Tallenna reitti asiakirjaan
Aloita palveluista, joissa ihmettelet joka kuukausi, mihin kirjautua sisään tai kuka saa laskun. Jokaiselle riittää nimi, oikea yritys, tilin ylläpitäjä, tavallinen tiheys ja asiakirjan sijainti. Älä kirjoita salasanoja tavalliseen asiakirjalaskentataulukkoon.
Merkitse kunkin palvelun kohdalle, tuleeko PDF sähköpostiin vai pitääkö se ladata portaalista. Jälkimmäinen ryhmä on käytävä läpi käsin aineistoa valmisteltaessa.
Tilin vastuuhenkilön merkitseminen auttaa, kun joku vaihtaa tehtävää tai lähtee yrityksestä. Yritys voi edelleen maksaa palvelusta, jonka laskut jäävät entisen kollegan tilille. Korjaa käyttöoikeudet ja yhteystiedot sen sijaan, että muistuttaisit joka kuukausi PDF-tiedoston hakemisesta.
Vuositilaukset unohtuvat helposti
Kuukausipalvelut muistuttavat sinua säännöllisesti. Vuosimaksu voi ilmestyä pitkän tauon jälkeen ja yllättää sekä sinut että kirjanpitäjäsi. Huomioi tavanomainen uusimisaika ja kuka päättää palvelun jatkamisesta.
Älä oleta, että uusimispäivämäärä on seuraavan laskun tarkka päivämäärä tarkistamatta. Toimittajaehdot voivat muuttua, ja tili voi sisältää erilaisia lisenssejä tai lisäosia. Jos maksu on suurempi tai epätavallinen, katso varsinaista laskua.
Pieni yleiskatsaus voi myös auttaa sinua päättämään, tarvitsetko edelleen palvelua. Mutta älä peruuta sitä vain siksi, että kukaan ei heti tunnista sen nimeä. Selvitä ensin sen tarkoitus ja riippuvuudet – esimerkiksi kuka käyttää tiliä ja mitkä tiedostot ovat siellä.
Yksi palvelu, kolme lisenssiä ja lähtevä kollega
Esimerkkitiimissä maksetaan kolmesta saman työkalun lisenssistä, mutta yksi kollega on lähtenyt. Laskut tulevat edelleen hänen osoitteeseensa ja tili on yhä hänen vastuullaan. Puuttuva PDF-tiedosto on vain näkyvä ongelma: tilin hallinta pitää siirtää, käytössä olevat lisenssit tarkistaa ja jatkokäytöstä sopia.
Tarkista tiedot ja käyttöoikeudet ennen tilauksen muuttamista tai tilin sulkemista. Kustannuksia selvittäessä ei pidä kadottaa projektin aineistoa. Tarkista muutoksen jälkeen seuraava todellinen lasku: vastaavatko yhteystiedot, lisenssien määrä ja ostaja tavoiteltua tilannetta?
Yleiskatsauksen pitäisi siksi olla enemmän kuin summien luettelo. Sen pitäisi yhdistää maksu, palvelu, ylläpitäjä ja asiakirja. Jos jokin näistä linkeistä puuttuu, tiedät mitä kysyä.
Pieni taulukko hyödyllisistä tiedoista riittää
Seuraava esimerkki sisältää kuvitteellisia palveluja. Sovita sarakkeet tarpeisiisi: päivittämätön taulukko voi ajan mittaan johtaa harhaan kuten sotkuinen postilaatikko. Aloita muutamasta palvelusta ja lisää ne, joiden laskuja joudut etsimään aineistoa luovuttaessa.
| Palvelu | Yritys ja ylläpitäjä | Mistä saa asiakirjan | Maksurytmi |
|---|---|---|---|
| Verkkosivuston hosting | Alfa; omistaja | PDF-tiedostot yrityksen sähköpostilaatikossa | Kuukausittain |
| Grafiikkatyökalu | Beta; tiiminvetäjä | Laskutus asiakastilillä | Vuosittain |
| Pilvitallennus | Alfa; tilin ylläpitäjä | Sähköposti-ilmoitus, PDF portaalissa | Kuukausittain |
Palaa yleiskatsaukseen, kun jokin todella muuttuu
Sinun ei tarvitse tarkistaa jokaista tilausta päivittäin. Avaa yleiskatsaus, kun ylläpitäjä vaihtuu, maksu on epätavallinen, dokumentti puuttuu tai uusimispäätös on määrä tehdä. Kuukausittaisessa luovutuksessa käytä pääasiassa manuaalista latausta vaativien lähteiden luetteloa.
HeyRupin käyttö edellyttää pääsyä sovellukseen ja kyseisten toimintojen käyttöönottoa. Tällöin se voi auttaa keräämään PDF-tiedostot postilaatikosta, tarkistamaan ne ja valmistelemaan valittujen asiakirjojen lähettämistä kirjanpitäjälle. Vain portaaleissa olevat laskut pitää hakea erikseen. Palveluluettelo täydentää edelleen tietoja, joita postilaatikko ei sisällä.
Tavoitteena ei ole aloittaa seuraavalla kerralla "mistä me oikeastaan maksamme?". Muutama hyvin hoidettu rivi voi olla hyödyllisempää kuin yksityiskohtainen rekisteri, jota kukaan ei halua päivittää.