Å pakke ut ZIP-filen er bare første steg
ZIP er et arkivformat som lar leverandøren samle flere filer og mapper i én fil. Når du skal gjøre fakturaene klare for regnskapsføreren, må du først hente ut de enkelte dokumentene. Deretter åpner du hver PDF som skal være en faktura, og sammenligner innholdet med det du skulle få. At arkivet lar seg pakke ut, betyr ikke at alle fakturaene er lesbare eller at ingen mangler.
Bruk denne fremgangsmåten for et vedlegg du venter på fra en kjent leverandør. Hvis e-posten kommer uventet, virker mistenkelig eller utløser en sikkerhetsadvarsel, må du først bekrefte sendingen gjennom en kontakt du allerede har hos leverandøren. Ikke start en uventet app eller slå av beskyttelsen på datamaskinen for å få tak i fakturaene.
Kilde for denne delen: Apple: beskytte Macen mot skadelige apper
Lagre ZIP-filen og pakk ut innholdet separat
Opprett en arbeidsmappe på datamaskinen for denne sendingen, og lagre den opprinnelige ZIP-filen der. Behold både e-posten og arkivet, slik at du senere kan se hva leverandøren sendte. Arbeid med de utpakkede filene separat. Du trenger ikke laste opp fakturaene til en tilfeldig nettjeneste for å pakke dem ut.
I Windows finner du den lagrede ZIP-filen i Filutforsker, høyreklikker på den og velger alternativet for å pakke ut hele innholdet. Velg en egen målmappe og følg veiledningen som vises. Microsoft beskriver denne fremgangsmåten for Windows 10 og 11. Ordlyden i menyen kan variere med systemspråket og programmet du bruker.
På Mac dobbeltklikker du på den lagrede ZIP-filen i Finder. Ifølge Apples veiledning vises det utpakkede innholdet i samme mappe som arkivet. Finn deretter de enkelte dokumentene i innholdet du har pakket ut. Hvis du får en feil eller blir bedt om et passord, går du videre til avsnittet om problemer med arkivet nedenfor.
Kilde for denne delen: Microsoft: pakke ut ZIP-filer i Windows og begrensninger for krypterte arkiver i Windows 11 24H2 · Apple: pakke ut ZIP-filer på Mac og håndtere problemer
Tre PDF-filer og et notat er ikke fire fakturaer
I dette fiktive eksemplet skriver leverandøren i e-posten at vedlegget inneholder tre fakturaer for avtalte bestillinger. Når supplier-documents.zip er pakket ut, inneholder det filene nedenfor. Eksemplet viser en tenkt mappestruktur, ikke ekte fakturaer.
Filbanen invoices/2026-09/invoice-101.pdf betyr at PDF-filen ligger i mappen 2026-09 inne i mappen invoices. Åpne mappene etter tur til du kommer frem til filene. Navnene hjelper deg å finne frem, men du må åpne filen for å se hvilken faktura den faktisk inneholder.
| Filbane i arkivet | Hva du leter etter | Hva du gjør med filen |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | Den første av de forventede PDF-filene | Åpne alle sidene og sammenlign opplysningene med det aktuelle kjøpet. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | Neste forventede PDF | Kontroller den separat. At den forrige filen lot seg åpne, sier ingenting om denne. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | Den tredje forventede PDF-filen | Les den og sjekk at det er den siste av de lovede fakturaene, ikke enda en kopi av en tidligere faktura. |
| information/readme.txt | Et tekstnotat som følger med i dette eksemplet | Ikke tell det som en fjerde faktura eller legg det automatisk sammen med PDF-filene til regnskapsføreren. |
Åpne hver PDF og sjekk at du har fått de riktige dokumentene
Finn filene i det utpakkede innholdet som skal være fakturaer. Åpne hver PDF, gå gjennom alle sidene og sjekk at de er lesbare. Sammenlign deretter leverandør, fakturamottaker og kjent faktura- eller ordrenummer med det aktuelle kjøpet. Ikke hent fakturanummeret bare fra filnavnet.
I eksemplet venter du på tre fakturaer fordi leverandøren oppga det i e-posten. Men tre filer med PDF som filtype kan inneholde to kopier av samme faktura og ett annet dokument. Sammenlign derfor dokumentene med listen i e-posten eller de avtalte bestillingene. Be leverandøren om en liste hvis du ikke vet nøyaktig hva som skulle komme. Antall filer alene viser ikke at alt er med.
Hvis ZIP-filen er pakket ut, men en PDF ikke kan åpnes, følg veiledningen nedenfor. En feil ved åpning beviser ikke at dokumentet er skadet. PDF-passordet kan være forskjellig fra arkivpassordet.
Fakturaen er kommet, men PDF-filen lar seg ikke åpne. Hva sender du til regnskapsføreren? →
Finner du enda en ZIP-fil der du ventet å finne en PDF, bør du spørre leverandøren om den hører til sendingen og hva den inneholder. Mappene i tabellen og et nytt arkiv inne i arkivet er to forskjellige ting. Ikke legg en uklar fil automatisk blant de kontrollerte fakturaene.
Når ZIP-filen krever passord eller ikke lar seg pakke ut
Hvis du blir bedt om et passord, se gjennom leverandørens instruksjoner. Har du ikke fått noen, be om veiledning for tilgang gjennom en kjent kontakt. Det er passordet til filen du trenger, ikke innloggingsopplysninger til e-post, bank eller kundekonto.
Selv riktig passord er ikke alltid nok hvis verktøyet du bruker, ikke støtter måten arkivet er beskyttet på. Microsoft oppgir for eksempel at den innebygde arkivfunksjonen i Windows 11 versjon 24H2 ikke støtter krypterte arkiver. Avtal i så fall med leverandøren hvordan dokumentene kan sendes i et format du får åpnet, for eksempel separate PDF-filer gjennom en avtalt kanal.
Ved andre feil bør du notere den nøyaktige feilmeldingen og om feilen kom under nedlastingen eller først da du pakket ut filen. Hvis filen ikke er blokkert av en sikkerhetsfunksjon, kan du prøve å laste ned det forventede vedlegget én gang til fra den opprinnelige e-posten. Kontroller også at det er nok ledig plass til innholdet som skal pakkes ut. Dette anbefaler også Apple ved problemer. En feilmelding er ikke nødvendigvis bevis på at arkivet er skadet.
Hvis arkivet fortsatt ikke lar seg pakke ut, be leverandøren pakke de samme dokumentene på nytt eller sende dem som separate PDF-filer. Bruk malen nedenfor ved feil under utpakking. Hvis det bare er passordet som mangler, holder det å be om instruksjoner for tilgang.
Fyll inn opplysningene du har, og beskriv bare det du faktisk har prøvd. Slett den siste setningen om dokumentlisten hvis du allerede vet hvilke dokumenter sendingen skal inneholde.
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
Kilde for denne delen: Microsoft: pakke ut ZIP-filer i Windows og begrensninger for krypterte arkiver i Windows 11 24H2 · Apple: pakke ut ZIP-filer på Mac og håndtere problemer
Send de kontrollerte filene og si fra om det som mangler
Når du har kontrollert dokumentene, velger du bare dem som skal være med i den avtalte oversendelsen. Send dem på den måten dere har bestemt, for eksempel som vedlegg eller gjennom en delt mappe. Behold filnavn som gjør det mulig å finne filene igjen. Ikke send automatisk alt innholdet du pakket ut, inkludert notater og uvedkommende dokumenter.
Si tydelig fra hvis noe mangler. Hvis den tredje fakturaen manglet i eksemplet, kunne følgemeldingen lyde slik: «Her er to fakturaer fra [leverandør]. Den tredje, for bestilling [kjent nummer], mangler i ZIP-filen. Jeg følger fortsatt opp for å få tak i den.» Har du allerede bedt leverandøren om den, legg til datoen for forespørselen. Ikke marker sendingen som komplett bare fordi ZIP-filen lot seg pakke ut.
Når du deler via en lenke eller med passord, må du sjekke med regnskapsføreren at dokumentene er tilgjengelige. Et skjermbilde av én side erstatter ikke hele dokumentet dere har avtalt å sende. At filene er lesbare, bekrefter ikke i seg selv at fakturaene er riktige eller kan brukes i regnskapet.
Etter denne gjennomgangen vet du hvilke fakturaer du kan sende videre, og hvilke som fortsatt mangler eller ikke lar seg åpne. Regnskapsføreren får kontrollerte filer og oversikt over det som gjenstår. Du finner en mer detaljert sjekkliste for å sende bilag til regnskapsføreren blant de relaterte artiklene.