Estrarre lo ZIP è solo il primo passo
Uno ZIP è un archivio che può contenere più file e cartelle. Per preparare le fatture da inviare al commercialista, devi prima estrarre i singoli documenti. Poi apri ogni PDF che dovrebbe essere una fattura e confrontane il contenuto con ciò che aspettavi di ricevere. Riuscire a estrarre l’archivio non conferma che tutte le fatture siano leggibili né che non ne manchi nessuna.
Usa questa procedura per un allegato atteso da un fornitore conosciuto. Se il messaggio è inatteso, sembra sospetto o compare un avviso di sicurezza, verifica prima l’invio con il fornitore usando un recapito che hai già. Non avviare un’applicazione inattesa e non disattivare la protezione del computer per accedere alle fatture.
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Salva lo ZIP ed estrailo in una cartella separata
Crea sul computer una cartella di lavoro per questo invio e salva lì lo ZIP originale. Conserva sia l’e-mail sia l’archivio, così potrai risalire a ciò che il fornitore ha mandato. Lavorerai separatamente sui file estratti: non occorre caricare le fatture su un servizio online qualsiasi per decomprimere l’archivio.
Su Windows, trova lo ZIP salvato in Esplora file, fai clic con il tasto destro e scegli l’opzione per estrarre tutto il contenuto. Seleziona una cartella di destinazione separata e segui le istruzioni a schermo. Microsoft descrive questa procedura per Windows 10 e 11; il nome esatto dell’opzione può variare in base alla lingua del sistema o al programma utilizzato.
Su Mac, fai doppio clic sullo ZIP salvato nel Finder. Secondo la guida Apple, il contenuto estratto compare nella stessa cartella dell’archivio. Cerca quindi i singoli documenti tra gli elementi estratti. Se l’estrazione si interrompe con un errore o viene richiesta una password, passa alla sezione sui problemi con l’archivio più avanti.
Fonte per questa sezione: Microsoft: estrarre file ZIP in Windows e limiti degli archivi crittografati in Windows 11 24H2 · Apple: estrarre uno ZIP su Mac e risolvere eventuali problemi
Tre PDF e una nota non fanno quattro fatture
In questo esempio fittizio, il fornitore scrive nell’e-mail che sta inviando tre fatture relative agli ordini concordati. Una volta estratto, l’allegato supplier-documents.zip contiene i file elencati qui sotto. L’esempio mostra una possibile organizzazione delle cartelle, non documenti reali.
Il percorso invoices/2026-09/invoice-101.pdf indica che il PDF si trova nella cartella 2026-09, a sua volta dentro la cartella invoices. Apri quindi le cartelle una dopo l’altra fino ad arrivare ai file. I nomi aiutano a orientarsi, ma solo aprendo il documento puoi sapere quale fattura contiene davvero.
| Percorso nell’archivio | Che cosa cerchi | Che cosa fare |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | Primo PDF atteso | Aprire tutte le pagine e confrontare i dati con l’acquisto corrispondente. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | Un altro PDF atteso | Controllarlo separatamente. L’apertura del file precedente non dice nulla su questo. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | Terzo PDF atteso | Leggerlo e verificare che sia l’ultima fattura promessa, non un’altra copia di una delle precedenti. |
| information/readme.txt | In questo esempio, una nota di accompagnamento in formato testo | Non contarla come una quarta fattura e non aggiungerla automaticamente ai PDF per il commercialista. |
Apri ogni PDF e confrontalo con i documenti attesi
Tra i file estratti, individua quelli che dovrebbero essere fatture. Apri ogni PDF, scorri tutte le pagine e verifica che siano leggibili. Poi confronta il fornitore, l’intestatario della fattura e il numero di fattura o d’ordine che conosci con l’acquisto in questione. Non ricavare il numero di fattura soltanto dal nome del file.
Nell’esempio aspetti tre fatture perché il fornitore lo ha indicato nell’e-mail. Ma tre file con estensione PDF potrebbero contenere due copie dello stesso documento e un documento diverso. Confronta quindi ogni documento con l’elenco nell’e-mail o con gli ordini concordati. Se non sai esattamente cosa dovevi ricevere, chiedi un elenco al fornitore: il solo numero di file non conferma che l’invio sia completo.
Se lo ZIP è stato estratto ma un PDF non si apre, segui la guida qui sotto. Un errore all’apertura non dimostra che il documento sia danneggiato. La password del PDF può essere diversa da quella dell’archivio.
La fattura è arrivata, ma il PDF non si apre. Cosa inviare al commercialista? →
Se al posto del PDF atteso trovi un altro ZIP, verifica con il fornitore che faccia parte dell’invio e chiedi cosa contiene. Una sottocartella come quella della tabella e un secondo archivio compresso sono due cose diverse. Non aggiungere automaticamente un elemento non identificato alle fatture già controllate.
Se lo ZIP chiede una password o non si riesce a estrarlo
Se viene richiesta una password, consulta le istruzioni del fornitore. Se non le hai, chiedigli come accedere all’archivio tramite un contatto conosciuto. Si tratta della password del file, non delle credenziali della tua casella e-mail, della banca o dell’account cliente.
Anche la password corretta potrebbe non bastare se lo strumento utilizzato non supporta il tipo di protezione dell’archivio. Microsoft, per esempio, indica che le funzioni integrate per la gestione degli archivi in Windows 11 versione 24H2 non supportano gli archivi crittografati. In questo caso, concorda con il fornitore una modalità di invio compatibile, per esempio i singoli PDF attraverso il canale concordato.
Per altri errori, annota il messaggio esatto e specifica se compare durante il download o solo durante l’estrazione. Se non c’è un blocco di sicurezza, puoi provare a scaricare ancora una volta l’allegato atteso dall’e-mail originale. Controlla anche lo spazio libero per il contenuto estratto: è una verifica che Apple consiglia in caso di problemi. Un messaggio di errore non dimostra necessariamente che l’archivio sia danneggiato.
Se ancora non riesci a estrarre l’archivio, chiedi al fornitore di comprimere di nuovo gli stessi documenti o di inviarli come PDF separati. Usa il modello qui sotto per un errore di estrazione. Se manca soltanto la password, basta chiedere le istruzioni di accesso.
Inserisci le informazioni che conosci e descrivi solo i tentativi che hai effettivamente fatto. Elimina l’ultima frase, quella che richiede l’elenco, se sai già quali documenti deve contenere l’invio.
Seleziona il testo, copialo in un'e-mail e inserisci i dettagli tra parentesi quadre.
Fonte per questa sezione: Microsoft: estrarre file ZIP in Windows e limiti degli archivi crittografati in Windows 11 24H2 · Apple: estrarre uno ZIP su Mac e risolvere eventuali problemi
Invia i file controllati e segnala ciò che manca
Dopo il controllo, seleziona solo i documenti previsti per la consegna e inviali attraverso il canale concordato, per esempio come allegati o tramite una cartella condivisa. Mantieni nomi che permettano di ritrovare i file. Non inviare automaticamente tutto il contenuto estratto, comprese le note di accompagnamento e i documenti non pertinenti.
Se manca qualcosa, dichiaralo chiaramente. Se nell’esempio mancasse la terza fattura, potresti scrivere: «Invio due fatture ricevute da [fornitore]. La terza, relativa all’ordine [numero noto], non è presente nello ZIP. Sto ancora cercando di recuperarla». Se hai già chiesto al fornitore di integrare l’invio, aggiungi la data della richiesta. Aver estratto lo ZIP non basta per considerare completa la documentazione.
Se invii i documenti tramite un link o con una password, verifica con il commercialista che riesca ad accedervi. Uno screenshot di una sola pagina non sostituisce il documento completo concordato. La leggibilità dei file non conferma né la correttezza delle fatture né la loro validità ai fini contabili.
A questo punto sai quali fatture puoi inviare, quali mancano ancora e quali non si aprono. Il commercialista riceve i file controllati e sa che cosa resta da risolvere. Nelle letture correlate trovi una checklist più dettagliata per consegnare i documenti al commercialista.