Registrer ruten til dokumentet
Start med tjenester der du lurer på hver måned hvor du skal logge inn eller hvem som mottar fakturaen. For hver er et navn, riktig firma, kontoadministrator, vanlig frekvens og dokumentplassering nok. Ikke registrer passord i et vanlig dokumentregneark.
Marker for hver tjeneste om PDF-en kommer på e-post eller må hentes i en portal. Den andre gruppen må du gå gjennom manuelt når du klargjør bilagene.
Å notere hvem som administrerer kontoen, hjelper når noen bytter rolle eller slutter. Selskapet kan fortsette å betale for en tjeneste der fakturaene blir liggende på en tidligere kollegas konto. Rett tilgang og kontaktopplysninger i stedet for å minne noen på å hente PDF-filen hver måned.
Årsabonnement er lett å miste oversikten over
Månedlige utgifter kommer jevnlig tilbake i oversikten. En årlig betaling kan derimot dukke opp etter lang tid og overraske både deg og regnskapsføreren. Noter vanlig fornyelsesperiode og hvem som bestemmer om tjenesten skal fortsette.
Ikke anta at fornyelsesdatoen er den nøyaktige datoen for neste faktura uten å sjekke. Leverandørvilkår kan endres, og en konto kan inneholde forskjellige lisenser eller tillegg. For en større eller uvanlig betaling, se på den faktiske regningen.
En liten oversikt kan også hjelpe deg med å avgjøre om du fortsatt trenger en tjeneste. Men ikke avbryt det bare fordi ingen umiddelbart gjenkjenner navnet. Bestem først formålet og avhengighetene - for eksempel hvem som bruker kontoen og hvilke filer som forblir der.
En tjeneste, tre lisenser og en avgående kollega
I eksempelteamet betales tre lisenser for ett verktøy, men en kollega har sluttet. Fakturaene går fortsatt til kollegaens adresse, og vedkommende står fortsatt som kontoeier. Den manglende PDF-filen er bare det synlige problemet: dere må overta administrasjonen, kontrollere hvilke lisenser som brukes og avtale videre bruk.
Sjekk data og tilgang før du endrer planen eller avslutter kontoen. Du ønsker ikke å miste prosjektmateriell mens du løser et kostnadsproblem. Etter endringen, sjekk den neste virkelige fakturaen for å bekrefte at kontakten, antall lisenser og kunden samsvarer med det tiltenkte resultatet.
Oversikten bør derfor være mer enn en beløpsliste. Det skal koble betaling, service, administrator og dokument. Hvis en av disse koblingene mangler, vet du hva du skal spørre om.
En liten tabell med nyttige opplysninger er nok
Eksemplet nedenfor bruker fiktive tjenester. Tilpass kolonnene til det du trenger: en tabell som ikke oppdateres, kan etter hvert villede like mye som en rotete innboks. Begynn med noen få tjenester og legg til dem som gir ekstra leting når bilagene skal leveres.
| Service | Bedrift og administrator | Hvor får man tak i dokumentet | Frekvens |
|---|---|---|---|
| Webhotell | Alfa; eier | PDF-er i bedriftens e-post | Månedlig |
| Grafisk verktøy | Beta; teamansvarlig | Fakturering på kundekonto | Årlig |
| Skylagring | Alfa; kontoadministrator | E-postvarsling, PDF i portalen | Månedlig |
Gå tilbake til oversikten når noe faktisk endres
Du trenger ikke sjekke hvert abonnement daglig. Åpne listen når ansvarlig person byttes, en betaling er uvanlig, et dokument mangler eller et fornyelsesvalg må tas. Ved månedlig levering bruker du særlig listen over portaler som krever manuell nedlasting av fakturaer.
Bruk av HeyRup krever tilgang til appen og at de aktuelle funksjonene er aktivert. Da kan den hjelpe deg med å samle PDF-filer fra innboksen, kontrollere dem og forberede levering av valgte dokumenter til regnskapsføreren. Fakturaer som bare finnes i portaler, må hentes separat. Tjenestelisten gir fortsatt opplysninger som ikke står i innboksen.
Målet er ikke å starte neste gang med «hva betaler vi egentlig for?». Noen få godt vedlikeholdte rader kan være mer nyttige enn et detaljert register ingen ønsker å oppdatere.