Én betaling behøver ikke at svare til ét dokument
En forudbetaling og en senere slutbetaling kan vedrøre samme opgave. Én betaling kan også dække flere fakturaer. For en onlinetjeneste kan kontoudtoget vise betalingsformidlerens navn, mens en anden virksomhed udsteder bilaget. En tilbagebetaling kan vedrøre et tidligere køb, som du allerede har afleveret bilagene for.
Derfor kan en søgning alene efter beløbet gå i stå. Det samme beløb kan optræde flere gange. Ved et månedligt abonnement er det let at finde det rigtige beløb fra den forkerte periode.
Når du gør bilagene klar, så betragt ikke købet som afklaret, blot fordi du har et skærmbillede af banktransaktionen. Fortæl bogholderen, hvilke dokumenter du har, og hvad du ikke har fået fat i. Aftal med bogholderen, om de kan bruges, og hvad der skal ske videre i regnskabet.
Brug betalingen som udgangspunkt
Tag dato, betalingsmodtager og andre oplysninger, som hjælper dig med at genkende købet, fra kontoudtoget. Brug dem til at søge i bestillinger, kundekontoen eller e-mailen. Ved en fast tjeneste kan en ældre faktura vise, hvad beskederne hedder, og hvilken adresse de kommer fra.
Vælg en bredere søgeperiode i starten. Fakturaen kan være ankommet før betaling, og nogle tjenester offentliggør fakturering senere. Opgørelsesdatoen alene bør ikke begrænse din søgning til en enkelt dag eller måned.
Hvis en kollega stod for købet, så stil et konkret spørgsmål. Kollegaen kan have ordrebekræftelsen eller adgang til en portal, du ikke kan åbne. Det nytter ikke at søge igen og igen i din egen e-mail efter en besked, der altid er sendt til kollegaen.
Med udenlandsk valuta skal du ikke tvinge et nøjagtigt beløbsmatch
I eksemplet betaler du for en service i euro, men den tjekkiske krone-konto viser det konverterede beløb. Når du søger på e-mail efter det nøjagtige kronebeløb, finder du muligvis ikke fakturaen. Vend tilbage til tjenestens navn, købstidspunkt og kundekonto i stedet.
Giv oplysninger om forbindelsen til betalingen sammen med fakturaen, hvis bogholderen har brug for dem. Ret ikke dokumentet, så det matcher kontoudtoget, og erstat ikke behandlingen af valutaforskelle med en egen note. Når du indsamler bilag, skal du aflevere de rigtige originaler og sandfærdige oplysninger.
Udvis samme omhu ved delvise refusioner eller én betaling, der dækker flere dokumenter. En kort note om deres forhold kan spare yderligere undersøgelser, hvorimod talparret alene ikke vil forklare forskellen.
Adskil usikkerheder ved næste trin
Hvis du har en betaling, men ingen faktura, søg hos leverandøren eller anmod om en kopi. Hvis du har en faktura, men ikke ved, om den er betalt, er det et andet spørgsmål. Hvis detaljer eller beløb er forskellige, skal du etablere kontekst, før du automatisk behandler én post som forkert.
Følgende oversigt er en organisatorisk hjælp, ikke en regnskabsbeslutning. Det hjælper dig med at formulere et specifikt spørgsmål og give det til den rigtige person.
| Situation | Et nyttigt næste skridt |
|---|---|
| Betaling findes, dokument mangler | Find ordren eller portalen og spørg leverandøren om dokumentet. |
| Bilaget findes, men forbindelsen til betalingen er uklar | Giv bogholderen fakturaen og de oplysninger, du har; fremstil ikke en antaget betaling som bekræftet. |
| Detaljerne er forskellige | Kontrollér forudbetaling, slutbetaling, valuta, tilbagebetaling eller rettet version. |
Et kontoudtog eller e-mail er ikke automatisk en komplet købsliste
Nogle dokumenter ankommer andre steder, nogle betalinger sker senere, og andre køb betales af en anden person. Aftal med bogholder, hvilke kilder du bruger, og hvordan du markerer usikkerheder.
HeyRup kan mindske søgningen efter PDF-filer i e-mail. Andre kilder, som leverandørportaler og papirkvitteringer, skal du gennemgå separat. Fortæl bogholderen, hvad du sender, og hvad du stadig leder efter. Automatisk indsamling er ikke afstemning af alle bankbetalinger.