Um pagamento não tem de corresponder a um documento
Um adiantamento e o pagamento do restante podem dizer respeito ao mesmo trabalho. Um único pagamento também pode abranger várias faturas. Num serviço online, o extrato pode mostrar o nome de um intermediário de pagamento, enquanto o documento é emitido por outra empresa. Um reembolso pode estar ligado a uma compra anterior cujos documentos já entregou.
É por isso que pesquisar apenas por valor pode estagnar. A mesma soma também pode não ser única. Com uma subscrição mensal, é fácil encontrar o valor certo no período errado.
Ao preparar os documentos, não considere uma compra esclarecida só porque tem uma captura de ecrã da transação bancária. Diga ao contabilista quais os documentos que tem e quais não conseguiu obter. Combine com ele se podem ser usados e como proceder na contabilidade.
Utilize o pagamento como ponto de partida
Pegue na data, na identificação do destinatário e em qualquer outra pista do extrato. Compare-o com a encomenda, conta de cliente ou e-mail. Para um serviço recorrente, uma fatura mais antiga ajuda a identificar o nome e o endereço sob o qual os documentos chegam.
Escolha inicialmente um período de pesquisa mais alargado. A fatura pode ter chegado antes do pagamento e alguns serviços publicam a faturação posteriormente. A data do extrato por si só não deve restringir a sua pesquisa a um único dia ou mês.
Se um colega tratou da compra, faça-lhe uma pergunta concreta. Pode ter a confirmação da encomenda ou acesso a um portal a que não consegue entrar. Não é útil percorrer repetidamente a sua caixa à procura de uma mensagem que sempre foi enviada a esse colega.
Com moeda estrangeira, não force uma correspondência exata do valor
No exemplo, paga um serviço em euros, mas a conta em coroa checa mostra o valor convertido. Pesquisar no e-mail o valor exato da coroa pode não encontrar a fatura. Em vez disso, volte ao nome do serviço, ao horário de compra e à conta do cliente.
Se o contabilista precisar, entregue com a fatura as informações que a ligam ao pagamento. Não altere o documento para coincidir com o extrato, nem substitua por uma nota sua o tratamento contabilístico da diferença cambial. Ao recolher os documentos, deve fornecer os originais corretos e informações verdadeiras.
Tenha o mesmo cuidado com reembolsos parciais ou um pagamento que abrange vários documentos. Uma breve nota sobre a relação entre eles pode evitar pesquisas desnecessárias. As duas quantias, por si só, não explicam a diferença.
Separe as incertezas pelo passo seguinte
Se tiver um pagamento, mas não tiver fatura, pesquise junto do fornecedor ou solicite uma cópia. Se tem uma fatura mas não sabe se foi paga, essa é outra questão. Se os detalhes ou valores diferirem, estabeleça o contexto antes de tratar automaticamente um registo como errado.
A seguinte visão geral é uma ajuda organizacional, não uma decisão contabilística. Ajuda-o a formular uma pergunta específica e a entregá-la à pessoa certa.
| Situação | Um próximo passo útil |
|---|---|
| Existe pagamento, falta documento | Encontre o pedido ou o portal e peça o documento ao fornecedor. |
| O documento existe, mas a sua ligação ao pagamento não é clara | Entregue a fatura e as informações disponíveis ao contabilista; não apresente uma suposição de pagamento como pagamento confirmado. |
| Os detalhes diferem | Verifique o adiantamento, o pagamento do restante, a moeda, o reembolso ou a versão corrigida. |
Nem um extrato nem o e-mail são automaticamente a lista completa de compras
Alguns documentos chegam a outro local, alguns pagamentos acontecem mais tarde e outras compras são pagas por outra pessoa. Combine com o contabilista quais as fontes que utiliza e como marca as incertezas.
O HeyRup pode poupar-lhe a pesquisa de PDF no e-mail. Ainda assim, precisa de verificar à parte os portais dos fornecedores e os recibos em papel. Indique ao contabilista o que envia e o que ainda procura: a recolha automática não concilia todos os movimentos bancários.