Nejdřív ověřte, kterým účtem účetní odkaz otevírá
Když fakturu uloženou jako PDF na Google Drivu otevřete vy, ještě to neznamená, že k ní má přístup i účetní. Sdílení může být nastavené pro konkrétní adresu. Zjistěte, pro který e-mail má být soubor zpřístupněný, a porovnejte ho s účtem, kterým účetní odkaz otevírá.
Příklad: doklad posíláte na pracovní adresu účetní, ale ona odkaz otevře v prohlížeči přihlášeném k osobnímu účtu. Požádejte ji, aby v nabídce účtu Google zkontrolovala přihlášenou adresu. Pokud používá jiný účet a zamýšlený účet má k dispozici, ať se na něj přepne a odkaz znovu otevře. Když adresy souhlasí a soubor dál není dostupný, pokračujte kontrolou sdílení.
Pokud účetní PDF už získala, ale nejde ho přečíst nebo vyžaduje heslo, řešte otevření souboru podle následujícího návodu. Kontrola sdílení na Drivu tuto potíž nevyřeší.
Faktura přišla, ale PDF nejde otevřít. Co poslat účetní? →
Zdroj k této části: Google: sdílení souborů z Disku Google · Google: řešení problémů s přístupem k souborům
Kdo může zkontrolovat sdílení konkrétní faktury?
Obraťte se na vlastníka souboru nebo člověka, který smí spravovat jeho sdílení. Může to být dodavatel, kolega nebo vy sami. Pokud jste pouze přeposlali cizí odkaz, nemusíte mít oprávnění přístup upravit.
Požádejte oprávněného člověka, aby u konkrétní faktury otevřel nastavení sdílení a ověřil adresu účetní i potřebné oprávnění. Přiložte přesný odkaz: kontrola jiné faktury nebo celé složky nemusí vysvětlit, proč tento soubor nejde otevřít. Přístup může souviset také se složkou nebo sdíleným diskem; jeho posouzení nechte na člověku, který je smí spravovat.
Pokud se při otevření nabízí možnost požádat o přístup, účetní ji může použít. Současně můžete vlastníka kontaktovat přímo a popsat, kdo který doklad potřebuje. Odeslaná žádost ještě neznamená schválený přístup, proto si s vlastníkem domluvte, kdo se ozve s výsledkem.
Jako rychlou opravu nezpřístupňujte celou nadřazenou složku ani neměňte odkaz na veřejný. Řešte přístup k potřebnému PDF a rozsah sdílení nechte zkontrolovat oprávněným člověkem.
Zdroj k této části: Google: sdílení souborů z Disku Google · Google: řešení problémů s přístupem k souborům · Google: omezení sdílení, stahování, tisku a kopírování
Vyberte další krok podle toho, kde se předání zastavilo
Začněte prvním řádkem. Jakmile víte, že účet souhlasí, rozlište chybějící oprávnění, firemní omezení a situaci, kdy už jde fakturu zobrazit, ale účetní potřebuje její kopii.
| Co zjistíte | Co udělat dál |
|---|---|
| Účetní otevírá odkaz jiným účtem, než pro který je přístup určený. | Pokud má zamýšlený účet k dispozici, otevřít odkaz s ním. Jinak sdělit vlastníkovi správnou adresu a požádat o posouzení přístupu. |
| Účet souhlasí, ale konkrétní PDF je dál nedostupné. | Využít žádost o přístup, pokud se nabízí, nebo kontaktovat vlastníka či správce sdílení s odkazem a adresou příjemce. |
| Vlastník zjistí, že sdílení mimo organizaci blokují firemní pravidla. | Požádat odpovědného správce o schválený způsob předání; nenahrazovat blokovaný odkaz kopií bez ověření, že je její předání povolené. |
| Účetní nemá účet Google. | Zeptat se vlastníka na přístup pro návštěvníky. U PDF ho organizace může povolit; pokud ho nepovoluje, domluvit schválenou alternativu. |
| PDF se zobrazí, ale potřebnou kopii nejde stáhnout. | Ověřit s vlastníkem, zda je stažení nebo předání kopie povolené. Pokud ano, domluvit její dodání; jinak řešit další postup s vlastníkem či správcem. |
| Účetní může s povoleným přístupem doklad použít domluveným způsobem. | Potvrdit, který doklad převzala. Pokud předání stále vázne, popsat zbývající problém člověku, který ho může řešit. |
Zdroj k této části: Google: sdílení souborů z Disku Google · Google: řešení problémů s přístupem k souborům · Google Workspace: správa externího sdílení v organizaci · Google: sdílení dokumentů s návštěvníky · Google: omezení sdílení, stahování, tisku a kopírování
Když přístupu brání firemní pravidla
U pracovního účtu může organizace omezit sdílení mimo firmu nebo povolit jen vybrané domény. Pak samotná ochota vlastníka nestačí. Požádejte ho, aby s odpovědným správcem ověřil, jak lze účetní potřebný doklad předat.
Změna na osobní účet ani odeslání kopie e-mailem nejsou automaticky povoleným řešením. Důležité je, zda organizace daný způsob předání schvaluje. Pokud ne, pokračujte se správcem místo hledání cesty kolem omezení.
Účetní bez účtu Google nemusí vždy zakládat Gmail. Pokud organizace povoluje sdílení s návštěvníky, lze tímto způsobem zpřístupnit i PDF a příjemce ověří svou e-mailovou adresu. Zeptejte se vlastníka, zda je tato možnost pro daný soubor dostupná. Když není, požádejte o jinou schválenou cestu.
Zdroj k této části: Google Workspace: správa externího sdílení v organizaci · Google: sdílení dokumentů s návštěvníky
Zobrazení faktury a stažení kopie jsou dva různé požadavky
Než přístup označíte za vyřešený, ujasněte si s účetní, co potřebuje: fakturu na Drivu zobrazit, nebo získat její PDF kopii. Možnost soubor zobrazit sama o sobě nezaručuje možnost ho stáhnout. Vlastník nebo organizace mohou stahování omezit.
Pokud účetní potřebuje kopii a stažení není dostupné, požádejte vlastníka, aby ověřil, zda ji smí poskytnout. Je-li to povolené, oprávněný člověk může domluvit její předání schváleným způsobem. Pokud kopii poskytnout nesmí, vraťte se k vlastníkovi či správci s konkrétním požadavkem účetní; zákaz stahování neobcházejte.
Zdroj k této části: Google: omezení sdílení, stahování, tisku a kopírování · Google Workspace: správa externího sdílení v organizaci
Zpráva, která vlastníkovi dá potřebné informace
Doplňte odkaz, název dokladu, zamýšlenou adresu a to, co příjemce skutečně vidí. Pokud přihlášený účet ještě není ověřený, napište to místo odhadu. Následující vzor počítá se situací, kdy účetní potřebuje i PDF kopii.
Nahraďte hranaté závorky vlastními údaji. Pokud účetní potřebuje jen zobrazení, upravte požadavek na kopii. Zprávu pošlete vlastníkovi nebo oprávněnému správci sdílení.
Zdroj k této části: Google: sdílení souborů z Disku Google · Google: řešení problémů s přístupem k souborům · Google: omezení sdílení, stahování, tisku a kopírování · Google Workspace: správa externího sdílení v organizaci
Potvrďte předání podle toho, co účetní potřebovala
Po úpravě přístupu požádejte účetní, aby konkrétní odkaz znovu otevřela zamýšleným účtem. Pokud jste se dohodli na povolené PDF kopii, ať potvrdí její přijetí a čitelnost. Vaše vlastní otevření odkazu nenahrazuje tuto kontrolu u příjemce.
Jestliže předání dál vázne, napište vlastníkovi, co zůstalo nevyřešené: soubor není dostupný ani se správným účtem, organizace sdílení nepovoluje, nebo účetní potřebuje kopii, kterou nelze poskytnout. Vlastníkovi tím dáte podklady pro další krok bez opakovaného přeposílání stejného odkazu.
Zdroj k této části: Google: sdílení souborů z Disku Google · Google: omezení sdílení, stahování, tisku a kopírování · Google Workspace: správa externího sdílení v organizaci