Se på hva leverandøren faktisk sendte

Meldingen viser ofte hvor du bør lete videre. Bekrefter den en bestilling, betaling, fornyelse eller ny faktura? Hvis den viser til faktureringsdelen av kundekontoen, se der. Å søke etter PDF-vedlegg i e-posten hjelper ikke hvis leverandøren bare sendte et varsel.

Foretrekk å logge på kundekontoen via en kjent rute, spesielt hvis meldingen kom fra en uvanlig adresse. Se etter fakturering, betalinger eller fakturaer i menyen. Navnene varierer, og noen ganger er delen bare synlig for en administrator eller kontoeier. Å ikke se knappen betyr ikke at det ikke finnes noe dokument.

Sjekk at den nedlastede filen gjelder riktig kjøp. En kortbetalingsbekreftelse, bestilling og faktura kan være tilgjengelige ved siden av hverandre i portalen. Gi regnskapsføreren dokumentet som er etterspurt, eller beskriv hvilke bilag som finnes hvis du er usikker.

Sjekk hvilket selskap som er valgt

I eksemplet driver du to organisasjoner i én nettjeneste. De deler en pålogging, men hver har sin egen fakturering. I den første ser du riktig måned og et tilsvarende beløp, så dokumentet ser i utgangspunktet riktig ut. Men kjøperen er det andre selskapet.

Sjekk valgt konto, arbeidsområde eller profil før du laster ned. Kontroller deretter kjøperen i selve dokumentet. Dette er spesielt viktig hvis tjenesten først ble brukt privat og deretter i firmaet. Et nytt e-postadressefelt endrer ikke automatisk alle faktureringsopplysninger.

Hvis fakturaen ble utstedt feil, vil det ikke løse det å flytte den til en annen mappe. Avtal retting med leverandøren og fortell regnskapsføreren at det er et problem med originaldokumentet.

Et nedlastet dokument er mer pålitelig enn "Det er under lenken"

En lenke kan kreve din pålogging, alltid føre til siste periode eller senere slutte å fungere. Hvis du bare gir regnskapsføreren en lenke fra kundekontoen din, kan det hende at de ikke når filen. Sjekk den avtalte overleveringsmetoden og, hvis en PDF er nødvendig, oppgi den kopien direkte.

For gjentakende tjenester noterer du kontoen dokumentet gjelder, hvor det lastes ned, hvem som har tilgang, og når det vanligvis blir tilgjengelig. Noen få linjer med tjenestenavnet og lenken til faktureringen er nok til å unngå å begynne på nytt neste gang.

Hvis tjenesten kan sende PDF selv til en valgt adresse, bør du vurdere å aktivere den. Men sjekk neste faktiske faktura først; bekreftelse på at en adresse ble lagret betyr ikke at dokumentet virkelig kommer dit.

Når du skal kontakte leverandøren

Hvis riktig konto viser betaling uten dokument, skriv for eksempel: «For konto Studio søker jeg fakturaen for Cloud-abonnementet i september, betalt 30. september. Historikken viser bare betalingsbekreftelsen. Hvor får jeg dokumentet som er utstedt for kjøpet? Hvis dere bare utsteder kvittering, hvilken type? Kan neste dokument sendes som PDF til avtalt adresse?» Bruk de virkelige opplysningene, uten passord eller fullt kortnummer. Sjekk filen du får, og avtal en annen dokumenttype med regnskapsføreren.

I mellomtiden kan du kort fortelle regnskapsføreren at fakturaen ikke er tilgjengelig og at du sporer den opp. Ikke send en vilkårlig eksport fra betalingsseksjonen som en klar erstatning hvis du ikke vet om den er brukbar for deres arbeid.

Automatisk e-postsøk hjelper med dokumenter som nådde innboksen. En leverandørportal er en annen kilde. Når du forstår den forskjellen, fordel arbeidet fornuftig: samle tilgjengelige PDF-filer kontinuerlig og spor de få gjenværende tjenestene ved å bruke en spesifikk liste.