Kontrollér først, hvilken konto bogholderen bruger
At du kan åbne en faktura gemt som PDF i Google Drive, betyder ikke, at bogholderen også kan. Delingen kan gælde en bestemt adresse. Find ud af, hvilken adresse der skal have adgang, og sammenlign den med kontoen, som åbner linket.
Eksempel: Du sender bilaget til arbejdsadressen, men browseren er logget ind på en privat konto. Bed modtageren kontrollere adressen i Google-kontomenuen. Er den tiltænkte konto tilgængelig, kan modtageren skifte til den og åbne linket igen. Hvis adresserne stemmer, men filen stadig er utilgængelig, kontrollér delingen.
Hvis bogholderen allerede har PDF-filen, men ikke kan læse den eller har brug for en adgangskode, brug vejledningen nedenfor til at åbne filen. Kontrol af deling i Drive løser ikke dette problem.
Fakturaen er kommet, men PDF-filen kan ikke åbnes. Hvad sender du til bogholderen? →
Kilde til dette afsnit: Google: del filer fra Google Drive · Google: løs problemer med filadgang
Hvem kan kontrollere delingen af denne faktura?
Kontakt filejeren eller en person, der må administrere delingen. Det kan være leverandøren, en kollega eller dig selv. Har du blot videresendt en andens link, må du måske ikke ændre adgangen.
Bed personen åbne delingsindstillingerne for den konkrete faktura og kontrollere adressen og den nødvendige tilladelse. Vedlæg det præcise link: En anden faktura eller hele mappen forklarer ikke nødvendigvis problemet. Mappen eller et fællesdrev kan også påvirke adgang; lad en person med de rette rettigheder vurdere det.
Hvis der tilbydes en mulighed for at anmode om adgang, kan bogholderen bruge den. Du kan også kontakte ejeren direkte og forklare, hvem der skal bruge hvilket bilag. En sendt anmodning er ikke en godkendelse. Aftal, hvem der giver besked om resultatet.
Del ikke hele den overordnede mappe, og gør ikke linket offentligt som en hurtig løsning. Afklar adgang til den nødvendige PDF, og lad en autoriseret person kontrollere delingens omfang.
Kilde til dette afsnit: Google: del filer fra Google Drive · Google: løs problemer med filadgang · Google: begræns deling, download, udskrivning og kopiering
Vælg næste skridt efter, hvor overdragelsen er stoppet
Start med første række. Når kontoen stemmer, skal du skelne mellem manglende tilladelse, virksomhedsregler og en faktura, der kan vises, men hvor en kopi er nødvendig.
| Det finder du ud af | Det gør du derefter |
|---|---|
| Bogholderen åbner linket med en anden konto end den tiltænkte. | Åbn med den tiltænkte konto, hvis den er tilgængelig. Ellers oplys ejeren om den rette adresse, og bed om en vurdering af adgangen. |
| Kontoen stemmer, men den konkrete PDF er stadig utilgængelig. | Anmod om adgang, hvis muligheden tilbydes, eller kontakt ejeren eller den delingsansvarlige med linket og modtageradressen. |
| Virksomhedens regler blokerer deling uden for organisationen. | Bed administratoren om en godkendt overdragelsesmetode. Erstat ikke det blokerede link med en kopi uden at kontrollere, at det er tilladt. |
| Bogholderen har ingen Google-konto. | Spørg ejeren om besøgsadgang. Organisationen kan tillade det for PDF-filer; ellers må I aftale et godkendt alternativ. |
| PDF’en kan vises, men den nødvendige kopi kan ikke downloades. | Kontrollér med ejeren, om download eller udlevering af en kopi er tilladt. Hvis ja, aftal levering; ellers drøft næste skridt med ejeren eller administratoren. |
| Bogholderen kan bruge bilaget som aftalt med tilladt adgang. | Bekræft, hvilket bilag der er modtaget. Hvis overdragelsen stadig er ufuldstændig, beskriv problemet for en person, der kan løse det. |
Kilde til dette afsnit: Google: del filer fra Google Drive · Google: løs problemer med filadgang · Google Workspace: administrer ekstern deling i organisationen · Google: del dokumenter med besøgende · Google: begræns deling, download, udskrivning og kopiering
Når virksomhedsregler forhindrer adgang
Ved arbejdskonti kan organisationen begrænse ekstern deling eller kun tillade bestemte domæner. Ejerens vilje er så ikke nok. Bed ejeren afklare med administratoren, hvordan bilaget må gives til bogholderen.
At skifte til en privat konto eller sende en kopi via e-mail er ikke automatisk tilladt. Organisationen skal godkende metoden. Hvis ikke, så fortsæt med administratoren frem for at omgå begrænsningen.
En bogholder uden Google-konto behøver ikke altid oprette Gmail. Hvis organisationen tillader deling med besøgende, kan også PDF-filer deles sådan, og modtageren bekræfter sin e-mailadresse. Spørg ejeren, om muligheden findes for denne fil. Bed ellers om en anden godkendt vej.
Kilde til dette afsnit: Google Workspace: administrer ekstern deling i organisationen · Google: del dokumenter med besøgende
At se fakturaen og downloade en kopi er forskellige behov
Inden I anser adgangen for løst, afklar om bogholderen skal se fakturaen i Drive eller have en PDF-kopi. Visning garanterer ikke download. Ejeren eller organisationen kan begrænse downloads.
Hvis der er brug for en kopi, men download ikke er muligt, bed ejeren kontrollere, om en kopi må udleveres. Hvis det er tilladt, kan en autoriseret person aftale en godkendt overdragelse. Ellers må ejeren eller administratoren have det konkrete behov; omgå ikke downloadbegrænsningen.
Kilde til dette afsnit: Google: begræns deling, download, udskrivning og kopiering · Google Workspace: administrer ekstern deling i organisationen
En besked med de oplysninger, ejeren har brug for
Angiv link, bilagsnavn, tiltænkt adresse og det, modtageren faktisk ser. Hvis den indloggede konto ikke er kontrolleret, så skriv det i stedet for at gætte. Skabelonen forudsætter, at der også er brug for en PDF-kopi.
Erstat felterne i firkantede parenteser med dine oplysninger. Hvis kun visning er nødvendig, tilpas anmodningen om en kopi. Send beskeden til ejeren eller en autoriseret delingsansvarlig.
Kilde til dette afsnit: Google: del filer fra Google Drive · Google: løs problemer med filadgang · Google: begræns deling, download, udskrivning og kopiering · Google Workspace: administrer ekstern deling i organisationen
Bekræft overdragelsen efter bogholderens behov
Efter ændret adgang beder du bogholderen åbne det konkrete link igen med den tiltænkte konto. Har I aftalt en tilladt PDF-kopi, så få modtagelse og læsbarhed bekræftet. At du selv kan åbne linket erstatter ikke modtagerens kontrol.
Hvis overdragelsen stadig går i stå, fortæl ejeren, hvad der mangler: ingen adgang med den rette konto, deling forbudt af organisationen eller en nødvendig kopi, der ikke må udleveres. Det giver grundlag for næste skridt uden gentagne videresendelser af samme link.
Kilde til dette afsnit: Google: del filer fra Google Drive · Google: begræns deling, download, udskrivning og kopiering · Google Workspace: administrer ekstern deling i organisationen