Kontrollera först vilket konto mottagaren använder
Att du kan öppna en faktura sparad som PDF i Google Drive betyder inte att redovisningskonsulten också kan det. Delningen kan gälla en bestämd adress. Ta reda på vilken adress som ska ha åtkomst och jämför den med kontot som används för att öppna länken.
Exempel: du skickar underlaget till arbetsadressen, men webbläsaren är inloggad på ett privat konto. Be mottagaren kontrollera adressen i Google-kontomenyn. Finns det avsedda kontot tillgängligt kan mottagaren byta till det och öppna länken igen. Om adresserna stämmer men filen fortfarande inte går att nå, kontrollera delningen.
Om din redovisningsbyrå redan har PDF-filen men inte kan läsa den eller behöver ett lösenord, använd guiden nedan för att öppna filen. En kontroll av delningen i Drive löser inte det problemet.
Fakturan har kommit, men PDF-filen går inte att öppna. Vad skickar du till redovisningskonsulten? →
Källa för detta avsnitt: Google: dela filer från Google Drive · Google: felsöka åtkomst till filer
Vem kan kontrollera delningen av fakturan?
Kontakta filägaren eller någon som får hantera delningen. Det kan vara leverantören, en kollega eller du själv. Har du bara vidarebefordrat någon annans länk kanske du inte får ändra åtkomsten.
Be personen öppna delningsinställningarna för den aktuella fakturan och kontrollera adressen och behörigheten som behövs. Skicka med exakt länk: en annan faktura eller hela mappen förklarar inte nödvändigtvis problemet. Även mappen eller en delad enhet kan påverka åtkomsten; låt någon med rätt behörighet bedöma det.
Om det finns möjlighet att begära åtkomst kan mottagaren använda den. Du kan också kontakta ägaren direkt och ange vem som behöver vilket underlag. En skickad begäran är inte ett godkännande. Bestäm vem som återkommer med resultatet.
Dela inte hela den överordnade mappen och gör inte länken offentlig som snabb lösning. Hantera den PDF som behövs och låt en behörig person kontrollera delningens omfattning.
Källa för detta avsnitt: Google: dela filer från Google Drive · Google: felsöka åtkomst till filer · Google: begränsa delning, nedladdning, utskrift och kopiering
Välj nästa steg efter var överlämningen har fastnat
Börja med första raden. När kontot stämmer skiljer du mellan saknad behörighet, företagsregler och att fakturan går att visa men en kopia behövs.
| Vad du upptäcker | Vad du gör härnäst |
|---|---|
| Mottagaren öppnar länken med ett annat konto än det avsedda. | Öppna med det avsedda kontot om det är tillgängligt. Annars meddela ägaren rätt adress och be om en bedömning av åtkomsten. |
| Kontot stämmer men PDF-filen är fortfarande otillgänglig. | Begär åtkomst om det erbjuds, eller kontakta ägaren eller delningsansvarig med länken och mottagaradressen. |
| Företagets regler blockerar delning utanför organisationen. | Be administratören om en godkänd överlämningsmetod. Ersätt inte den blockerade länken med en kopia utan att kontrollera att det är tillåtet. |
| Mottagaren har inget Google-konto. | Fråga ägaren om besökaråtkomst. Organisationen kan tillåta det för PDF-filer; annars behöver ni en godkänd alternativ väg. |
| PDF-filen går att visa men den nödvändiga kopian går inte att ladda ned. | Kontrollera med ägaren om nedladdning eller en kopia är tillåten. Om ja, ordna överlämningen; annars rådgör med ägaren eller administratören. |
| Redovisningskonsulten kan använda underlaget som avtalat med tillåten åtkomst. | Bekräfta vilket underlag som har tagits emot. Om överlämningen fortfarande brister, beskriv problemet för någon som kan lösa det. |
Källa för detta avsnitt: Google: dela filer från Google Drive · Google: felsöka åtkomst till filer · Google Workspace: hantera extern delning i organisationen · Google: dela dokument med besökare · Google: begränsa delning, nedladdning, utskrift och kopiering
När företagets regler hindrar åtkomst
För arbetskonton kan organisationen begränsa extern delning eller bara tillåta vissa domäner. Ägarens vilja räcker då inte. Be ägaren kontrollera med administratören hur underlaget får lämnas till redovisningskonsulten.
Att byta till ett privat konto eller mejla en kopia är inte automatiskt tillåtet. Organisationen måste godkänna metoden. Om den inte gör det, fortsätt med administratören i stället för att kringgå begränsningen.
En mottagare utan Google-konto behöver inte alltid skaffa Gmail. Om organisationen tillåter delning med besökare kan även PDF-filer delas så; mottagaren verifierar sin e-postadress. Fråga ägaren om det är möjligt för den aktuella filen. Be annars om en annan godkänd väg.
Källa för detta avsnitt: Google Workspace: hantera extern delning i organisationen · Google: dela dokument med besökare
Att visa fakturan och ladda ned en kopia är olika behov
Innan ni anser åtkomsten löst, klargör om redovisningskonsulten behöver visa fakturan i Drive eller få en PDF-kopia. Visningsåtkomst garanterar inte nedladdning. Ägaren eller organisationen kan begränsa nedladdningar.
Behövs en kopia men nedladdning saknas, be ägaren kontrollera om en kopia får lämnas ut. Om det är tillåtet kan en behörig person ordna en godkänd överlämning. Annars behöver ägaren eller administratören få veta det konkreta behovet; kringgå inte nedladdningsspärren.
Källa för detta avsnitt: Google: begränsa delning, nedladdning, utskrift och kopiering · Google Workspace: hantera extern delning i organisationen
Ett meddelande med uppgifterna ägaren behöver
Ange länk, underlagets namn, avsedd adress och vad mottagaren faktiskt ser. Är det inloggade kontot inte kontrollerat, skriv det i stället för att gissa. Mallen utgår från att också en PDF-kopia behövs.
Ersätt fälten inom hakparentes med dina uppgifter. Behövs bara visning, anpassa begäran om en kopia. Skicka meddelandet till ägaren eller en behörig delningsansvarig.
Källa för detta avsnitt: Google: dela filer från Google Drive · Google: felsöka åtkomst till filer · Google: begränsa delning, nedladdning, utskrift och kopiering · Google Workspace: hantera extern delning i organisationen
Bekräfta överlämningen utifrån mottagarens behov
Efter ändrad åtkomst ber du redovisningskonsulten öppna den aktuella länken igen med avsett konto. Har ni avtalat om en tillåten PDF-kopia, bekräfta mottagande och läsbarhet. Att du själv kan öppna länken ersätter inte mottagarens kontroll.
Om överlämningen fortfarande fastnar, berätta för ägaren vad som återstår: ingen åtkomst med rätt konto, förbjuden delning eller en nödvändig kopia som inte får lämnas ut. Det ger underlag för nästa steg utan att samma länk skickas om och om igen.
Källa för detta avsnitt: Google: dela filer från Google Drive · Google: begränsa delning, nedladdning, utskrift och kopiering · Google Workspace: hantera extern delning i organisationen