Facturen in een ZIP-bestand? Zo pak je ze uit voor je boekhouder

Met het uitpakken van de ZIP begint het pas

Een ZIP is een archief waarin je leverancier meerdere bestanden en mappen kan bundelen. Om de facturen voor je boekhouder klaar te zetten, haal je eerst de losse documenten uit dat archief. Daarna open je elke pdf die een factuur zou moeten zijn en vergelijk je de inhoud met wat je verwachtte te ontvangen. Dat het uitpakken lukt, zegt nog niet dat alle facturen leesbaar zijn of dat er geen ontbreken.

Gebruik de onderstaande stappen voor een verwachte bijlage van een bekende leverancier. Komt de mail onverwacht, ziet die er verdacht uit of verschijnt er een beveiligingswaarschuwing? Controleer dan eerst bij de leverancier of die de bijlage heeft verstuurd, via contactgegevens die je al hebt. Start voor het openen van facturen geen onverwachte app en schakel de beveiliging van je computer niet uit.

Bron bij dit onderdeel: Apple: bescherming tegen schadelijke apps op een Mac

Sla de ZIP op en pak de inhoud uit in een aparte map

Maak op je computer een werkmap voor deze zending en sla de oorspronkelijke ZIP daarin op. Bewaar de mail en het archief, zodat je later kunt nagaan wat de leverancier heeft gestuurd. Werk vervolgens apart met de uitgepakte bestanden. Je hoeft de facturen niet naar een willekeurige online uitpakdienst te uploaden.

Zoek in Windows de opgeslagen ZIP op in Verkenner. Klik er met de rechtermuisknop op en kies de optie om de volledige inhoud uit te pakken. Selecteer een aparte doelmap en volg de aanwijzingen op het scherm. Microsoft beschrijft deze werkwijze voor Windows 10 en 11. De precieze tekst in het menu kan verschillen door de taal van je systeem of het programma dat je gebruikt.

Dubbelklik op een Mac in de Finder op de opgeslagen ZIP. Volgens de handleiding van Apple verschijnt de uitgepakte inhoud in dezelfde map als het archief. Zoek daarin vervolgens de losse documenten. Verschijnt er bij het uitpakken een foutmelding of wordt er om een wachtwoord gevraagd? Ga dan verder bij het onderdeel over problemen met het archief.

Bron bij dit onderdeel: Microsoft: ZIP-bestanden uitpakken in Windows en beperkingen voor versleutelde archieven in Windows 11 24H2 · Apple: ZIP-bestanden uitpakken op een Mac en problemen oplossen

Drie pdf’s en een notitie zijn geen vier facturen

In dit voorbeeld schrijft de leverancier in de mail dat er drie facturen voor de afgesproken bestellingen zijn bijgevoegd. Na het uitpakken bevat de bijlage supplier-documents.zip de onderstaande bestanden. Dit is een fictief voorbeeld van een mappenstructuur; het gaat niet om echte documenten.

Het pad invoices/2026-09/invoice-101.pdf betekent dat de pdf in de map 2026-09 staat, binnen de map invoices. Open die mappen achtereenvolgens om bij de bestanden te komen. De namen helpen je de weg te vinden, maar welke factuur een bestand werkelijk bevat, zie je pas als je het opent.

Open elke pdf en vergelijk die met de verwachte documenten

Zoek in de uitgepakte inhoud de bestanden die facturen zouden moeten zijn. Open elke pdf, bekijk alle pagina’s en controleer of ze leesbaar zijn. Vergelijk daarna de leverancier, de afnemer en het bekende factuur- of bestelnummer met de aankoop waar het om gaat. Neem het factuurnummer niet alleen uit de bestandsnaam over.

In de voorbeeldzending verwacht je drie facturen omdat de leverancier dat in de mail heeft vermeld. Maar drie bestanden met de extensie PDF kunnen ook twee exemplaren van hetzelfde document en één ander document bevatten. Vergelijk daarom de afzonderlijke documenten met de lijst in de mail of met de afgesproken bestellingen. Weet je niet precies wat je zou moeten ontvangen, vraag de leverancier dan om een lijst. Het aantal bestanden alleen bewijst niet dat alles compleet is.

Is het ZIP-bestand uitgepakt maar wil een PDF niet openen, volg dan de onderstaande handleiding. Een fout bij het openen bewijst niet dat het document beschadigd is. Het PDF-wachtwoord kan anders zijn dan het archiefwachtwoord.

De factuur is binnen, maar de pdf opent niet. Wat stuur je naar je boekhouder? →

Vind je in de uitgepakte inhoud nog een ZIP in plaats van de verwachte pdf? Vraag de leverancier dan of die bij de zending hoort en wat erin zit. Een onderliggende map, zoals in de tabel, is iets anders dan een tweede ingepakt archief. Voeg een onduidelijk bestand niet automatisch toe aan de gecontroleerde facturen.

De ZIP vraagt om een wachtwoord of laat zich niet uitpakken

Wordt er om een wachtwoord gevraagd, kijk dan eerst naar de instructies van je leverancier. Heb je die niet, vraag dan via een bekend contact hoe je toegang krijgt tot het archief. Het gaat om het wachtwoord van het bestand, niet om de inloggegevens van je mailbox, bank of klantaccount.

Zelfs met het juiste wachtwoord kan het misgaan als je programma de gebruikte beveiliging niet ondersteunt. Microsoft vermeldt bijvoorbeeld dat de ingebouwde archieffuncties van Windows 11 versie 24H2 geen versleutelde archieven ondersteunen. Spreek in dat geval met de leverancier een manier van aanleveren af die wel wordt ondersteund, bijvoorbeeld losse pdf’s via het afgesproken kanaal.

Noteer bij een andere fout de exacte melding en of die tijdens het downloaden of pas tijdens het uitpakken verscheen. Als het geen beveiligingsblokkade is, kun je de verwachte bijlage eenmalig opnieuw uit de oorspronkelijke mail downloaden. Controleer ook of er voldoende vrije ruimte is voor de uitgepakte inhoud. Apple raadt deze controle eveneens aan bij problemen. Een foutmelding bewijst op zichzelf nog niet dat het archief beschadigd is.

Lukt het uitpakken nog steeds niet, vraag de leverancier dan om dezelfde documenten opnieuw in te pakken of als losse pdf’s te sturen. Gebruik het onderstaande voorbeeldbericht bij een fout tijdens het uitpakken. Ontbreekt alleen het wachtwoord, dan volstaat een verzoek om toegangsinstructies.

Vul de gegevens in die je weet en vermeld alleen wat je daadwerkelijk hebt geprobeerd. Laat de laatste zin over de documentenlijst weg als je al weet welke documenten de zending moet bevatten.

Bron bij dit onderdeel: Microsoft: ZIP-bestanden uitpakken in Windows en beperkingen voor versleutelde archieven in Windows 11 24H2 · Apple: ZIP-bestanden uitpakken op een Mac en problemen oplossen

Stuur je boekhouder de gecontroleerde bestanden en vermeld wat ontbreekt

Selecteer na de controle alleen de documenten die bij de afgesproken overdracht horen. Stuur ze via het afgesproken kanaal, bijvoorbeeld als bijlagen of via een gedeelde map. Behoud bestandsnamen waarmee je de documenten kunt terugvinden. Stuur niet automatisch alles door wat je hebt uitgepakt, inclusief notities en documenten die er niet bij horen.

Ontbreekt er iets, benoem dat dan. Als in de voorbeeldzending de derde factuur ontbreekt, kun je schrijven: ‘Hierbij twee facturen uit de zending van [leverancier]. De derde, voor bestelling [bekend nummer], ontbreekt in de ZIP. Ik ben nog bezig die te krijgen.’ Heb je de leverancier al om de ontbrekende factuur gevraagd, vermeld dan ook de datum van je verzoek. Alleen het uitpakken van de ZIP is geen reden om de zending als compleet te beschouwen.

Controleer bij een overdracht via een link of met een wachtwoord samen met je boekhouder of de documenten toegankelijk zijn. Een schermafbeelding van één pagina vervangt niet het volledige document dat je zou aanleveren. Dat bestanden leesbaar zijn, bevestigt op zichzelf niet dat de facturen correct zijn of voor de boekhouding bruikbaar zijn.

Na deze stappen weet je welke facturen je kunt doorsturen en welke nog ontbreken of niet opengaan. Je boekhouder krijgt de gecontroleerde bestanden en een overzicht van wat nog moet worden opgelost. Een uitgebreidere checklist voor het aanleveren van documenten aan je boekhouder vind je bij de gerelateerde artikelen.