Att packa upp ZIP-filen är bara början
ZIP är ett arkivformat som gör att leverantören kan samla flera filer och mappar i en fil. När du förbereder fakturorna för din redovisningskonsult behöver du först få fram de enskilda dokumenten. Öppna sedan varje PDF som ska vara en faktura och jämför innehållet med det du väntade dig. Att arkivet går att packa upp betyder inte att alla fakturor är läsbara eller att ingen saknas.
Använd den här beskrivningen för en väntad bilaga från en känd leverantör. Om mejlet är oväntat, verkar misstänkt eller utlöser en säkerhetsvarning ska du först kontrollera försändelsen via en kontaktväg till leverantören som du redan har. Starta inte en oväntad app och stäng inte av datorns skydd för att komma åt fakturorna.
Källa för detta avsnitt: Apple: skydda din Mac mot skadliga appar
Spara ZIP-filen och packa upp den separat
Skapa en arbetsmapp på datorn för försändelsen och spara den ursprungliga ZIP-filen där. Behåll både mejlet och arkivet så att du senare kan se vad leverantören skickade. Arbeta med de uppackade filerna separat. Du behöver inte ladda upp fakturorna till någon slumpmässig webbtjänst för att packa upp dem.
I Windows letar du upp den sparade ZIP-filen i Utforskaren, högerklickar på den och väljer alternativet för att packa upp hela innehållet. Välj en separat målmapp och följ anvisningarna. Microsoft beskriver detta för Windows 10 och 11. Exakt vad alternativet heter kan bero på systemets språk och vilket program du använder.
På en Mac dubbelklickar du på den sparade ZIP-filen i Finder. Enligt Apples anvisningar hamnar det uppackade innehållet i samma mapp som arkivet. Leta sedan upp dokumenten i det uppackade innehållet. Om du får ett felmeddelande eller blir ombedd att ange ett lösenord går du vidare till avsnittet om problem med arkivet nedan.
Källa för detta avsnitt: Microsoft: packa upp ZIP-filer i Windows och begränsningar för krypterade arkiv i Windows 11 24H2 · Apple: packa upp ZIP-filer på Mac och få hjälp vid problem
Tre PDF-filer och en anteckning är inte fyra fakturor
I vårt fiktiva exempel skriver leverantören i mejlet att bilagan innehåller tre fakturor för de överenskomna beställningarna. När du packar upp supplier-documents.zip får du fram filerna i tabellen. Det är ett påhittat exempel på mappstruktur, inte verkliga fakturor.
Sökvägen invoices/2026-09/invoice-101.pdf betyder att PDF-filen ligger i mappen 2026-09, som i sin tur ligger i mappen invoices. Öppna mapparna i tur och ordning tills du kommer till filerna. Namnen hjälper dig att hitta, men du måste öppna filen för att se vilken faktura den faktiskt innehåller.
| Sökväg i arkivet | Vad du letar efter | Vad du gör med filen |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | Den första av de väntade PDF-filerna | Öppna alla sidor och jämför uppgifterna med det aktuella inköpet. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | Nästa väntade PDF | Kontrollera den separat. Att den föregående filen gick att öppna säger inget om den här. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | Den tredje väntade PDF-filen | Läs den och kontrollera att det är den återstående utlovade fakturan, inte ännu en kopia av en tidigare faktura. |
| information/readme.txt | En kompletterande textanteckning i det här exemplet | Räkna den inte som en fjärde faktura och lägg inte automatiskt med den bland PDF-filerna till redovisningskonsulten. |
Öppna varje PDF och stäm av mot fakturorna du väntar på
Leta upp de filer i det uppackade innehållet som ska vara fakturor. Öppna varje PDF, gå igenom samtliga sidor och kontrollera att de går att läsa. Jämför sedan leverantör, fakturamottagare och känt faktura- eller ordernummer med det aktuella inköpet. Utgå inte enbart från filnamnet när du kontrollerar fakturanumret.
I exemplet väntar du på tre fakturor eftersom leverantören skrev det i mejlet. Men tre filer med ändelsen PDF kan innehålla två kopior av samma faktura och ett annat dokument. Stäm därför av varje dokument mot listan i mejlet eller de överenskomna beställningarna. Be leverantören om en lista om du inte vet exakt vad som skulle skickas. Antalet filer visar inte i sig att allt är med.
Om ZIP-filen har packats upp men en PDF inte går att öppna, följ guiden nedan. Ett fel vid öppning bevisar inte att dokumentet är skadat. PDF-lösenordet kan skilja sig från arkivets lösenord.
Fakturan har kommit, men PDF-filen går inte att öppna. Vad skickar du till redovisningskonsulten? →
Om du hittar ytterligare en ZIP-fil i stället för den PDF du väntade dig, fråga leverantören om den hör till försändelsen och vad den innehåller. Mapparna i tabellen är en sak, ett arkiv inuti arkivet är en annan. Lägg inte automatiskt en oklar fil bland de kontrollerade fakturorna.
När ZIP-filen kräver lösenord eller inte går att packa upp
Om du blir ombedd att ange ett lösenord, läs leverantörens instruktioner. Har du inga instruktioner, be om dem via en känd kontaktväg. Det gäller lösenordet till filen, inte dina inloggningsuppgifter till mejlen, banken eller ett kundkonto.
Även rätt lösenord kan vara otillräckligt om verktyget du använder inte stöder arkivets skydd. Microsoft anger till exempel att den inbyggda arkivhanteringen i Windows 11 version 24H2 inte stöder krypterade arkiv. Kom då överens med leverantören om ett sätt att lämna över dokumenten som fungerar, till exempel separata PDF-filer via en överenskommen kanal.
Vid andra fel, anteckna det exakta felmeddelandet och om felet uppstod vid nedladdningen eller när du packade upp filen. Om det inte är en säkerhetsfunktion som blockerar filen kan du prova att ladda ned den väntade bilagan en gång till från originalmejlet. Kontrollera också att det finns plats för det uppackade innehållet, vilket även Apple rekommenderar vid problem. Ett felmeddelande behöver inte betyda att arkivet är skadat.
Om arkivet fortfarande inte går att packa upp, be leverantören att packa samma dokument i ett nytt arkiv eller skicka dem som separata PDF-filer. Mallen nedan är avsedd för fel vid uppackning. Om det bara är lösenordet som saknas räcker det att be om instruktioner för åtkomst.
Fyll i de uppgifter du känner till och beskriv bara sådant du faktiskt har provat. Ta bort den sista meningen om dokumentlistan om du redan vet vilka dokument försändelsen ska innehålla.
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
Källa för detta avsnitt: Microsoft: packa upp ZIP-filer i Windows och begränsningar för krypterade arkiv i Windows 11 24H2 · Apple: packa upp ZIP-filer på Mac och få hjälp vid problem
Skicka de kontrollerade filerna och berätta vad som saknas
Välj efter kontrollen bara de dokument som ingår i det överenskomna underlaget. Skicka dem på det sätt ni har bestämt, till exempel som bilagor eller via en delad mapp. Behåll filnamn som gör det möjligt att hitta filerna igen. Skicka inte automatiskt allt uppackat innehåll, inklusive anteckningar och dokument som inte hör till.
Var tydlig om något saknas. Om den tredje fakturan saknades i exempelförsändelsen skulle du kunna skriva: ”Här kommer två fakturor från [leverantör]. Den tredje, för beställning [känt nummer], saknas i ZIP-filen. Jag arbetar fortfarande med att få fram den.” Om du redan har bett leverantören komplettera underlaget, lägg till datumet för din förfrågan. Markera inte försändelsen som komplett bara för att ZIP-filen gick att packa upp.
Om du lämnar över dokument via en länk eller med lösenord, kontrollera med redovisningskonsulten att det går att komma åt dem. En skärmbild av en sida ersätter inte det fullständiga dokument som ni kommit överens om. Att filerna går att läsa bekräftar inte i sig att fakturorna är korrekta eller kan användas i bokföringen.
Nu vet du vilka fakturor du kan lämna över och vilka som fortfarande saknas eller inte går att öppna. Din redovisningskonsult får både kontrollerade filer och besked om vad som återstår. En mer detaljerad checklista för att lämna över bokföringsunderlag finns bland de relaterade artiklarna.