Én betaling trenger ikke tilsvare ett dokument
Et forskudd og en senere sluttbetaling kan gjelde samme oppdrag. Én betaling kan også dekke flere fakturaer. For en nettjeneste kan kontoutskriften vise betalingsformidlerens navn, mens et annet selskap utsteder bilaget. En tilbakebetaling kan gjelde et tidligere kjøp du allerede har levert bilagene for.
Dette er grunnen til at søk etter beløp alene kan stoppe opp. Den samme summen er kanskje heller ikke unik. Med et månedlig abonnement er det enkelt å finne riktig beløp i feil periode.
Når du klargjør bilagene, må du ikke regne kjøpet som avklart bare fordi du har et skjermbilde av banktransaksjonen. Fortell regnskapsføreren hvilke dokumenter du har, og hva du ikke har fått tak i. Avklar med regnskapsføreren om de kan brukes, og hva som må gjøres videre i regnskapet.
Bruk betalingen som utgangspunkt
Ta dato, betalingsmottaker og andre opplysninger som hjelper deg å kjenne igjen kjøpet, fra kontoutskriften. Bruk dem til å søke i bestillinger, kundekontoen eller e-posten. For en fast tjeneste kan en eldre faktura vise hvordan meldingene heter, og hvilken adresse de kommer fra.
Velg et bredere tidsrom i starten. Fakturaen kan ha kommet før betalingen, og noen tjenester gjør bilaget tilgjengelig senere. Datoen på kontoutskriften skal ikke alene begrense søket til én dag eller måned.
Hvis en kollega ordnet kjøpet, still et konkret spørsmål. Kollegaen kan ha ordrebekreftelsen eller tilgang til en portal du ikke kommer inn i. Det er lite nyttig å søke om igjen i din egen e-post etter en melding som alltid har gått til kollegaen.
Med utenlandsk valuta, ikke tving et eksakt beløpsmatch
I eksemplet betaler du for en tjeneste i euro, men den tsjekkiske kronekontoen viser det konverterte beløpet. Når du søker i e-post for det nøyaktige kronebeløpet, finner du kanskje ikke fakturaen. Gå tilbake til tjenestenavn, kjøpstidspunkt og kundekonto i stedet.
Legg ved opplysninger om sammenhengen med betalingen hvis regnskapsføreren trenger dem. Ikke endre bilaget for å få det til å stemme med kontoutskriften, og ikke erstatt regnskapsførerens behandling av valutaforskjeller med et eget notat. Ved innsamling skal du levere riktige originaler og sannferdige opplysninger.
Bruk samme forsiktighet ved delvis refusjon eller én betaling som dekker flere dokumenter. Et kort notat om forholdet deres kan spare videre etterforskning, mens tallparet alene ikke vil forklare forskjellen.
Skill usikkerhet ved neste trinn
Har du betalingen, men mangler fakturaen, leter du hos leverandøren eller ber om en kopi. Har du fakturaen, men vet ikke om den er betalt, er spørsmålet et annet. Hvis opplysninger eller beløp avviker, må du avklare sammenhengen før du regner ett av dokumentene som feil.
Følgende oversikt er et organisatorisk hjelpemiddel, ikke et regnskapsvedtak. Det hjelper deg å formulere et spesifikt spørsmål og gi det til rett person.
| Situasjon | Et nyttig neste steg |
|---|---|
| Betaling finnes, dokument mangler | Finn bestillingen eller portalen og be leverandøren om dokumentet. |
| Bilaget finnes, men sammenhengen med betalingen er uklar | Gi regnskapsføreren fakturaen og opplysningene du har; ikke fremstill en antatt betaling som bekreftet. |
| Detaljene er forskjellige | Kontroller forskudd, sluttbetaling, valuta, tilbakebetaling eller rettet versjon. |
En kontoutskrift eller e-post er ikke automatisk en komplett kjøpsliste
Noen dokumenter kommer andre steder, noen betalinger skjer senere og andre kjøp betales av en annen person. Avtal med regnskapsfører hvilke kilder du bruker og hvordan du markerer usikkerheter.
HeyRup kan redusere letingen etter PDF-er i e-posten. Andre kilder, som leverandørportaler og papirkvitteringer, må du gå gjennom separat. Fortell regnskapsføreren hva du sender og hva du fortsatt leter etter. Automatisk innsamling er ikke avstemming av alle bankbetalinger.