Décompresser le ZIP n’est que la première étape
Un ZIP est une archive qui peut regrouper plusieurs fichiers et dossiers. Pour préparer les factures à transmettre à votre comptable, commencez par en extraire les documents. Ouvrez ensuite chaque PDF censé contenir une facture et comparez son contenu avec ce que vous attendiez. Une décompression réussie ne prouve ni que toutes les factures sont lisibles, ni qu’il n’en manque aucune.
Cette méthode concerne une pièce jointe attendue, envoyée par un fournisseur connu. Si le message est inattendu, semble suspect ou déclenche une alerte de sécurité, vérifiez d’abord l’envoi auprès du fournisseur en utilisant des coordonnées que vous possédez déjà. N’exécutez pas une application inattendue et ne désactivez pas la protection de votre ordinateur pour accéder à des factures.
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Enregistrez le ZIP et décompressez-le dans un dossier séparé
Créez un dossier de travail sur votre ordinateur pour cet envoi et enregistrez-y le ZIP original. Conservez l’e-mail et l’archive pour pouvoir retrouver ce que le fournisseur a envoyé. Vous travaillerez séparément sur les fichiers extraits ; inutile de déposer vos factures sur un service de décompression en ligne choisi au hasard.
Sous Windows, retrouvez le ZIP enregistré dans l’Explorateur de fichiers, faites un clic droit dessus et choisissez l’option permettant d’extraire tout son contenu. Sélectionnez un dossier de destination séparé, puis suivez les instructions affichées. Microsoft décrit cette méthode pour Windows 10 et 11 ; le libellé exact peut varier selon la langue du système ou le logiciel utilisé.
Sur Mac, double-cliquez sur le ZIP enregistré dans le Finder. D’après le guide Apple, le contenu extrait apparaît dans le même dossier que l’archive. Recherchez ensuite les documents parmi les éléments extraits. Si une erreur apparaît pendant la décompression ou si un mot de passe est demandé, consultez plus bas la partie consacrée aux difficultés avec l’archive.
Source de cette section : Microsoft : décompression des ZIP sous Windows et limites des archives chiffrées sous Windows 11 24H2 · Apple : décompresser un ZIP sur Mac et résoudre les difficultés
Trois PDF et une note ne font pas quatre factures
Dans cet exemple fictif, le fournisseur annonce dans son e-mail trois factures correspondant aux commandes convenues. Une fois décompressée, la pièce jointe supplier-documents.zip contient les fichiers ci-dessous. Cet exemple illustre une organisation de dossiers ; il ne s’agit pas de documents réels.
Le chemin invoices/2026-09/invoice-101.pdf indique que le PDF se trouve dans le dossier 2026-09, lui-même placé dans le dossier invoices. Ouvrez donc les dossiers successifs pour accéder aux fichiers. Les noms vous aident à vous repérer, mais seule l’ouverture du document permet de savoir quelle facture il contient.
| Chemin dans l’archive | Élément recherché | Que faire de cet élément ? |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | Premier PDF attendu | Ouvrir toutes les pages et comparer les informations à l’achat concerné. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | Autre PDF attendu | Le vérifier séparément. L’ouverture du fichier précédent ne dit rien sur celui-ci. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | Troisième PDF attendu | Le lire et vérifier qu’il s’agit de la dernière facture annoncée, et non d’une copie de l’une des précédentes. |
| information/readme.txt | Dans cet exemple, une note d’accompagnement au format texte | Ne pas la compter comme une quatrième facture ni l’ajouter automatiquement aux PDF destinés au comptable. |
Ouvrez chaque PDF et comparez-le aux factures attendues
Dans le contenu extrait, repérez les fichiers censés être des factures. Ouvrez chaque PDF, parcourez toutes ses pages et vérifiez leur lisibilité. Comparez ensuite le fournisseur, le destinataire de la facture et le numéro de facture ou de commande que vous connaissez avec l’achat concerné. Ne vous fiez pas uniquement au nom du fichier pour relever le numéro de facture.
Dans notre exemple, vous attendez trois factures parce que le fournisseur l’a indiqué dans son e-mail. Mais trois fichiers portant l’extension PDF peuvent contenir deux exemplaires d’une même facture et un autre document. Comparez donc chaque document à la liste de l’e-mail ou aux commandes convenues. Si vous ne savez pas exactement ce qui devait vous parvenir, demandez la liste au fournisseur : le nombre de fichiers ne suffit pas à confirmer que l’envoi est complet.
Si le ZIP a été extrait mais qu’un PDF ne s’ouvre pas, suivez le guide ci-dessous. Une erreur à l’ouverture ne prouve pas que le document est endommagé. Le mot de passe du PDF peut être différent de celui de l’archive.
La facture est arrivée, mais le PDF ne s’ouvre pas. Que transmettre au comptable ? →
Si vous trouvez un autre ZIP à la place du PDF attendu, demandez au fournisseur s’il fait bien partie de l’envoi et ce qu’il contient. Un sous-dossier comme celui du tableau n’est pas une seconde archive. N’ajoutez pas automatiquement un élément non identifié aux factures vérifiées.
Le ZIP demande un mot de passe ou ne se décompresse pas
Si un mot de passe est demandé, consultez les instructions du fournisseur. Si vous n’en avez pas, demandez-lui comment accéder à l’archive en passant par un contact connu. Il s’agit du mot de passe du fichier, pas de vos identifiants de messagerie, de banque ou de compte client.
Même le bon mot de passe peut ne pas suffire si l’outil utilisé ne prend pas en charge le mode de protection de l’archive. Microsoft indique par exemple que les fonctions intégrées de gestion des archives de Windows 11 version 24H2 ne prennent pas en charge les archives chiffrées. Dans ce cas, convenez avec le fournisseur d’un mode de transmission compatible, par exemple des PDF séparés envoyés par le canal convenu.
Pour toute autre erreur, notez le message exact et précisez s’il apparaît pendant le téléchargement ou seulement lors de la décompression. En l’absence de blocage de sécurité, vous pouvez essayer de télécharger une nouvelle fois la pièce jointe attendue depuis l’e-mail original. Vérifiez aussi l’espace disponible pour le contenu extrait ; Apple recommande également cette vérification en cas de difficulté. Un message d’erreur ne prouve pas nécessairement que l’archive est endommagée.
Si la décompression échoue toujours, demandez au fournisseur de créer une nouvelle archive avec les mêmes documents ou de les envoyer séparément au format PDF. Utilisez le modèle ci-dessous en cas d’erreur de décompression. S’il vous manque seulement le mot de passe, demandez simplement les instructions d’accès.
Complétez les informations connues et ne mentionnez que les manipulations réellement effectuées. Supprimez la dernière phrase demandant la liste des documents si vous savez déjà ce que l’envoi doit contenir.
Sélectionnez le texte, copiez-le dans un e-mail et complétez les informations entre crochets.
Source de cette section : Microsoft : décompression des ZIP sous Windows et limites des archives chiffrées sous Windows 11 24H2 · Apple : décompresser un ZIP sur Mac et résoudre les difficultés
Transmettez les fichiers vérifiés et signalez ce qui manque
Après vérification, sélectionnez uniquement les documents concernés par la transmission convenue et envoyez-les par le canal prévu, par exemple en pièces jointes ou via un dossier partagé. Conservez des noms qui permettent de retrouver les fichiers. N’envoyez pas automatiquement tout le contenu extrait, avec les notes et les documents sans rapport.
S’il manque quelque chose, dites-le clairement. Si la troisième facture de notre exemple était absente, votre message pourrait être : « Je vous envoie deux factures reçues de [fournisseur]. La troisième, pour la commande [numéro connu], ne figure pas dans le ZIP. Je m’occupe encore de la récupérer. » Si vous avez déjà demandé au fournisseur de compléter l’envoi, ajoutez la date de votre demande. Décompresser le ZIP ne suffit pas pour déclarer l’envoi complet.
Pour un envoi par lien ou protégé par mot de passe, vérifiez auprès de votre comptable que les documents sont accessibles. Une capture d’écran d’une page ne remplace pas le document complet convenu. La lisibilité des fichiers ne garantit ni l’exactitude des factures ni leur validité comptable.
Vous savez désormais quelles factures transmettre, lesquelles manquent encore et lesquelles restent impossibles à ouvrir. Votre comptable reçoit les fichiers vérifiés et sait ce qu’il reste à régler. Vous trouverez une liste de vérification plus détaillée pour la transmission des documents comptables dans les lectures complémentaires.