Titta på vad leverantören faktiskt skickade
Meddelandet visar ofta var du ska leta vidare. Bekräftar det en beställning, betalning, förnyelse eller ny faktura? Om det hänvisar till kundkontots faktureringsdel, titta där. Att söka efter PDF-bilagor i e-posten hjälper inte om leverantören bara skickade en avisering.
Logga helst in på kundkontot via en känd väg, särskilt om meddelandet kommer från en ovanlig adress. Leta efter fakturering, betalningar eller fakturor. Namnen varierar och ibland syns avsnittet bara för en administratör eller kontoägare. En saknad knapp betyder inte att dokumentet saknas.
Kontrollera att den hämtade filen gäller rätt köp. Kortbetalningsbekräftelsen, beställningen och fakturan kan finnas bredvid varandra i portalen. Lämna det dokument redovisningskonsulten har begärt, eller beskriv vilka underlag som finns om du är osäker.
Kontrollera vilket företag som är valt
I exemplet driver du två organisationer i en onlinetjänst. De delar en inloggning, men var och en har sin egen fakturering. I den första ser du rätt månad och ett liknande belopp, så dokumentet ser till en början korrekt ut. Men köparen är det andra företaget.
Kontrollera valt konto, arbetsyta eller profil innan du hämtar dokumentet. Kontrollera sedan köparen i själva dokumentet. Det är särskilt viktigt om tjänsten först användes privat och sedan i företaget. Ett nytt mejladressfält ändrar inte automatiskt alla faktureringsuppgifter.
Om fakturan utfärdades felaktigt, löser det inte att flytta den till en annan mapp. Kom överens om en rättelse med leverantören och berätta för redovisningskonsulten att originaldokumentet har ett problem.
Ett nedladdat dokument är mer tillförlitligt än "Det finns under länken"
En länk kan kräva din inloggning, alltid leda till den senaste perioden eller senare sluta fungera. Om du bara ger redovisningskonsulten en länk från ditt kundkonto kan det hända att de inte når filen. Kontrollera den överenskomna överlämningsmetoden och, om en PDF krävs, tillhandahåll den kopian direkt.
Anteckna för återkommande tjänster vilket konto dokumentet gäller, var det hämtas, vem som har behörighet och när det brukar komma. Några rader med tjänstens namn och en länk till faktureringen räcker för att slippa börja om nästa gång.
Om tjänsten kan skicka PDF själv till en vald adress, överväg att aktivera den. Men kolla nästa faktiska faktura först; en bekräftelse på att en adress har sparats betyder inte att dokumentet verkligen kommer dit.
När ska man kontakta leverantören
Om rätt konto visar betalningen men inget dokument, skriv till exempel: ”För konto Studio söker jag fakturan för Cloud-abonnemanget i september, betalat den 30 september. Historiken visar bara en betalningsbekräftelse. Var får jag dokumentet för köpet? Om ni bara utfärdar ett kvitto, vilken typ? Kan nästa dokument skickas som PDF till den överenskomna adressen?” Använd de verkliga uppgifterna, utan lösenord eller fullständigt kortnummer. Kontrollera filen som kommer och stäm av en annan dokumenttyp med redovisningskonsulten.
Berätta kort för redovisningskonsulten att fakturan saknas och att du fortfarande söker den. Skicka inte en godtycklig export från betalningsavsnittet som en säker ersättning om du inte vet att den går att använda.
Automatisk e-postsökning hjälper till med dokument som nådde inkorgen. En leverantörsportal är en annan källa. När du förstår den skillnaden, dela upp arbetet på ett förnuftigt sätt: samla in tillgängliga PDF-filer kontinuerligt och spåra de få återstående tjänsterna med hjälp av en specifik lista.