Jedna platba nemusí odpovídat jednomu dokumentu
Záloha a pozdější doplatek mohou souviset s jednou zakázkou. Jedna úhrada zase může pokrývat více faktur. U online služby může bankovní výpis používat jméno platebního zprostředkovatele, zatímco doklad vystavuje jiná společnost. A vrácené peníze mohou souviset s dřívějším nákupem, jehož dokumenty už jste předali.
To jsou důvody, proč se hledání pouze podle částky může zadrhnout. Stejná suma navíc nemusí být jedinečná. Když každý měsíc platíte předplatné, snadno najdete odpovídající částku v nesprávném období.
Při přípravě podkladů proto neuzavírejte položku jen tím, že máte screenshot bankovní transakce. Účetní sdělte, jaké dokumenty máte a co se vám nepodařilo získat. Konkrétní použitelnost podkladů a další účetní postup řešte s ní.
Platbu použijte jako začátek hledání
Z bankovního výpisu si vezměte datum, příjemce a další údaje, které vám pomohou poznat nákup. Podle nich hledejte v objednávkách, zákaznickém účtu nebo e-mailu. U pravidelné služby vám starší faktura napoví, jak se zprávy jmenují a odkud chodí.
Hledané období raději zpočátku zvolte širší. Faktura mohla přijít před platbou a některé služby vyúčtování zpřístupní později. Datum na výpisu nemá samo rozhodovat, že budete prohledávat pouze jediný den nebo měsíc.
Pokud nákup zařizoval kolega, zeptejte se ho konkrétně. Může mít potvrzení objednávky nebo přístup do portálu, do kterého se vy nedostanete. Není efektivní opakovaně procházet vlastní e-mailovou schránku kvůli zprávě, která vždy chodila jemu.
U cizí měny se nesnažte násilně najít stejnou částku
V modelovém příkladu platíte službu v eurech, ale na korunovém účtu vidíte částku po přepočtu. Hledání přesného korunového čísla v e-mailu nemusí fakturu najít. Vraťte se raději k názvu služby, času nákupu a zákaznickému účtu.
K faktuře předejte souvislost s platbou, pokud ji účetní potřebuje. Nepřepisujte údaj v dokumentu tak, aby odpovídal výpisu, a nesnažte se vlastní poznámkou nahradit její způsob zpracování kurzového rozdílu. Vaším úkolem při sběru je dodat správné originály a pravdivé informace.
Stejnou opatrnost použijte při částečné vratce nebo při jedné platbě za několik dokumentů. Krátká poznámka o vztahu mezi nimi může ušetřit další pátrání, zatímco samotná dvojice čísel rozdíl nevysvětlí.
Nejasnosti rozdělte podle dalšího kroku
Když máte platbu, ale chybí faktura, hledejte u dodavatele nebo požádejte o kopii. Když máte fakturu, ale nevíte, zda byla uhrazena, je to jiná otázka. A když se liší údaje nebo částky, nejdřív zjistěte souvislost, místo abyste jeden z podkladů považovali automaticky za chybný.
Následující přehled je organizační pomůcka, nikoli účetní rozhodnutí. Má vám pomoci formulovat konkrétní dotaz a předat ho správnému člověku.
| Situace | Použitelný další krok |
|---|---|
| Platba existuje, dokument chybí | Dohledat objednávku nebo portál a požádat dodavatele o doklad. |
| Dokument existuje, souvislost s platbou není jasná | Předat fakturu a dostupné informace účetní; nevydávat domněnku za ověřenou úhradu. |
| Údaje se liší | Ověřit zálohu, doplatek, měnu, vratku nebo opravenou verzi. |
Výpis ani e-mail nejsou automaticky celý seznam nákupů
Některé doklady přijdou jinam, některé platby proběhnou později a jiné nákupy platí další člověk. Proto je užitečné domluvit s účetní, jaké zdroje při přípravě podkladů používáte a jak označujete nejasnosti.
HeyRup může ušetřit hledání PDF v e-mailu. Zbývající zdroje, například portály dodavatelů nebo papírové účtenky, ale potřebujete projít zvlášť. Při předání účetní napište, které podklady posíláte a co ještě dohledáváte; automatický sběr není párování všech bankovních plateb.