Bekijk wat de leverancier werkelijk heeft gestuurd
Het bericht vertelt vaak waar je verder moet zoeken. Bevestigt het een bestelling, betaling, abonnementsverlenging of nieuwe factuur? Kijk in het facturatiegedeelte van je klantaccount als het bericht daarheen verwijst. Zoeken naar PDF-bijlagen in e-mail helpt niet als de leverancier alleen een melding stuurde.
Log liever via een bekende route in op het klantaccount, zeker als het bericht van een ongebruikelijk adres komt. Zoek in het menu naar facturatie, betalingen, billing of invoices. De namen verschillen en soms is dit gedeelte alleen beschikbaar voor de beheerder of accounteigenaar. Als je de knop niet ziet, betekent dat niet altijd dat er geen document is.
Controleer na het downloaden of het bestand bij de gezochte aankoop hoort. Een kaartbetaalbevestiging, bestelling en echte factuur kunnen naast elkaar in het portaal staan. Geef je boekhouder het gevraagde document of beschrijf bij twijfel welke stukken beschikbaar zijn.
Controleer onder welk bedrijf je bent ingelogd
In een voorbeeld beheer je twee organisaties binnen één online dienst. Je gebruikt dezelfde login, maar elke organisatie heeft eigen facturatie. In de eerste zie je de juiste maand en een vergelijkbaar bedrag, waardoor het document juist lijkt. De afnemer is echter het andere bedrijf.
Bekijk daarom vóór het downloaden het geselecteerde account, de werkruimte of het profiel. Controleer vervolgens de afnemer in het document zelf. Dat is vooral belangrijk bij een dienst die je eerst privé gebruikte en later zakelijk. Een gewijzigd e-mailadres verandert niet automatisch alle factuurgegevens.
Is de factuur onjuist opgesteld, los dat dan niet alleen op door die naar een andere map te verplaatsen. Regel de correctie met de leverancier en laat je boekhouder weten dat er een probleem is met het oorspronkelijke document.
Een gedownload document is betrouwbaarder dan ‘het staat achter de link’
Een link kan jouw login vereisen, altijd naar de nieuwste periode leiden of later stoppen met werken. Als je je boekhouder alleen een link uit je eigen klantaccount geeft, kan die misschien niet bij het bestand. Controleer de afgesproken overdrachtswijze en geef de kopie zelf door als het om een PDF moet gaan.
Noteer bij een terugkerende dienst de route: onder welk account het document ontstaat, wie het mag downloaden en wanneer het meestal verschijnt. Je hebt geen nieuw register met twintig verplichte kolommen nodig. Enkele regels met de dienstnaam en een link naar het facturatiegedeelte kunnen voldoende zijn om de volgende zoektocht niet vanaf nul te beginnen.
Als de dienst de PDF zelf naar een gekozen adres kan sturen, overweeg die instelling dan. Controleer eerst het resultaat bij de volgende echte factuur; de bevestiging van een opgeslagen adres betekent nog niet dat het document er werkelijk aankomt.
Wanneer je de leverancier beter kunt schrijven
Toont het juiste account een betaling zonder document, schrijf dan bijvoorbeeld: ‘Voor account Studio zoek ik de factuur voor het Cloud-abonnement van september, betaald op 30 september. De geschiedenis toont alleen een betaalbevestiging. Waar vind ik het uitgegeven document voor deze aankoop? Als u alleen een betalingsbewijs uitgeeft, welk type is dat? Kunnen volgende documenten als PDF naar het afgesproken adres?’ Gebruik je werkelijke gegevens, zonder wachtwoord of volledig kaartnummer. Controleer het ontvangen bestand en stem een ander documenttype af met je boekhouder.
Laat je boekhouder intussen kort weten dat de factuur niet beschikbaar is en dat je die aan het zoeken bent. Stuur geen willekeurige export uit het betalingsgedeelte als zekere vervanging als je niet weet of die bruikbaar is voor het werk van je boekhouder.
Automatisch zoeken in e-mail helpt bij documenten die in de mailbox zijn aangekomen. Het leveranciersportaal is een andere bron. Zodra je dit verschil kent, kun je het werk verstandig verdelen: beschikbare PDF's doorlopend laten verzamelen en de resterende diensten via een concrete lijst bijhouden.