Verificați ce a trimis efectiv furnizorul
Mesajul vă arată adesea unde să căutați. Confirmă o comandă, o plată, reînnoirea unui abonament sau emiterea unei facturi? Dacă trimite la secțiunea de facturare a contului, verificați acolo. Căutarea atașamentelor PDF în e-mail nu ajută dacă furnizorul a trimis doar o notificare.
Autentificați-vă în contul de client pe o cale cunoscută, mai ales dacă mesajul vine de la o adresă neobișnuită. Căutați facturare, plăți sau facturi în meniu. Denumirile diferă, iar uneori secțiunea este vizibilă doar administratorului sau proprietarului contului. Lipsa butonului nu înseamnă că documentul nu există.
Verificați dacă fișierul descărcat privește achiziția corectă. În portal pot apărea atât confirmarea plății cu cardul, cât și comanda și factura. Predați contabilului documentul solicitat sau descrieți documentele disponibile dacă aveți îndoieli.
Verificați ce companie este selectată
Imaginați-vă două firme în același serviciu, cu o singură autentificare și facturare separată. Găsiți luna corectă și o sumă asemănătoare, dar factura indică cealaltă firmă drept cumpărător. Nu este documentul căutat: selectați contul corect și verificați din nou cumpărătorul în fișier.
Înainte de descărcare verificați contul, spațiul de lucru sau profilul selectat. Apoi verificați cumpărătorul în document. Este important mai ales dacă serviciul a fost folosit întâi personal și apoi de firmă. Schimbarea adresei de e-mail nu actualizează automat toate datele de facturare.
Mutarea unei facturi greșite în alt folder nu o corectează. Stabiliți corectarea cu furnizorul și informați contabilul despre problema din documentul original.
Un document descărcat este mai fiabil decât „Este sub link”
Un link poate cere autentificare, poate duce mereu la ultima perioadă sau poate expira. Dacă trimiteți doar un link din propriul cont de client, contabilul s-ar putea să nu poată accesa documentul. Verificați metoda agreată și trimiteți direct fișierul dacă este nevoie de un PDF.
Pentru un serviciu recurent, rețineți traseul: ce cont produce documentul, cine îl poate descărca și când apare de obicei. Nu aveți nevoie de un nou registru cu douăzeci de coloane obligatorii. Câteva rânduri cu numele serviciului și linkul la secțiunea de facturare pot împiedica începerea următoarei căutări de la zero.
Dacă serviciul poate trimite însuși PDF la o adresă aleasă, luați în considerare activarea acestuia. Dar verificați mai întâi următoarea factură reală; confirmarea că o adresă a fost salvată nu înseamnă că documentul va ajunge cu adevărat acolo.
Când să contactați furnizorul
Dacă în contul corect apare plata fără document, scrieți, de exemplu: „Pentru contul Studio caut factura abonamentului Cloud din septembrie, plătit pe 30 septembrie. Istoricul arată doar confirmarea plății. Unde obțin documentul emis pentru această achiziție? Dacă emiteți doar o chitanță, de ce tip? Puteți trimite următoarele documente în PDF la adresa convenită?”. Folosiți datele reale, fără parolă sau numărul complet al cardului. Verificați fișierul primit și stabiliți cu contabilul folosirea unui alt tip de document.
Între timp, spuneți-i pe scurt contabilului că factura nu este disponibilă și că o urmăriți. Nu trimiteți un export arbitrar din secțiunea de plăți ca înlocuitor definitiv dacă nu știți dacă este utilizabil pentru munca lor.
Căutarea automată prin e-mail ajută la documentele care au ajuns în căsuța poștală. Un portal de furnizori este o altă sursă. Odată ce înțelegeți această diferență, împărțiți munca în mod rațional: colectați în mod continuu PDF-urile disponibile și urmăriți cele câteva servicii rămase folosind o listă specifică.