Rozbalením ZIPu sa práca s faktúrami iba začína
ZIP je archív, do ktorého môže dodávateľ zabaliť viacero súborov a priečinkov. Pri príprave faktúr pre účtovníka z neho najprv získate jednotlivé dokumenty. Potom otvoríte každé PDF, ktoré má byť faktúrou, a porovnáte jeho obsah s tým, čo malo prísť. Úspešné rozbalenie samo osebe nepotvrdzuje, že sú všetky faktúry čitateľné alebo že žiadna nechýba.
Nasledujúci postup použite pri očakávanej prílohe od známeho dodávateľa. Ak vás správa prekvapila, pôsobí podozrivo alebo sa zobrazí bezpečnostné upozornenie, najprv si odoslanie overte cez kontakt, ktorý na dodávateľa už máte. Kvôli faktúram nespúšťajte neočakávanú aplikáciu ani nevypínajte ochranu počítača.
Zdroj k tejto časti: Apple: ochrana pred škodlivými aplikáciami na Macu
Uložte ZIP a rozbaľte ho do samostatného priečinka
V počítači si na túto zásielku vytvorte pracovný priečinok a uložte doň pôvodný ZIP. E-mail aj archív si ponechajte, aby ste neskôr vedeli dohľadať, čo dodávateľ poslal. S rozbalenými súbormi budete pracovať osobitne; faktúry netreba nahrávať do náhodnej online služby na rozbaľovanie archívov.
Vo Windowse nájdite uložený ZIP v Prieskumníkovi, kliknite naň pravým tlačidlom a vyberte možnosť na rozbalenie celého obsahu. Zvoľte samostatný cieľový priečinok a postupujte podľa zobrazených pokynov. Microsoft tento postup opisuje pre Windows 10 a 11; presné znenie ponuky sa môže líšiť podľa jazyka systému alebo používaného programu.
Na Macu vo Finderi dvakrát kliknite na uložený ZIP. Podľa návodu Apple sa rozbalený obsah objaví v rovnakom priečinku ako archív. V ňom potom vyhľadajte jednotlivé dokumenty. Ak sa rozbaľovanie skončí chybou alebo systém žiada heslo, prejdite nižšie na časť o problémoch s archívom.
Zdroj k tejto časti: Microsoft: rozbaľovanie ZIPov vo Windowse a obmedzenia šifrovaných archívov vo Windowse 11 24H2 · Apple: rozbalenie ZIPu na Macu a postup pri problémoch
Tri PDF a poznámka nie sú štyri faktúry
V modelovom príklade dodávateľ v e-maile uvádza, že posiela tri faktúry k dohodnutým objednávkam. Príloha supplier-documents.zip po rozbalení obsahuje nasledujúce súbory. Ide o fiktívnu ukážku usporiadania, nie o skutočné doklady.
Zápis invoices/2026-09/invoice-101.pdf znamená, že PDF je v priečinku 2026-09 vnútri priečinka invoices. Priečinky teda otvárajte postupne, až sa dostanete k súborom. Názvy vám pomôžu zorientovať sa; ktorú faktúru súbor skutočne obsahuje, zistíte až po otvorení.
| Cesta v archíve | Čo hľadáte | Čo s položkou urobiť |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | Prvé z očakávaných PDF | Otvoriť všetky strany a porovnať údaje s príslušným nákupom. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | Ďalšie očakávané PDF | Skontrolovať samostatne. Otvorenie predchádzajúceho súboru nič nehovorí o tomto. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | Tretie očakávané PDF | Prečítať a overiť, či ide o zostávajúcu sľúbenú faktúru, nie o ďalšiu kópiu niektorej predchádzajúcej. |
| information/readme.txt | V tejto ukážke sprievodná textová poznámka | Nepočítať ako štvrtú faktúru a nepridávať automaticky medzi PDF pre účtovníka. |
Otvorte každé PDF a porovnajte ho s očakávanými dokladmi
V rozbalenom obsahu vyhľadajte súbory, ktoré majú byť faktúrami. Otvorte každé PDF, prejdite všetky strany a overte ich čitateľnosť. Potom porovnajte dodávateľa, odberateľa a známe číslo faktúry alebo objednávky s nákupom, ktorý riešite. Číslo faktúry nepreberajte len z názvu súboru.
V modelovej zásielke očakávate tri faktúry, pretože ich dodávateľ uviedol v e-maile. Tri súbory s príponou PDF však môžu obsahovať aj dva rovnaké doklady a jeden iný. Porovnajte preto jednotlivé dokumenty so zoznamom v e-maile alebo s dohodnutými objednávkami. Ak neviete, čo presne malo prísť, požiadajte dodávateľa o zoznam; samotný počet súborov úplnosť nepotvrdí.
Ak sa ZIP rozbalil, ale niektoré PDF nejde otvoriť, pokračujte nasledujúcim návodom. Chyba pri otvorení ešte neznamená poškodený dokument. Heslo k PDF môže byť iné než heslo k archívu.
Faktúra prišla, ale PDF sa nedá otvoriť. Čo poslať účtovníčke? →
Ak namiesto očakávaného PDF nájdete vnútri ďalší ZIP, overte si u dodávateľa, či patrí k zásielke a čo obsahuje. Vnorený priečinok z tabuľky a ďalší zabalený archív sú dve odlišné veci. Nejasnú položku automaticky nepridávajte medzi skontrolované faktúry.
Keď ZIP žiada heslo alebo sa nedá rozbaliť
Ak sa zobrazí požiadavka na heslo, pozrite si pokyny dodávateľa. Ak ich nemáte, cez známy kontakt ho požiadajte o postup na získanie prístupu k archívu. Ide o heslo k súboru, nie o prihlasovacie údaje do vašej schránky, banky alebo zákazníckeho účtu.
Ani správne heslo nemusí stačiť, ak používaný nástroj nepodporuje daný spôsob ochrany. Microsoft napríklad pri Windowse 11 verzie 24H2 uvádza, že vstavaná práca s archívmi nepodporuje šifrované archívy. V takom prípade sa s dodávateľom dohodnite na podporovanom spôsobe odovzdania, napríklad na zaslaní jednotlivých PDF dohodnutou cestou.
Pri inej chybe si zapíšte presné znenie hlásenia a to, či nastala pri sťahovaní alebo až pri rozbaľovaní. Ak nejde o bezpečnostné blokovanie, môžete očakávanú prílohu ešte raz stiahnuť z pôvodného e-mailu. Skontrolujte aj voľné miesto na rozbalený obsah; tento krok pri problémoch odporúča aj Apple. Samotné chybové hlásenie ešte nemusí dokazovať poškodenie archívu.
Ak sa archív stále nedarí rozbaliť, požiadajte dodávateľa o nové zabalenie rovnakých dokumentov alebo o ich zaslanie jednotlivo vo formáte PDF. Vzor nižšie použite pri chybe počas rozbaľovania. Ak vám iba chýba heslo, stačí požiadať o pokyny na prístup.
Doplňte známe údaje a opíšte len kroky, ktoré ste naozaj vykonali. Poslednú vetu so žiadosťou o zoznam vynechajte, ak už viete, ktoré doklady má zásielka obsahovať.
Označte text, skopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých zátvorkách.
Zdroj k tejto časti: Microsoft: rozbaľovanie ZIPov vo Windowse a obmedzenia šifrovaných archívov vo Windowse 11 24H2 · Apple: rozbalenie ZIPu na Macu a postup pri problémoch
Účtovníkovi pošlite skontrolované súbory a povedzte, čo chýba
Po kontrole vyberte len doklady, ktoré patria k dohodnutému odovzdaniu, a pošlite ich dohodnutou cestou — napríklad ako prílohy alebo cez spoločný priečinok. Ponechajte názvy, podľa ktorých sa dajú súbory dohľadať. Neposielajte automaticky celý rozbalený obsah vrátane sprievodných poznámok a nesúvisiacich dokumentov.
Ak niečo chýba, povedzte to priamo. Keby v modelovej zásielke chýbala tretia faktúra, sprievodná správa môže znieť: „Posielam dve faktúry zo zásielky od [dodávateľ]. Tretia, k objednávke [známe číslo], v ZIPe chýba. Jej dodanie ešte riešim.“ Ak ste už dodávateľa požiadali o doplnenie, pridajte dátum žiadosti. Samotné rozbalenie ZIPu nie je dôvod označiť zásielku za úplnú.
Pri odovzdávaní cez odkaz alebo s heslom si u účtovníka overte, že sa k dokumentom dostane. Snímka jednej strany nenahrádza dohodnutý celý dokument. Čitateľnosť súborov sama osebe nepotvrdzuje správnosť faktúr ani ich použiteľnosť v účtovníctve.
Po tomto postupe viete, ktoré faktúry môžete odovzdať a ktoré ešte chýbajú alebo sa nedajú otvoriť. Účtovník dostane skontrolované súbory aj prehľad toho, čo treba doriešiť. Podrobnejší kontrolný zoznam na odovzdanie dokladov účtovníkovi nájdete v súvisiacich článkoch.