Sjekk først hvilken konto regnskapsføreren bruker
At du kan åpne en faktura lagret som PDF i Google Drive, betyr ikke at regnskapsføreren også kan det. Delingen kan gjelde en bestemt adresse. Finn ut hvilken adresse som skal ha tilgang, og sammenlign den med kontoen som åpner lenken.
Eksempel: du sender bilaget til jobbadressen, men nettleseren er logget inn på en privat konto. Be mottakeren sjekke adressen i Google-kontomenyen. Hvis den tiltenkte kontoen er tilgjengelig, kan mottakeren bytte til den og åpne lenken igjen. Hvis adressene stemmer, men filen fortsatt er utilgjengelig, sjekker dere delingen.
Hvis regnskapsføreren allerede har PDF-filen, men ikke kan lese den eller trenger et passord, bruk veiledningen nedenfor for å åpne filen. Kontroll av delingen i Drive løser ikke dette problemet.
Fakturaen er kommet, men PDF-filen lar seg ikke åpne. Hva sender du til regnskapsføreren? →
Kilde for denne delen: Google: del filer fra Google Drive · Google: løs problemer med filtilgang
Hvem kan sjekke delingen av denne fakturaen?
Kontakt fileieren eller noen som har lov til å administrere delingen. Det kan være leverandøren, en kollega eller deg selv. Har du bare videresendt en annens lenke, har du kanskje ikke rett til å endre tilgangen.
Be personen åpne delingsinnstillingene for den konkrete fakturaen og sjekke adressen og nødvendig tillatelse. Legg ved den nøyaktige lenken: en annen faktura eller hele mappen forklarer ikke nødvendigvis problemet. Mappen eller en delt disk kan også påvirke tilgangen; la noen med riktige rettigheter vurdere det.
Hvis det tilbys en mulighet for å be om tilgang, kan regnskapsføreren bruke den. Du kan også kontakte eieren direkte og forklare hvem som trenger hvilket bilag. En sendt forespørsel er ikke en godkjenning. Avtal hvem som gir beskjed om utfallet.
Ikke del hele den overordnede mappen eller gjør lenken offentlig som en rask løsning. Avklar tilgangen til PDF-en dere trenger, og la en autorisert person sjekke omfanget av delingen.
Kilde for denne delen: Google: del filer fra Google Drive · Google: løs problemer med filtilgang · Google: begrens deling, nedlasting, utskrift og kopiering
Velg neste steg ut fra hvor overleveringen har stoppet
Start med første rad. Når kontoen stemmer, skill mellom manglende tillatelse, bedriftsregler og at fakturaen kan vises, men en kopi trengs.
| Hva du finner ut | Hva du gjør videre |
|---|---|
| Regnskapsføreren åpner lenken med en annen konto enn den tiltenkte. | Åpne med den tiltenkte kontoen hvis den er tilgjengelig. Ellers oppgi riktig adresse til eieren og be om vurdering av tilgangen. |
| Kontoen stemmer, men den konkrete PDF-en er fortsatt utilgjengelig. | Be om tilgang hvis det tilbys, eller kontakt eieren eller delingsansvarlig med lenken og mottakeradressen. |
| Bedriftens regler blokkerer deling utenfor organisasjonen. | Be administratoren om en godkjent overleveringsmetode. Ikke erstatt den blokkerte lenken med en kopi uten å sjekke at det er tillatt. |
| Regnskapsføreren har ingen Google-konto. | Spør eieren om besøkstilgang. Organisasjonen kan tillate det for PDF-er; ellers må dere avtale et godkjent alternativ. |
| PDF-en kan vises, men den nødvendige kopien kan ikke lastes ned. | Sjekk med eieren om nedlasting eller utlevering av en kopi er tillatt. Hvis ja, avtal levering; ellers rådfør dere med eieren eller administratoren. |
| Regnskapsføreren kan bruke bilaget som avtalt med tillatt tilgang. | Bekreft hvilket bilag som er mottatt. Hvis overleveringen fortsatt er ufullstendig, beskriv problemet til noen som kan løse det. |
Kilde for denne delen: Google: del filer fra Google Drive · Google: løs problemer med filtilgang · Google Workspace: administrer ekstern deling i organisasjonen · Google: del dokumenter med besøkende · Google: begrens deling, nedlasting, utskrift og kopiering
Når bedriftsregler hindrer tilgangen
For jobbkontoer kan organisasjonen begrense ekstern deling eller bare tillate utvalgte domener. Eierens vilje er da ikke nok. Be eieren avklare med administratoren hvordan bilaget kan leveres til regnskapsføreren.
Å bytte til en privat konto eller sende en kopi på e-post er ikke automatisk tillatt. Organisasjonen må godkjenne metoden. Hvis ikke, fortsett med administratoren i stedet for å omgå begrensningen.
En regnskapsfører uten Google-konto trenger ikke alltid opprette Gmail. Hvis organisasjonen tillater deling med besøkende, kan også PDF-er deles slik, og mottakeren bekrefter e-postadressen sin. Spør eieren om dette er tilgjengelig for filen. Hvis ikke, be om en annen godkjent løsning.
Kilde for denne delen: Google Workspace: administrer ekstern deling i organisasjonen · Google: del dokumenter med besøkende
Å vise fakturaen og laste ned en kopi er forskjellige behov
Før dere regner tilgangen som avklart, finn ut om regnskapsføreren trenger å vise fakturaen i Drive eller få en PDF-kopi. Visning garanterer ikke nedlasting. Eieren eller organisasjonen kan begrense nedlasting.
Hvis en kopi trengs og nedlasting ikke er tilgjengelig, be eieren sjekke om den kan leveres. Hvis det er tillatt, kan en autorisert person avtale en godkjent overlevering. Ellers må eieren eller administratoren få det konkrete behovet; ikke omgå nedlastingsbegrensningen.
Kilde for denne delen: Google: begrens deling, nedlasting, utskrift og kopiering · Google Workspace: administrer ekstern deling i organisasjonen
En melding med opplysningene eieren trenger
Oppgi lenke, bilagsnavn, tiltenkt adresse og det mottakeren faktisk ser. Hvis den innloggede kontoen ikke er sjekket, skriv det i stedet for å gjette. Malen forutsetter at en PDF-kopi også trengs.
Bytt ut feltene i hakeparenteser med egne opplysninger. Hvis bare visning er nødvendig, tilpass forespørselen om en kopi. Send meldingen til eieren eller en autorisert delingsansvarlig.
Kilde for denne delen: Google: del filer fra Google Drive · Google: løs problemer med filtilgang · Google: begrens deling, nedlasting, utskrift og kopiering · Google Workspace: administrer ekstern deling i organisasjonen
Bekreft overleveringen ut fra regnskapsførerens behov
Etter endret tilgang ber du regnskapsføreren åpne den konkrete lenken igjen med den tiltenkte kontoen. Har dere avtalt en tillatt PDF-kopi, be om bekreftelse på mottak og lesbarhet. At du selv kan åpne lenken erstatter ikke mottakerens sjekk.
Hvis overleveringen fortsatt stopper, fortell eieren hva som gjenstår: filen er utilgjengelig med riktig konto, organisasjonen tillater ikke deling, eller en nødvendig kopi kan ikke leveres. Da har eieren grunnlag for neste steg uten å få samme lenke om og om igjen.
Kilde for denne delen: Google: del filer fra Google Drive · Google: begrens deling, nedlasting, utskrift og kopiering · Google Workspace: administrer ekstern deling i organisasjonen