Podívejte se, co vám dodavatel skutečně poslal
Zpráva vám často napoví, kde hledat dál. Potvrzuje objednávku, platbu, obnovu předplatného, nebo vystavení faktury? Pokud odkazuje do fakturační části zákaznického účtu, podívejte se tam. Hledání PDF příloh v e-mailu nepomůže, když dodavatel poslal jen oznámení.
Do zákaznického účtu se raději přihlaste známou cestou, zvlášť pokud zpráva přišla z neobvyklé adresy. V menu hledejte fakturaci, platby, billing nebo invoices. Názvy se liší a někdy je sekce dostupná jen správci či vlastníkovi účtu. Když tlačítko nevidíte, nemusí to znamenat, že žádný doklad neexistuje.
Po stažení ověřte, že soubor odpovídá potřebnému nákupu. Potvrzení karetní platby, objednávka a vlastní faktura mohou být v portálu vedle sebe. Účetní předejte dokument, o který žádá, případně jí popište, jaké podklady jsou dostupné, pokud si nejste jistí.
Zkontrolujte, pod kterou firmou jste přihlášení
Představte si, že v jedné službě spravujete dvě firmy pod společným přihlášením. Každá má vlastní fakturaci. Najdete správný měsíc a podobnou částku, takže to vypadá jako hledaná faktura. Teprve při otevření zjistíte, že je vystavená na druhou firmu.
Před stahováním se proto podívejte na vybraný účet, pracovní prostor nebo profil. Potom ověřte odběratele přímo v dokumentu. To je zvlášť důležité u služby, kterou jste původně používali soukromě a později převedli na podnikání. Změna e-mailové adresy nemusí automaticky změnit všechny fakturační údaje.
Jestli je faktura vystavená nesprávně, neřešte to jen přesunutím do jiné složky. Opravu domluvte s dodavatelem a dejte účetní vědět, že původní dokument má problém.
Stažený dokument je spolehlivější než poznámka „je to pod odkazem“
Odkaz může vyžadovat vaše přihlášení, vést vždy na nejnovější období nebo později přestat fungovat. Předáte-li účetní jen odkaz z vlastního zákaznického účtu, nemusí se k souboru dostat. Ověřte dohodnutý způsob předání a pokud má jít o PDF, předejte přímo tuto kopii.
U pravidelné služby si poznamenejte účet, místo ke stažení a dobu, kdy faktura obvykle přichází. Pokud ji smí stáhnout jen správce, připište jeho jméno. Příště tak nebudete cestu k dokumentu hledat znovu.
Pokud služba umožňuje posílat samotné PDF na zvolenou adresu, zvažte takové nastavení. Nejprve ale ověřte výsledek na příští skutečné faktuře; potvrzení uložené adresy ještě nemusí znamenat, že na ni dokument opravdu dorazí.
Kdy už napsat dodavateli
Pokud ve správném účtu vidíte platbu bez dokladu, napište dodavateli například: „Pro účet Studio hledám fakturu k předplatnému Cloud za září, platba proběhla 30. září. V historii vidím pouze potvrzení platby. Kde získám vystavený dokument pro tento nákup? Pokud vydáváte jen účtenku, potvrďte prosím jakou. Lze další dokumenty posílat jako PDF na dohodnutou adresu?“ Doplňte skutečné údaje, nikoli heslo nebo celé číslo karty. Vyžádaný soubor po doručení ověřte; případný jiný druh dokladu domluvte s účetní.
Účetní mezitím stručně sdělte, že faktura není dostupná a dohledáváte ji. Neposílejte náhodný export z platební sekce jako jistou náhradu, pokud nevíte, zda je pro její práci použitelný.
Automatické hledání v e-mailu pomůže s doklady, které do schránky přišly. Portál dodavatele je jiný zdroj. Jakmile tento rozdíl znáte, můžete práci rozdělit rozumně: dostupná PDF nechat sbírat průběžně a několik zbývajících služeb hlídat podle konkrétního seznamu.