Extrair o ZIP é apenas o primeiro passo
Um ZIP é um ficheiro comprimido onde o fornecedor pode reunir vários ficheiros e pastas. Para preparar as faturas para o contabilista, comece por extrair os documentos. Depois, abra cada PDF que deva ser uma fatura e compare o conteúdo com o que esperava receber. Concluir a extração não confirma que todas as faturas estejam legíveis nem que não falte nenhuma.
Use os passos seguintes para um anexo esperado de um fornecedor conhecido. Se a mensagem for inesperada, parecer suspeita ou surgir um aviso de segurança, confirme primeiro o envio através de um contacto que já tenha do fornecedor. Para aceder às faturas, não execute uma aplicação inesperada nem desative a proteção do computador.
Fonte desta secção: Apple: proteção contra aplicações maliciosas no Mac
Guarde o ZIP e extraia o conteúdo para uma pasta separada
Crie no computador uma pasta de trabalho para este envio e guarde nela o ZIP original. Conserve o e-mail e o ficheiro comprimido para poder consultar mais tarde o que o fornecedor enviou. Trabalhe separadamente com os ficheiros extraídos. Não precisa de carregar as faturas num serviço online qualquer para descomprimir ficheiros.
No Windows, localize o ZIP guardado no Explorador de Ficheiros, clique com o botão direito do rato e escolha a opção para extrair todo o conteúdo. Selecione uma pasta de destino separada e siga as instruções apresentadas. A Microsoft descreve este procedimento para o Windows 10 e 11; o texto exato do menu pode variar consoante o idioma do sistema ou o programa utilizado.
No Mac, faça duplo clique no ZIP guardado, no Finder. Segundo as instruções da Apple, o conteúdo extraído aparece na mesma pasta que o ficheiro comprimido. Procure aí os documentos individuais. Se a extração terminar com um erro ou pedir uma palavra-passe, avance para a secção sobre dificuldades na extração.
Fonte desta secção: Microsoft: extrair ZIP no Windows e limitações dos ficheiros comprimidos encriptados no Windows 11 24H2 · Apple: extrair um ZIP no Mac e resolver dificuldades
Três PDF e uma nota não são quatro faturas
Neste exemplo, o fornecedor indica no e-mail que envia três faturas relativas às encomendas acordadas. Ao extrair o anexo supplier-documents.zip, encontra os ficheiros abaixo. Trata-se de um exemplo fictício de organização de pastas e ficheiros, não de documentos reais.
O caminho invoices/2026-09/invoice-101.pdf significa que o PDF está na pasta 2026-09, dentro da pasta invoices. Abra primeiro a pasta invoices e, dentro dela, a pasta 2026-09 para chegar aos ficheiros. Os nomes ajudam a orientar-se, mas só depois de abrir um ficheiro poderá confirmar que fatura contém.
| Caminho dentro do ZIP | O que procura | O que fazer com o ficheiro |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | O primeiro PDF esperado | Abra todas as páginas e compare os dados com a compra correspondente. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | O PDF seguinte | Verifique-o separadamente. Conseguir abrir o ficheiro anterior não diz nada sobre este. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | O terceiro PDF esperado | Leia-o e confirme se é a fatura prometida que faltava verificar, e não outra cópia de uma das anteriores. |
| information/readme.txt | Neste exemplo, uma nota de texto de acompanhamento | Não a conte como uma quarta fatura nem a inclua automaticamente nos PDF para o contabilista. |
Abra cada PDF e compare-o com os documentos esperados
Na pasta com o conteúdo extraído, procure os ficheiros que devem ser faturas. Abra cada PDF, percorra todas as páginas e verifique se estão legíveis. Em seguida, compare o fornecedor, o cliente e o número de fatura ou de encomenda que conhece com a compra em causa. Não se baseie apenas no nome do ficheiro para identificar o número da fatura.
No exemplo, espera receber três faturas porque o fornecedor as mencionou no e-mail. Mas três ficheiros com a extensão PDF podem conter dois documentos iguais e um diferente. Por isso, compare cada documento com a lista do e-mail ou com as encomendas acordadas. Se não souber exatamente o que deveria ter recebido, peça uma lista ao fornecedor. A quantidade de ficheiros, por si só, não confirma que recebeu tudo.
Se o ZIP foi extraído mas um PDF não abre, siga o guia abaixo. Um erro ao abrir não prova que o documento esteja danificado. A palavra-passe do PDF pode ser diferente da do arquivo.
A fatura chegou, mas o PDF não abre. O que enviar à contabilidade? →
Se encontrar outro ZIP no conteúdo extraído, em vez do PDF esperado, confirme com o fornecedor se faz parte do envio e o que contém. Uma subpasta, como a da tabela, é diferente de outro ficheiro comprimido. Não inclua automaticamente um ficheiro que não identificou entre as faturas verificadas.
Quando o ZIP pede uma palavra-passe ou não permite extrair o conteúdo
Se for pedida uma palavra-passe, consulte as instruções do fornecedor. Caso não as tenha, use um contacto conhecido para lhe perguntar como aceder ao ZIP. Trata-se da palavra-passe do ficheiro, não das credenciais de acesso ao seu e-mail, banco ou conta de cliente.
Mesmo a palavra-passe correta pode não bastar se a ferramenta utilizada não suportar esse tipo de proteção. A Microsoft indica, por exemplo, que as funcionalidades integradas de gestão de ficheiros comprimidos do Windows 11, versão 24H2, não suportam ficheiros comprimidos encriptados. Nessa situação, combine com o fornecedor uma forma de envio compatível, como PDF separados pelo canal acordado.
Se surgir outro erro, anote a mensagem exata e indique se apareceu durante a transferência ou apenas na extração. Se não se tratar de um bloqueio de segurança, pode voltar a transferir o anexo esperado uma vez, a partir do e-mail original. Verifique também se há espaço livre para o conteúdo extraído; a Apple recomenda esta verificação em caso de dificuldades. Uma mensagem de erro, por si só, não prova que o ZIP esteja danificado.
Se continuar sem conseguir extrair o conteúdo, peça ao fornecedor que volte a comprimir os mesmos documentos ou que os envie como PDF separados. Use o modelo abaixo para um erro de extração. Se apenas lhe faltar a palavra-passe, basta pedir as instruções de acesso.
Preencha os dados que conhece e descreva apenas os passos que realmente realizou. Retire a última frase, sobre a lista de documentos, se já souber o que o envio deve conter.
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.
Fonte desta secção: Microsoft: extrair ZIP no Windows e limitações dos ficheiros comprimidos encriptados no Windows 11 24H2 · Apple: extrair um ZIP no Mac e resolver dificuldades
Envie os ficheiros verificados ao contabilista e indique o que falta
Depois da verificação, selecione apenas os documentos que fazem parte da entrega acordada e envie-os pelo canal combinado — por exemplo, como anexos ou através de uma pasta partilhada. Mantenha nomes que permitam localizar os ficheiros. Não envie automaticamente todo o conteúdo extraído, incluindo notas e documentos sem relação com a entrega.
Se faltar alguma coisa, diga-o claramente. Se no exemplo faltasse a terceira fatura, a mensagem poderia ser: «Envio duas faturas do conjunto recebido de [fornecedor]. Falta no ZIP a terceira, relativa à encomenda [número conhecido]. Ainda estou a tratar de a obter.» Se já pediu o documento em falta ao fornecedor, acrescente a data do pedido. Ter conseguido extrair o ZIP não é motivo para considerar o conjunto completo.
Se enviar os documentos através de uma ligação ou com uma palavra-passe, confirme com o contabilista que ele consegue aceder-lhes. Uma captura de ecrã de uma página não substitui o documento completo que ficou de entregar. O facto de os ficheiros estarem legíveis não confirma, por si só, que as faturas estejam corretas ou possam ser usadas para fins contabilísticos.
Depois destes passos, sabe quais as faturas que pode enviar e quais ainda faltam ou não consegue abrir. O contabilista recebe os ficheiros verificados e uma indicação do que continua por resolver. Encontra uma lista de verificação mais detalhada para a entrega de documentos ao contabilista nos artigos relacionados.