Yhden maksun ei tarvitse vastata yhtä asiakirjaa
Ennakkomaksu ja myöhempi loppumaksu voivat koskea samaa toimeksiantoa. Yksi maksu voi myös kattaa useita laskuja. Verkkopalvelun kohdalla tiliotteessa saattaa näkyä maksunvälittäjän nimi, vaikka tositteen laatii toinen yritys. Palautus voi liittyä aiempaan ostoon, jonka tositteet olet jo toimittanut.
Siksi pelkkä summan perusteella hakeminen voi epäonnistua. Sama summa voi esiintyä useammin kuin kerran. Kuukausitilauksesta löytyy helposti oikea summa väärältä ajanjaksolta.
Kun kokoat tositteita, älä pidä ostosta selvitettynä vain pankkitapahtuman kuvakaappauksen perusteella. Kerro kirjanpitäjälle, mitä dokumentteja sinulla on ja mitä et ole saanut. Sovi hänen kanssaan niiden käytöstä ja seuraavista kirjanpidon vaiheista.
Käytä maksua lähtökohtana
Poimi tiliotteesta päivämäärä, maksun vastaanottaja ja muut tiedot, jotka auttavat tunnistamaan oston. Hae niiden avulla tilauksista, asiakastililtä tai sähköpostista. Toistuvan palvelun vanha lasku voi kertoa, miten viestit nimetään ja mistä osoitteesta ne tulevat.
Valitse aluksi laajempi aikaväli. Lasku voi tulla ennen maksua, ja jotkin palvelut antavat tositteen saataville myöhemmin. Tiliotteen päivämäärä ei yksin saa rajoittaa hakua yhteen päivään tai kuukauteen.
Jos kollega hoiti ostoksen, kysy häneltä täsmällisesti. Hänellä voi olla tilausvahvistus tai pääsy portaaliin, johon sinä et pääse. Ei kannata etsiä omasta sähköpostista toistuvasti viestiä, joka on aina lähetetty hänelle.
Kun käytät ulkomaan valuuttaa, älä pakota tarkkaa summaa
Esimerkissä maksat palvelusta euroissa, mutta Tšekin kruunun tilillä näkyy muunnettu summa. Kun etsit sähköpostista tätä tarkkaa kruunusummaa, laskua ei välttämättä löydy. Palaa sen sijaan palvelun nimeen, ostoajankohtaan ja asiakastiliin.
Toimita laskun mukana tieto sen yhteydestä maksuun, jos kirjanpitäjä tarvitsee sitä. Älä muuta tositetta vastaamaan tiliotetta äläkä korvaa omalla muistiinpanolla kirjanpitäjän tapaa käsitellä kurssieroa. Tositteita kootessasi tehtäväsi on toimittaa oikeat alkuperäiset ja paikkansapitävät tiedot.
Ole yhtä huolellinen osittaisen palautuksen tai useita tositteita kattavan maksun kanssa. Lyhyt huomautus niiden yhteydestä voi säästää lisäselvityksiä. Kaksi summaa eivät yksin selitä eroa.
Erottele epävarmuustekijät seuraavassa vaiheessa
Jos sinulla on maksu mutta ei laskua, etsi toimittajalta tai pyydä kopio. Jos sinulla on lasku, mutta et tiedä, onko se maksettu, se on toinen kysymys. Jos tiedot tai määrät eroavat toisistaan, määritä konteksti, ennen kuin käsittelet yhtä tietuetta automaattisesti vääränä.
Seuraava katsaus on organisatorinen apu, ei kirjanpitopäätös. Se auttaa sinua muotoilemaan tietyn kysymyksen ja antamaan sen oikealle henkilölle.
| Tilanne | Hyödyllinen seuraava askel |
|---|---|
| Maksu on olemassa, asiakirja puuttuu | Etsi tilaus tai portaali ja pyydä asiakirja toimittajalta. |
| Tosite on olemassa, mutta sen yhteys maksuun on epäselvä | Anna lasku ja saatavilla olevat tiedot kirjanpitäjälle; älä esitä oletusta vahvistettuna maksuna. |
| Yksityiskohdat vaihtelevat | Tarkista ennakkomaksu, loppumaksu, valuutta, palautus tai korjattu versio. |
Tiliote tai sähköposti ei automaattisesti kata kaikkia ostoksia
Osa asiakirjoista saapuu muualle, osa maksuista tapahtuu myöhemmin ja osa ostoksista maksaa toinen henkilö. Sovi kirjanpitäjän kanssa, mitä lähteitä käytät ja miten merkitset epävarmuustekijöitä.
HeyRup voi vähentää PDF-tiedostojen etsimistä sähköpostista. Muut lähteet, kuten toimittajaportaalit ja paperikuitit, on silti käytävä läpi erikseen. Kerro kirjanpitäjälle, mitä aineistoa lähetät ja mitä vielä etsit. Automaattinen keruu ei täsmäytä kaikkia pankkimaksuja.