Mit dem Entpacken fängt die Arbeit erst an
Eine ZIP-Datei ist ein Archiv, in dem der Lieferant mehrere Dateien und Ordner zusammenfassen kann. Um die Rechnungen für die Buchhaltung vorzubereiten, holen Sie zunächst die einzelnen Dokumente aus dem Archiv. Anschließend öffnen Sie jede PDF-Datei, die eine Rechnung enthalten soll, und vergleichen den Inhalt mit den erwarteten Belegen. Erfolgreiches Entpacken allein bestätigt weder, dass alle Rechnungen lesbar sind, noch, dass keine fehlt.
Die folgenden Schritte gelten für einen erwarteten Anhang von einem bekannten Lieferanten. Kommt die Nachricht überraschend, wirkt sie verdächtig oder erscheint eine Sicherheitswarnung, fragen Sie zuerst über bereits bekannte Kontaktdaten beim Lieferanten nach. Starten Sie wegen einer Rechnung keine unerwartete Anwendung und schalten Sie den Schutz Ihres Computers nicht aus.
Quelle zu diesem Abschnitt: Apple: Schutz vor schädlichen Apps auf dem Mac
ZIP-Datei speichern und in einen eigenen Ordner entpacken
Legen Sie auf Ihrem Computer einen Arbeitsordner für diese Sendung an und speichern Sie dort die ursprüngliche ZIP-Datei. Bewahren Sie die E-Mail und das Archiv auf, damit Sie später nachvollziehen können, was der Lieferant geschickt hat. Mit den entpackten Dateien arbeiten Sie getrennt weiter. Sie brauchen die Rechnungen nicht bei einem beliebigen Online-Dienst zum Entpacken hochzuladen.
Suchen Sie unter Windows die gespeicherte ZIP-Datei im Datei-Explorer. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie die Funktion zum Entpacken des gesamten Inhalts. Wählen Sie einen eigenen Zielordner und folgen Sie den angezeigten Anweisungen. Microsoft beschreibt dieses Vorgehen für Windows 10 und 11; die genaue Bezeichnung im Menü kann je nach Systemsprache oder verwendetem Programm abweichen.
Klicken Sie auf dem Mac im Finder doppelt auf die gespeicherte ZIP-Datei. Laut Apple erscheint der entpackte Inhalt im selben Ordner wie das Archiv. Suchen Sie darin nach den einzelnen Dokumenten. Scheitert das Entpacken oder wird ein Passwort verlangt, lesen Sie unten im Abschnitt zu Problemen mit dem Archiv weiter.
Quelle zu diesem Abschnitt: Microsoft: ZIP-Dateien unter Windows entpacken und Einschränkungen bei verschlüsselten Archiven in Windows 11 24H2 · Apple: ZIP-Dateien auf dem Mac entpacken und Probleme beheben
Drei PDFs und eine Notiz sind keine vier Rechnungen
In unserem fiktiven Beispiel schreibt der Lieferant in seiner E-Mail, dass er drei Rechnungen zu den vereinbarten Bestellungen schickt. Nach dem Entpacken enthält der Anhang supplier-documents.zip die folgenden Dateien. Das Beispiel zeigt eine mögliche Ordnerstruktur und enthält keine echten Belege.
Der Pfad invoices/2026-09/invoice-101.pdf bedeutet, dass die PDF-Datei im Ordner 2026-09 liegt, der wiederum im Ordner invoices liegt. Öffnen Sie die Ordner nacheinander, bis Sie zu den Dateien gelangen. Die Namen helfen bei der Orientierung. Welche Rechnung tatsächlich in einer Datei steckt, erkennen Sie aber erst nach dem Öffnen.
| Pfad im Archiv | Was Sie dort suchen | Was damit zu tun ist |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | Die erste erwartete PDF-Datei | Alle Seiten öffnen und die Angaben mit dem betreffenden Einkauf abgleichen. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | Eine weitere erwartete PDF-Datei | Einzeln prüfen. Dass sich die vorherige Datei öffnen lässt, sagt nichts über diese aus. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | Die dritte erwartete PDF-Datei | Lesen und prüfen, ob es die noch fehlende angekündigte Rechnung ist und keine weitere Kopie einer bereits vorhandenen. |
| information/readme.txt | In diesem Beispiel eine begleitende Textnotiz | Nicht als vierte Rechnung zählen und nicht automatisch zu den PDFs für die Buchhaltung hinzufügen. |
Jede PDF öffnen und mit den erwarteten Belegen abgleichen
Suchen Sie im entpackten Inhalt nach den Dateien, die Rechnungen enthalten sollen. Öffnen Sie jede PDF-Datei, gehen Sie alle Seiten durch und prüfen Sie die Lesbarkeit. Vergleichen Sie anschließend Lieferant, Rechnungsempfänger und die bekannte Rechnungs- oder Bestellnummer mit dem betreffenden Einkauf. Übernehmen Sie die Rechnungsnummer nicht allein aus dem Dateinamen.
Im Beispiel erwarten Sie drei Rechnungen, weil der Lieferant sie in seiner E-Mail angekündigt hat. Drei Dateien mit der Endung PDF können jedoch auch zwei Kopien desselben Belegs und ein anderes Dokument enthalten. Gleichen Sie deshalb die einzelnen Dokumente mit der Liste in der E-Mail oder den vereinbarten Bestellungen ab. Falls unklar ist, welche Belege Sie erhalten sollten, bitten Sie den Lieferanten um eine Liste. Die Anzahl der Dateien allein bestätigt nicht, dass alles vollständig ist.
Wurde die ZIP-Datei entpackt, lässt sich aber ein PDF nicht öffnen, folgen Sie der Anleitung unten. Ein Fehler beim Öffnen beweist keine Beschädigung. Das PDF-Passwort kann vom Passwort des Archivs abweichen.
Die Rechnung ist da, aber das PDF lässt sich nicht öffnen. Was bekommt die Buchhaltung? →
Finden Sie statt der erwarteten PDF-Datei ein weiteres ZIP-Archiv, klären Sie mit dem Lieferanten, ob es zur Sendung gehört und was es enthält. Ein Unterordner wie im Tabellenbeispiel ist etwas anderes als ein weiteres gepacktes Archiv. Nehmen Sie eine unklare Datei nicht automatisch in die geprüften Rechnungen auf.
Wenn die ZIP-Datei ein Passwort verlangt oder sich nicht entpacken lässt
Wird ein Passwort verlangt, sehen Sie in den Hinweisen des Lieferanten nach. Haben Sie keine erhalten, fragen Sie über einen bekannten Kontakt nach dem Zugang zum Archiv. Gemeint ist das Passwort für die Datei, nicht die Zugangsdaten zu Ihrem E-Mail-Postfach, Bank- oder Kundenkonto.
Auch das richtige Passwort reicht möglicherweise nicht aus, wenn das verwendete Programm die jeweilige Schutzmethode nicht unterstützt. Microsoft weist beispielsweise darauf hin, dass die integrierten Archivfunktionen von Windows 11 Version 24H2 keine verschlüsselten Archive unterstützen. Vereinbaren Sie in diesem Fall mit dem Lieferanten einen unterstützten Übermittlungsweg, etwa einzelne PDFs über einen gemeinsam vereinbarten Kanal.
Bei einem anderen Fehler notieren Sie den genauen Wortlaut der Meldung und ob der Fehler beim Herunterladen oder erst beim Entpacken aufgetreten ist. Sofern keine Sicherheitssperre vorliegt, können Sie den erwarteten Anhang einmal erneut aus der ursprünglichen E-Mail herunterladen. Prüfen Sie auch, ob genügend Speicherplatz für den entpackten Inhalt vorhanden ist; diesen Schritt empfiehlt auch Apple bei Problemen. Eine Fehlermeldung allein beweist noch nicht, dass das Archiv beschädigt ist.
Lässt sich das Archiv weiterhin nicht entpacken, bitten Sie den Lieferanten, dieselben Dokumente neu zu packen oder einzeln als PDF zu schicken. Verwenden Sie die Vorlage unten bei einem Fehler während des Entpackens. Fehlt lediglich das Passwort, genügt eine Bitte um Zugangshinweise.
Ergänzen Sie die bekannten Angaben und beschreiben Sie nur Schritte, die Sie tatsächlich ausprobiert haben. Lassen Sie den letzten Satz mit der Bitte um eine Belegliste weg, wenn bereits feststeht, welche Dokumente die Sendung enthalten soll.
Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
Quelle zu diesem Abschnitt: Microsoft: ZIP-Dateien unter Windows entpacken und Einschränkungen bei verschlüsselten Archiven in Windows 11 24H2 · Apple: ZIP-Dateien auf dem Mac entpacken und Probleme beheben
Geprüfte Dateien weitergeben und fehlende Belege benennen
Wählen Sie nach der Prüfung nur die Belege aus, die zur vereinbarten Übergabe gehören, und senden Sie sie auf dem vereinbarten Weg — etwa als Anhänge oder über einen gemeinsamen Ordner. Behalten Sie Dateinamen bei, anhand derer sich die Dateien später wiederfinden lassen. Senden Sie nicht automatisch den gesamten entpackten Inhalt mitsamt Begleitnotizen und sachfremden Dokumenten.
Falls etwas fehlt, sagen Sie es ausdrücklich. Würde im Beispiel die dritte Rechnung fehlen, könnte Ihre Begleitnachricht lauten: „Ich schicke zwei Rechnungen aus der Sendung von [Lieferant]. Die dritte Rechnung zur Bestellung [bekannte Nummer] fehlt im ZIP-Archiv. Ich kümmere mich noch darum, sie zu bekommen.“ Haben Sie den Lieferanten bereits um die fehlende Rechnung gebeten, ergänzen Sie das Datum Ihrer Anfrage. Das erfolgreiche Entpacken ist kein Grund, die Sendung als vollständig zu kennzeichnen.
Wenn Sie Dokumente über einen Link oder mit Passwortschutz weitergeben, klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, ob der Zugriff funktioniert. Ein Bildschirmfoto einer Seite ersetzt nicht das vereinbarte vollständige Dokument. Lesbare Dateien allein bestätigen weder die Richtigkeit der Rechnungen noch ihre Verwendbarkeit in der Buchhaltung.
Nach diesen Schritten wissen Sie, welche Rechnungen Sie weitergeben können und welche noch fehlen oder sich nicht öffnen lassen. Ihre Buchhaltung erhält die geprüften Dateien und einen Überblick über die offenen Punkte. Eine ausführlichere Checkliste zur Belegübergabe finden Sie in den weiterführenden Artikeln.