Pozrite sa, čo vám dodávateľ skutočne poslal
Správa vám často napovie, kde hľadať ďalej. Potvrdzuje objednávku, platbu, obnovu predplatného alebo vystavenie faktúry? Ak odkazuje do fakturačnej časti zákazníckeho účtu, pozrite sa tam. Hľadanie PDF príloh v e-maile nepomôže, ak dodávateľ poslal iba oznámenie.
Do zákazníckeho účtu sa radšej prihláste známou cestou, najmä ak správa prišla z nezvyčajnej adresy. V menu hľadajte fakturáciu, platby, billing alebo invoices. Názvy sa líšia a niekedy je sekcia dostupná iba správcovi či vlastníkovi účtu. Keď tlačidlo nevidíte, nemusí to znamenať, že žiadny doklad neexistuje.
Po stiahnutí overte, že súbor zodpovedá potrebnému nákupu. Potvrdenie platby kartou, objednávka a samotná faktúra môžu byť v portáli vedľa seba. Účtovníčke odovzdajte dokument, o ktorý žiada, prípadne jej opíšte, aké podklady sú dostupné, ak si nie ste istí.
Skontrolujte, pod ktorou firmou ste prihlásení
V modelovom príklade prevádzkujete dve organizácie v jednej online službe. Prihlásenie je spoločné, ale každá organizácia má vlastnú fakturáciu. V prvej vidíte správny mesiac a podobnú sumu, takže dokument na prvý pohľad vyzerá ako hľadaný. Odberateľom je však druhá firma.
Pred sťahovaním sa preto pozrite na vybraný účet, pracovný priestor alebo profil. Potom overte odberateľa priamo v dokumente. To je obzvlášť dôležité pri službe, ktorú ste pôvodne používali súkromne a neskôr previedli na podnikanie. Zmena e-mailovej adresy nemusí automaticky zmeniť všetky fakturačné údaje.
Ak je faktúra vystavená nesprávne, neriešte to iba presunutím do iného priečinka. Opravu dohodnite s dodávateľom a dajte účtovníčke vedieť, že pôvodný dokument má problém.
Stiahnutý dokument je spoľahlivejší než poznámka „je to pod odkazom“
Odkaz môže vyžadovať vaše prihlásenie, viesť vždy na najnovšie obdobie alebo neskôr prestať fungovať. Ak účtovníčke odovzdáte iba odkaz z vlastného zákazníckeho účtu, nemusí sa k súboru dostať. Overte dohodnutý spôsob odovzdávania a ak má ísť o PDF, odovzdajte priamo túto kópiu.
Pri pravidelnej službe si poznačte cestu: pod ktorým účtom dokument vzniká, kto ho smie stiahnuť a kedy sa zvyčajne objaví. Nepotrebujete nový register s dvadsiatimi povinnými stĺpcami. Niekoľko riadkov s názvom služby a odkazom do jej fakturačnej sekcie môže stačiť, aby sa ďalšie hľadanie neopakovalo od začiatku.
Ak služba umožňuje posielať samotné PDF na zvolenú adresu, zvážte takéto nastavenie. Najprv však overte výsledok na ďalšej skutočnej faktúre; potvrdenie uloženej adresy ešte nemusí znamenať, že na ňu dokument naozaj dorazí.
Kedy už napísať dodávateľovi
Ak v správnom účte vidíte platbu bez dokladu, napíšte dodávateľovi napríklad: „Pre účet Studio hľadám faktúru k predplatnému Cloud za september, platba prebehla 30. septembra. V histórii vidím iba potvrdenie platby. Kde získam vystavený dokument k tomuto nákupu? Ak vydávate iba účtenku, potvrďte prosím akú. Dajú sa ďalšie dokumenty posielať ako PDF na dohodnutú adresu?“ Doplňte skutočné údaje, nie heslo alebo celé číslo karty. Doručený súbor overte; prípadný iný druh dokladu dohodnite s účtovníčkou.
Účtovníčke medzitým stručne oznámte, že faktúra nie je dostupná a dohľadávate ju. Neposielajte náhodný export z platobnej sekcie ako istú náhradu, ak neviete, či je pre jej prácu použiteľný.
Automatické hľadanie v e-maile pomôže s dokladmi, ktoré do schránky prišli. Portál dodávateľa je iný zdroj. Keď tento rozdiel poznáte, môžete prácu rozdeliť rozumne: dostupné PDF nechať zbierať priebežne a niekoľko zostávajúcich služieb sledovať podľa konkrétneho zoznamu.