google: obmedzenie zdieľania, sťahovania, tlače a kopírovania · Google Workspace: správa externého zdieľania v organizácii
Správa, ktorá vlastníkovi poskytne potrebné informácie
Doplňte odkaz, názov dokladu, zamýšľanú adresu a to, čo príjemca skutočne vidí. Ak prihlásený účet ešte nie je overený, napíšte to namiesto odhadu. Tento vzor počíta aj s potrebou PDF kópie.
Nahraďte hranaté zátvorky svojimi údajmi. Ak účtovníčka potrebuje iba zobrazenie, upravte požiadavku na kópiu. Správu pošlite vlastníkovi alebo oprávnenému správcovi zdieľania.
Zdroj k tejto časti: Google: zdieľanie súborov z Disku Google · Google: riešenie problémov s prístupom k súborom · Google: obmedzenie zdieľania, sťahovania, tlače a kopírovania · Google Workspace: správa externého zdieľania v organizácii
Potvrďte odovzdanie podľa potreby účtovníčky
Po úprave prístupu požiadajte účtovníčku, aby konkrétny odkaz znova otvorila zamýšľaným účtom. Ak ste dohodli povolenú PDF kópiu, nech potvrdí prijatie a čitateľnosť. Vaše otvorenie odkazu túto kontrolu u príjemcu nenahrádza.
Ak odovzdanie stále viazne, napíšte vlastníkovi, čo zostáva nevyriešené: súbor je nedostupný aj so správnym účtom, organizácia zdieľanie nepovoľuje alebo účtovníčka potrebuje kópiu, ktorú nemožno poskytnúť. Tak dostane podklady pre ďalší krok bez opakovaného preposielania odkazu.
Zdroj k tejto časti: Google: zdieľanie súborov z Disku Google · Google: obmedzenie zdieľania, sťahovania, tlače a kopírovania · Google Workspace: správa externého zdieľania v organizácii