Dezarhivarea ZIP-ului este doar primul pas
Un fișier ZIP este o arhivă în care furnizorul poate grupa mai multe fișiere și dosare. Pentru a pregăti facturile pentru contabil, extrage mai întâi documentele din arhivă. Apoi deschide fiecare PDF care ar trebui să fie o factură și compară conținutul cu ceea ce trebuia să primești. Dezarhivarea reușită nu confirmă că toate facturile pot fi citite sau că nu lipsește niciuna.
Urmează acești pași pentru un atașament pe care îl aștepți de la un furnizor cunoscut. Dacă mesajul este neașteptat, pare suspect sau apare un avertisment de securitate, confirmă mai întâi expedierea folosind datele de contact pe care le ai deja pentru furnizor. Nu porni o aplicație neașteptată și nu dezactiva protecția calculatorului pentru a ajunge la facturi.
Sursa pentru această secțiune: Apple: protecția împotriva aplicațiilor dăunătoare pe Mac
Salvează ZIP-ul și extrage conținutul într-un dosar separat
Creează pe calculator un dosar de lucru pentru această trimitere și salvează în el ZIP-ul original. Păstrează e-mailul și arhiva, ca să poți verifica ulterior ce a trimis furnizorul. Vei lucra separat cu fișierele extrase; nu este nevoie să încarci facturile într-un serviciu online oarecare de dezarhivare.
Pe Windows, găsește ZIP-ul salvat în Explorer, fă clic dreapta pe el și alege opțiunea pentru extragerea întregului conținut. Selectează un dosar de destinație separat și urmează instrucțiunile afișate. Microsoft descrie această procedură pentru Windows 10 și 11; formularea exactă din meniu poate varia în funcție de limba sistemului sau de programul folosit.
Pe Mac, fă dublu clic pe ZIP-ul salvat în Finder. Potrivit instrucțiunilor Apple, conținutul extras apare în același dosar cu arhiva. Caută apoi documentele în conținutul dezarhivat. Dacă apare o eroare sau ți se cere o parolă, treci la secțiunea de mai jos despre problemele de dezarhivare.
Sursa pentru această secțiune: Microsoft: dezarhivarea ZIP-urilor în Windows și limitarea pentru arhivele criptate în Windows 11 24H2 · Apple: dezarhivarea unui ZIP pe Mac și ce puteți face dacă apar probleme
Trei PDF-uri și o notă nu înseamnă patru facturi
În acest exemplu fictiv, furnizorul anunță în e-mail că trimite trei facturi pentru comenzile convenite. După dezarhivare, atașamentul supplier-documents.zip conține fișierele de mai jos. Exemplul ilustrează o structură de dosare, nu documente reale.
Calea invoices/2026-09/invoice-101.pdf arată că PDF-ul se află în dosarul 2026-09, aflat la rândul său în dosarul invoices. Deschide dosarele pe rând până ajungi la fișiere. Denumirile te ajută să te orientezi, dar afli ce factură conține un fișier abia după ce îl deschizi.
| Calea în interiorul arhivei | Ce cauți | Ce faci cu fișierul |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | Primul PDF așteptat | Deschide toate paginile și compară datele cu achiziția respectivă. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | Următorul PDF așteptat | Verifică-l separat. Deschiderea fișierului anterior nu spune nimic despre acesta. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | Al treilea PDF așteptat | Citește-l și verifică dacă este a treia factură promisă, nu încă o copie a uneia dintre celelalte. |
| information/readme.txt | În acest exemplu, o notă însoțitoare în format text | Nu o număra ca a patra factură și nu o adăuga automat printre PDF-urile pentru contabil. |
Deschide fiecare PDF și compară-l cu documentele așteptate
În conținutul extras, caută fișierele care ar trebui să fie facturi. Deschide fiecare PDF, parcurge toate paginile și verifică dacă se pot citi. Compară apoi furnizorul, beneficiarul și numărul cunoscut al facturii sau al comenzii cu achiziția respectivă. Nu prelua numărul facturii doar din numele fișierului.
În exemplu, aștepți trei facturi pentru că furnizorul a menționat acest lucru în e-mail. Dar trei fișiere PDF pot conține două copii ale aceluiași document și un alt document. Compară fiecare document cu lista din e-mail sau cu comenzile convenite. Dacă nu știi exact ce trebuia să primești, cere furnizorului o listă; numărul fișierelor nu confirmă că ai toate facturile.
Dacă ZIP-ul a fost extras, dar un PDF nu se deschide, urmează ghidul de mai jos. O eroare la deschidere nu dovedește că documentul este deteriorat. Parola PDF-ului poate fi diferită de cea a arhivei.
Factura a sosit, dar PDF-ul nu se deschide. Ce îi trimiți contabilului? →
Dacă în locul PDF-ului așteptat găsești un alt ZIP în interior, verifică cu furnizorul dacă face parte din trimitere și ce conține. Un dosar aflat în alt dosar, ca în tabel, este altceva decât o arhivă aflată în interiorul altei arhive. Nu adăuga automat un fișier neclar printre facturile verificate.
Când ZIP-ul cere o parolă sau nu poate fi dezarhivat
Dacă ți se cere o parolă, verifică instrucțiunile furnizorului. Dacă nu le ai, contactează-l folosind datele de contact cunoscute și cere instrucțiuni de acces la arhivă. Este vorba despre parola fișierului, nu despre datele de autentificare la e-mail, bancă sau contul de client.
Nici parola corectă nu este întotdeauna suficientă dacă programul folosit nu acceptă metoda de protecție a arhivei. De exemplu, Microsoft precizează că funcțiile integrate de arhivare din Windows 11, versiunea 24H2, nu acceptă operațiuni cu arhive criptate. Într-o asemenea situație, conveniți cu furnizorul o metodă de trimitere compatibilă, de exemplu PDF-uri separate, prin canalul agreat.
Pentru alte erori, notează mesajul exact și momentul în care a apărut: la descărcare sau abia la dezarhivare. Dacă nu este un blocaj de securitate, poți descărca încă o dată atașamentul așteptat din e-mailul original. Verifică și spațiul liber disponibil pentru conținutul extras; Apple recomandă această verificare când apar probleme. Un mesaj de eroare nu dovedește neapărat că arhiva este deteriorată.
Dacă tot nu poți dezarhiva fișierul, cere furnizorului să arhiveze din nou aceleași documente sau să le trimită separat, în format PDF. Folosește modelul de mai jos pentru o eroare de dezarhivare. Dacă îți lipsește doar parola, este suficient să ceri instrucțiunile de acces.
Completează datele cunoscute și descrie doar pașii pe care i-ai încercat efectiv. Elimină ultima frază, cea despre lista documentelor, dacă știi deja ce trebuie să conțină trimiterea.
Selectați textul, copiați-l într-un e-mail și completați detaliile între paranteze drepte.
Sursa pentru această secțiune: Microsoft: dezarhivarea ZIP-urilor în Windows și limitarea pentru arhivele criptate în Windows 11 24H2 · Apple: dezarhivarea unui ZIP pe Mac și ce puteți face dacă apar probleme
Trimite contabilului fișierele verificate și spune ce lipsește
După verificare, selectează doar documentele pe care ați convenit să le transmiți și trimite-le prin canalul agreat, de exemplu ca atașamente sau într-un dosar partajat. Păstrează denumirile care permit identificarea ulterioară a fișierelor. Nu trimite automat tot conținutul extras, inclusiv notele însoțitoare și documentele fără legătură.
Spune clar dacă lipsește ceva. Dacă în exemplu ar lipsi a treia factură, mesajul însoțitor ar putea fi: „Vă trimit două facturi din documentele primite de la [furnizor]. A treia factură, pentru comanda [număr cunoscut], lipsește din ZIP. Încă mă ocup să o obțin.” Dacă ai cerut deja furnizorului factura lipsă, adaugă data solicitării. Dezarhivarea ZIP-ului nu este un motiv suficient pentru a spune că ai toate facturile.
Dacă trimiți documentele printr-un link sau cu parolă, confirmă cu contabilul că le poate accesa. O captură a unei singure pagini nu înlocuiește documentul integral convenit. Faptul că fișierele se pot citi nu confirmă, în sine, corectitudinea facturilor sau dacă pot fi folosite în contabilitate.
La finalul acestor pași, știi ce facturi poți trimite și care încă lipsesc sau nu se deschid. Contabilul primește fișierele verificate și o imagine clară a lucrurilor rămase de rezolvat. În articolele conexe găsești o listă de verificare mai detaliată pentru predarea documentelor către contabil.