Katso mitä toimittaja todella lähetti
Viesti kertoo usein, mistä kannattaa etsiä seuraavaksi. Vahvistaako se tilauksen, maksun, tilauksen uusimisen vai laskun valmistumisen? Jos se ohjaa asiakastilin laskutusosioon, tarkista se. PDF-liitteiden haku sähköpostista ei auta, jos toimittaja lähetti vain ilmoituksen.
Kirjaudu asiakastilille mieluummin tunnettua reittiä pitkin, varsinkin jos viesti tuli epätavallisesta osoitteesta. Etsi laskutus, maksut tai laskut valikosta. Nimet vaihtelevat, ja joskus osio näkyy vain järjestelmänvalvojalle tai tilin omistajalle. Jos painiketta ei näy, se ei tarkoita, etteikö asiakirjaa olisi olemassa.
Tarkista, että ladattu tiedosto koskee oikeaa ostosta. Portaalissa voi olla sekä korttimaksun vahvistus, tilaus että varsinainen lasku. Anna kirjanpitäjälle hänen pyytämänsä asiakirja tai kerro, mitä tositteita on saatavilla, jos olet epävarma.
Tarkista mikä yritys on valittu
Kuvittele kaksi yritystä samassa palvelussa, yhdellä kirjautumisella mutta erillisellä laskutuksella. Löydät oikean kuukauden ja samansuuruisen summan, mutta laskun ostaja on toinen yritys. Tämä ei ole etsimäsi lasku: valitse oikea tili ja tarkista ostaja uudelleen tiedostosta.
Tarkista valittu tili, työtila tai profiili ennen lataamista. Tarkista sitten ostaja itse asiakirjasta. Tämä on erityisen tärkeää, jos palvelua käytettiin ensin yksityisesti ja sitten yrityksessä. Sähköpostiosoitteen muutos ei automaattisesti päivitä kaikkia laskutustietoja.
Jos lasku on laadittu väärin, sen siirtäminen toiseen kansioon ei ratkaise sitä. Sovi korjaus toimittajan kanssa ja kerro kirjanpitäjälle, että alkuperäisessä asiakirjassa on ongelma.
Ladattu asiakirja on luotettavampi kuin "Se on linkin alla"
Linkki voi vaatia kirjautumisen, johtaa aina viimeisimpään ajanjaksoon tai lakata toimimasta myöhemmin. Jos annat kirjanpitäjälle vain linkin asiakastililtäsi, hän ei välttämättä tavoita tiedostoa. Tarkista sovittu luovutustapa ja, jos PDF vaaditaan, toimita se kopio suoraan.
Toistuvaa palvelua varten merkitse reitti muistiin: mikä tili asiakirjan tuottaa, kuka voi ladata sen ja milloin se yleensä ilmestyy. Et tarvitse uutta rekisteriä, jossa on kaksikymmentä pakollista saraketta. Muutama rivi palvelun nimellä ja laskutusosion linkillä voi estää seuraavan haun aloittamisen tyhjästä.
Jos palvelu voi lähettää itse PDF:n valittuun osoitteeseen, harkitse sen ottamista käyttöön. Mutta tarkista ensin seuraava varsinainen lasku; Osoitteen tallentamisen vahvistus ei tarkoita, että asiakirja todella saapuisi sinne.
Milloin ottaa yhteyttä toimittajaan
Jos oikealla tilillä näkyy maksu mutta ei asiakirjaa, kirjoita esimerkiksi: ”Etsin Studio-tilin syyskuun Cloud-tilauksen laskua. Maksu tehtiin 30. syyskuuta, mutta historiassa näkyy vain maksuvahvistus. Mistä saan ostoksesta laaditun asiakirjan? Jos annatte vain kuitin, minkälaisen? Voiko seuraavat asiakirjat lähettää PDF-tiedostoina sovittuun osoitteeseen?” Käytä todellisia tietojasi, älä salasanaa tai koko korttinumeroa. Tarkista saatu tiedosto ja sovi muun tyyppisestä tositteesta kirjanpitäjän kanssa.
Kerro kirjanpitäjälle lyhyesti, että laskua ei ole saatavilla ja etsit sitä edelleen. Älä tarjoa satunnaista maksutietojen vientitiedostoa varmana korvikkeena, jos et tiedä, soveltuuko se hänen työhönsä.
Automaattinen sähköpostihaku auttaa postilaatikkoon saapuneiden asiakirjojen suhteen. Toimittajaportaali on toinen lähde. Kun ymmärrät eron, jaa työ järkevästi: kerää saatavilla olevia PDF-tiedostoja jatkuvasti ja seuraa muutamaa jäljellä olevaa palvelua tietyn luettelon avulla.