Verifique primeiro a conta usada para abrir a ligação
Conseguir abrir uma fatura guardada como PDF no Google Drive não significa que o contabilista também tenha acesso. A partilha pode destinar-se a um endereço específico. Confirme qual o endereço que deve ter acesso e compare-o com a conta usada para abrir a ligação.
Por exemplo, envia o documento para o endereço profissional, mas o navegador está ligado a uma conta pessoal. Peça ao contabilista que verifique o endereço no menu da conta Google. Se tiver a conta prevista disponível, pode mudar para ela e abrir novamente a ligação. Se os endereços coincidirem e o acesso continuar bloqueado, verifique a partilha.
Se o contabilista já tem o PDF mas não o consegue ler ou precisa de uma palavra-passe, use o guia abaixo para resolver a abertura do ficheiro. Verificar a partilha no Drive não resolverá esse problema.
A fatura chegou, mas o PDF não abre. O que enviar à contabilidade? →
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Quem pode verificar a partilha desta fatura?
Contacte o proprietário do ficheiro ou alguém autorizado a gerir a partilha: fornecedor, colega ou o próprio remetente. Ter apenas reencaminhado uma ligação de outra pessoa pode não lhe dar autorização para alterar o acesso.
Peça a essa pessoa que abra as definições de partilha da fatura concreta e verifique o endereço e a permissão necessária. Inclua a ligação exata: outra fatura ou a pasta inteira podem não explicar o problema. A pasta ou um disco partilhado também podem influenciar o acesso; deixe a avaliação a quem os pode gerir.
Se surgir a opção de pedir acesso, o contabilista pode utilizá-la. Pode também contactar diretamente o proprietário e indicar quem precisa de que documento. Um pedido enviado não é uma aprovação. Combinem quem comunicará o resultado.
Não partilhe toda a pasta superior nem torne a ligação pública como solução rápida. Resolva o acesso ao PDF necessário e peça a uma pessoa autorizada para verificar o âmbito da partilha.
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Escolha o próximo passo consoante o ponto de bloqueio
Comece pela primeira linha. Depois de confirmar a conta, distinga falta de permissão, regras da empresa e o caso em que a fatura já é visível mas é necessária uma cópia.
| O que verifica | O que fazer a seguir |
|---|---|
| O contabilista abre a ligação com uma conta diferente da prevista. | Abrir com a conta prevista, se estiver disponível. Caso contrário, indicar o endereço correto ao proprietário e pedir uma avaliação do acesso. |
| A conta coincide, mas o PDF continua inacessível. | Pedir acesso, se essa opção surgir, ou contactar o proprietário ou gestor da partilha com a ligação e o endereço do destinatário. |
| As regras da empresa bloqueiam a partilha externa. | Pedir ao administrador um método de entrega aprovado. Não substituir a ligação bloqueada por uma cópia sem verificar se é permitido enviá-la. |
| O contabilista não tem uma conta Google. | Perguntar ao proprietário sobre acesso de visitantes. A organização pode permiti-lo para PDF; caso contrário, combinar uma alternativa aprovada. |
| O PDF é visível, mas não é possível transferir a cópia necessária. | Confirmar com o proprietário se a transferência ou entrega de uma cópia é permitida. Se sim, combinar a entrega; caso contrário, consultar o proprietário ou administrador. |
| O contabilista pode usar o documento como combinado, com acesso autorizado. | Confirmar que documento recebeu. Se a entrega continuar incompleta, descrever o problema restante a quem o pode resolver. |
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Quando as regras da empresa impedem o acesso
Numa conta profissional, a organização pode restringir a partilha externa ou permitir apenas certos domínios. A vontade do proprietário não chega. Peça-lhe que confirme com o administrador como entregar o documento ao contabilista.
Mudar para uma conta pessoal ou enviar uma cópia por e-mail não é automaticamente permitido. O método tem de ser aprovado pela organização. Caso contrário, prossiga com o administrador em vez de contornar a restrição.
Um contabilista sem conta Google nem sempre precisa de criar Gmail. Se a organização permitir a partilha com visitantes, também é possível partilhar PDF dessa forma e o destinatário verifica o seu endereço de e-mail. Pergunte ao proprietário se a opção está disponível para este ficheiro. Se não estiver, peça outra via aprovada.
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Ver a fatura e obter uma cópia são necessidades diferentes
Antes de considerar o acesso resolvido, esclareça se o contabilista precisa de ver a fatura no Drive ou obter uma cópia PDF. A visualização não garante a transferência. O proprietário ou a organização podem restringi-la.
Se for necessária uma cópia e não for possível transferi-la, peça ao proprietário que confirme se a pode fornecer. Se for permitido, uma pessoa autorizada pode combinar uma entrega aprovada. Se não puder fornecê-la, apresente a necessidade concreta ao proprietário ou administrador; não contorne o bloqueio da transferência.
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Uma mensagem com os dados de que o proprietário precisa
Indique a ligação, o nome do documento, o endereço previsto e o que o destinatário realmente vê. Se a conta ligada ainda não foi verificada, diga-o sem adivinhar. Este modelo pressupõe também a necessidade de uma cópia PDF.
Substitua os campos entre parênteses retos pelos seus dados. Se só for necessária a visualização, adapte o pedido de cópia. Envie a mensagem ao proprietário ou gestor autorizado da partilha.
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Confirme a entrega de acordo com a necessidade do contabilista
Após alterar o acesso, peça ao contabilista que abra novamente essa ligação com a conta prevista. Se combinaram uma cópia PDF permitida, peça confirmação da receção e legibilidade. Abrir a ligação na sua própria conta não substitui esta verificação pelo destinatário.
Se a entrega continuar bloqueada, explique ao proprietário o que falta resolver: ficheiro inacessível com a conta correta, partilha proibida pela organização ou cópia necessária que não pode ser fornecida. Assim terá os dados para o próximo passo, sem receber repetidamente a mesma ligação.
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