Descomprimir el ZIP es solo el primer paso
Un ZIP es un archivo comprimido que puede reunir varios archivos y carpetas. Para preparar las facturas que vas a enviar a tu asesoría, primero tienes que extraer los documentos. Después, abre cada PDF que deba ser una factura y compara su contenido con lo que esperabas recibir. Que el ZIP se descomprima correctamente no confirma que todas las facturas se puedan leer ni que no falte ninguna.
Estas instrucciones son para un archivo adjunto que esperabas recibir de un proveedor conocido. Si el mensaje te sorprende, parece sospechoso o aparece una advertencia de seguridad, confirma primero el envío con el proveedor utilizando un contacto que ya tengas. No ejecutes una aplicación inesperada ni desactives la protección del ordenador para acceder a las facturas.
Fuente de esta sección: Apple: protección frente a aplicaciones maliciosas en Mac
Guarda el ZIP y extrae su contenido en una carpeta aparte
Crea una carpeta de trabajo en tu ordenador para este envío y guarda en ella el ZIP original. Conserva tanto el correo como el archivo comprimido para poder consultar qué envió el proveedor. Trabajarás por separado con los archivos extraídos; no hace falta subir las facturas a un servicio cualquiera de descompresión en línea.
En Windows, busca el ZIP guardado en el Explorador de archivos, haz clic sobre él con el botón derecho y elige la opción para extraer todo su contenido. Selecciona una carpeta de destino aparte y sigue las instrucciones que aparezcan. Microsoft describe este procedimiento para Windows 10 y 11; el nombre exacto de la opción puede variar según el idioma del sistema o el programa que utilices.
En Mac, haz doble clic sobre el ZIP guardado en el Finder. Según la guía de Apple, el contenido extraído aparece en la misma carpeta que el archivo comprimido. Busca después los documentos entre los elementos extraídos. Si la descompresión da un error o pide una contraseña, ve al apartado sobre problemas con el ZIP que encontrarás más abajo.
Fuente de esta sección: Microsoft: descomprimir archivos ZIP en Windows y limitaciones de los archivos cifrados en Windows 11 24H2 · Apple: descomprimir un ZIP en Mac y qué hacer si surgen problemas
Tres PDF y una nota no son cuatro facturas
En este ejemplo ficticio, el proveedor indica en su correo que envía tres facturas de los pedidos acordados. Al descomprimir el adjunto supplier-documents.zip, aparecen los siguientes archivos. Es un ejemplo de organización de carpetas, no documentación real.
La ruta invoices/2026-09/invoice-101.pdf indica que el PDF está en la carpeta 2026-09, dentro de la carpeta invoices. Abre las carpetas sucesivamente hasta llegar a los archivos. Los nombres te ayudan a orientarte, pero solo al abrir cada documento sabrás qué factura contiene realmente.
| Ruta dentro del ZIP | Qué buscas | Qué hacer con el archivo |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | Primer PDF esperado | Abrir todas las páginas y contrastar los datos con la compra correspondiente. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | Otro PDF esperado | Revisarlo por separado. Que el archivo anterior se abra no dice nada sobre este. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | Tercer PDF esperado | Leerlo y comprobar que es la factura pendiente de las tres anunciadas, no otra copia de una de las anteriores. |
| information/readme.txt | En este ejemplo, una nota de texto que acompaña a las facturas | No contarla como una cuarta factura ni añadirla automáticamente a los PDF para la asesoría. |
Abre cada PDF y compáralo con las facturas que esperabas
Busca entre los archivos extraídos los que deban ser facturas. Abre cada PDF, recorre todas sus páginas y comprueba que se puedan leer. Después, contrasta el proveedor, el destinatario de la factura y el número de factura o de pedido que conozcas con la compra correspondiente. No tomes el número de factura únicamente del nombre del archivo.
En el ejemplo esperas tres facturas porque así lo ha indicado el proveedor en el correo. Sin embargo, tres archivos con extensión PDF podrían contener dos copias del mismo documento y otro distinto. Compara cada documento con la lista del correo o con los pedidos acordados. Si no sabes exactamente qué debías recibir, pide al proveedor la lista: el número de archivos por sí solo no demuestra que el envío esté completo.
Si el ZIP se ha descomprimido pero un PDF no se abre, sigue la guía de abajo. Un error al abrirlo no demuestra que esté dañado. La contraseña del PDF puede ser distinta de la del archivo ZIP.
La factura ha llegado, pero el PDF no se abre. ¿Qué envías a tu asesor? →
Si encuentras otro ZIP en lugar del PDF esperado, confirma con el proveedor que forma parte del envío y pregunta qué contiene. Una subcarpeta como la del ejemplo y otro archivo comprimido son cosas distintas. No incluyas automáticamente un elemento sin identificar entre las facturas comprobadas.
Qué hacer si el ZIP pide contraseña o no se descomprime
Si te pide una contraseña, consulta las instrucciones del proveedor. Si no las tienes, pregúntale cómo acceder al ZIP utilizando un contacto conocido. Se trata de la contraseña del archivo, no de las credenciales de tu correo, tu banco o tu cuenta de cliente.
Incluso una contraseña correcta puede no bastar si la herramienta utilizada no admite el tipo de protección del archivo. Por ejemplo, Microsoft indica que la gestión de archivos comprimidos integrada en Windows 11, versión 24H2, no admite archivos cifrados. En ese caso, acuerda con el proveedor una forma de envío compatible, como los PDF por separado a través del canal previsto.
Si aparece otro error, anota el mensaje exacto y si se produce durante la descarga o al descomprimir. Siempre que no haya un bloqueo de seguridad, puedes probar a descargar una vez más el adjunto esperado desde el correo original. Comprueba también que haya espacio libre para el contenido extraído; Apple recomienda esta comprobación cuando surgen problemas. Un mensaje de error no demuestra necesariamente que el ZIP esté dañado.
Si sigues sin poder descomprimirlo, pide al proveedor que vuelva a comprimir los mismos documentos o que los envíe por separado en PDF. Utiliza el modelo de abajo para un error de descompresión. Si solo te falta la contraseña, basta con pedir las instrucciones de acceso.
Completa los datos que conozcas y describe únicamente los pasos que hayas realizado. Elimina la última frase, en la que se pide la lista de documentos, si ya sabes qué debe contener el envío.
Selecciona el texto, cópialo en un correo y completa los campos entre corchetes.
Fuente de esta sección: Microsoft: descomprimir archivos ZIP en Windows y limitaciones de los archivos cifrados en Windows 11 24H2 · Apple: descomprimir un ZIP en Mac y qué hacer si surgen problemas
Envía los archivos comprobados e indica qué falta
Una vez revisados, selecciona solo los documentos que debas entregar y envíalos por el canal acordado, por ejemplo como adjuntos o mediante una carpeta compartida. Conserva nombres que permitan localizar los archivos. No envíes automáticamente todo el contenido extraído, incluidas las notas y los documentos que no correspondan.
Si falta algo, dilo claramente. Si en el ejemplo faltara la tercera factura, podrías escribir: «Te envío dos facturas recibidas de [proveedor]. La tercera, correspondiente al pedido [número conocido], no está en el ZIP. Aún estoy gestionando su envío». Si ya has pedido al proveedor que complete la documentación, añade la fecha de la solicitud. Haber descomprimido el ZIP no basta para dar el envío por completo.
Si compartes los documentos mediante un enlace o con contraseña, confirma con tu asesoría que puede acceder a ellos. Una captura de una página no sustituye al documento completo que hayáis acordado entregar. Que los archivos se puedan leer no confirma que las facturas sean correctas ni que sean válidas a efectos contables.
Al terminar, sabrás qué facturas puedes enviar y cuáles faltan o siguen sin abrirse. Tu asesoría recibirá los archivos comprobados y sabrá qué queda pendiente. En las lecturas relacionadas encontrarás una lista más detallada para preparar la entrega de documentación contable.