ZIP-tiedoston purkaminen on vasta ensimmäinen vaihe
ZIP on pakattu tiedosto, johon toimittaja voi koota useita tiedostoja ja kansioita. Kun valmistelet laskuja kirjanpitäjälle, pura ensin yksittäiset asiakirjat ZIP-tiedostosta. Avaa sen jälkeen jokainen laskuksi tarkoitettu PDF ja vertaa sisältöä siihen, mitä piti saapua. Onnistunut purkaminen ei vielä tarkoita, että kaikki laskut ovat luettavissa tai että jokainen odotettu lasku on mukana.
Käytä tätä ohjetta vain odottamaasi liitteeseen, jonka tunnettu toimittaja on lähettänyt. Jos viesti tuli yllättäen, vaikuttaa epäilyttävältä tai tietokone näyttää tietoturvavaroituksen, varmista lähetys ensin ottamalla toimittajaan yhteyttä ennestään tuntemiesi yhteystietojen kautta. Älä käynnistä odottamatonta sovellusta tai poista tietokoneen suojausta käytöstä laskujen takia.
Tämän osion lähde: Apple: suojautuminen haitallisilta sovelluksilta Macissa
Tallenna ZIP ja pura sen sisältö erilliseen kansioon
Luo tietokoneelle tätä lähetystä varten työkansio ja tallenna alkuperäinen ZIP sinne. Säilytä sekä sähköposti että ZIP, jotta voit myöhemmin tarkistaa, mitä toimittaja lähetti. Käsittele purettuja tiedostoja erikseen. Laskuja ei tarvitse ladata satunnaiseen verkkopalveluun ZIP-tiedoston purkamista varten.
Etsi Windowsissa tallennettu ZIP Resurssienhallinnasta, napsauta sitä hiiren oikealla painikkeella ja valitse toiminto, joka purkaa koko sisällön. Valitse kohteeksi erillinen kansio ja seuraa näytön ohjeita. Microsoft kuvaa tämän menettelyn Windows 10:lle ja 11:lle. Valikon sanamuoto voi vaihdella järjestelmän kielen tai käytetyn ohjelman mukaan.
Macissa kaksoisklikkaa tallennettua ZIP-tiedostoa Finderissa. Applen ohjeen mukaan purettu sisältö ilmestyy samaan kansioon kuin ZIP. Etsi sitten yksittäiset asiakirjat puretun sisällön joukosta. Jos purkaminen päättyy virheeseen tai ohjelma pyytää salasanaa, siirry jäljempänä olevaan ongelmatilanteita käsittelevään osioon.
Tämän osion lähde: Microsoft: ZIP-tiedostojen purkaminen Windowsissa ja salattujen arkistojen rajoitus Windows 11:n versiossa 24H2 · Apple: ZIP-tiedoston purkaminen Macissa ja ohjeet ongelmatilanteisiin
Kolme PDF-tiedostoa ja saate eivät ole neljä laskua
Tässä kuvitteellisessa esimerkissä toimittaja kertoo sähköpostissa lähettävänsä kolme laskua sovituista tilauksista. Liitteestä supplier-documents.zip löytyvät purkamisen jälkeen alla olevat tiedostot. Kyse on esimerkistä, joka havainnollistaa kansiorakennetta, ei oikeista laskuista.
Polku invoices/2026-09/invoice-101.pdf tarkoittaa, että PDF on kansiossa 2026-09, joka on kansion invoices sisällä. Avaa siis kansiot järjestyksessä, kunnes pääset tiedostoihin. Nimet auttavat löytämään perille, mutta vasta tiedoston avaamalla näet, minkä laskun se todella sisältää.
| Polku ZIP-tiedoston sisällä | Mitä etsit | Mitä tiedostolle tehdään |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | Ensimmäinen odotettu PDF | Avaa kaikki sivut ja vertaa tietoja kyseiseen ostoon. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | Seuraava odotettu PDF | Tarkista erikseen. Edellisen tiedoston onnistunut avaaminen ei kerro tästä tiedostosta mitään. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | Kolmas odotettu PDF | Lue ja varmista, että kyse on jäljellä olevasta luvatusta laskusta eikä jonkin aiemman laskun toisesta kopiosta. |
| information/readme.txt | Tässä esimerkissä tekstimuotoinen saate | Älä laske neljänneksi laskuksi tai lisää automaattisesti kirjanpitäjälle lähetettäviin PDF-tiedostoihin. |
Avaa jokainen PDF ja vertaa sitä odottamiisi laskuihin
Etsi puretusta sisällöstä tiedostot, joiden pitäisi olla laskuja. Avaa jokainen PDF, käy läpi kaikki sivut ja tarkista, että ne ovat luettavissa. Vertaa sitten toimittajaa, laskun vastaanottajaa sekä tiedossasi olevaa lasku- tai tilausnumeroa kyseiseen ostoon. Älä päättele laskunumeroa pelkän tiedostonimen perusteella.
Esimerkin lähetyksessä odotat kolmea laskua, koska toimittaja ilmoitti määrän sähköpostissa. Kolme PDF-tiedostoa voivat kuitenkin sisältää kaksi kopiota samasta laskusta ja yhden muun asiakirjan. Vertaa siksi jokaista asiakirjaa sähköpostin luetteloon tai sovittuihin tilauksiin. Jos et tiedä tarkalleen, mitä piti saapua, pyydä toimittajalta luettelo. Tiedostojen määrä ei yksin kerro, ovatko kaikki laskut mukana.
Jos ZIP-arkisto on purettu mutta jokin PDF ei avaudu, jatka alla olevan ohjeen avulla. Avausvirhe ei vielä todista asiakirjan olevan vioittunut. PDF:n salasana voi olla eri kuin arkiston salasana.
Lasku saapui, mutta PDF ei aukea. Mitä lähetät kirjanpitäjälle? →
Jos odotetun PDF:n sijaan löydät toisen ZIP-tiedoston, varmista toimittajalta, kuuluuko se lähetykseen ja mitä se sisältää. Taulukon sisäkkäiset kansiot ovat eri asia kuin toinen pakattu tiedosto. Älä lisää epäselvää tiedostoa automaattisesti tarkistettujen laskujen joukkoon.
Kun ZIP pyytää salasanaa tai purkaminen ei onnistu
Jos ohjelma pyytää salasanaa, tarkista toimittajan antamat ohjeet. Jos ohjeita ei ole, ota yhteyttä ennestään tuntemasi yhteystiedon kautta ja kysy, miten ZIP-tiedoston saa avattua. Kyse on tiedoston salasanasta, ei sähköpostin, pankin tai asiakastilin kirjautumistiedoista.
Oikeakaan salasana ei välttämättä auta, jos käyttämäsi työkalu ei tue tiedoston suojaustapaa. Microsoftin mukaan esimerkiksi Windows 11:n version 24H2 sisäänrakennetut pakkaustoiminnot eivät tue salattujen arkistojen käsittelyä. Sovi tällöin toimittajan kanssa tuetusta toimitustavasta, esimerkiksi erillisistä PDF-tiedostoista sovittua kanavaa pitkin.
Jos saat muun virheen, kirjoita sen tarkka sanamuoto muistiin ja merkitse, ilmenikö se lataamisen vai vasta purkamisen aikana. Jos kyse ei ole tietoturvaestosta, voit ladata odottamasi liitteen kerran uudelleen alkuperäisestä sähköpostista. Tarkista myös, että puretulle sisällölle on riittävästi vapaata tilaa. Apple suosittelee tätä tarkistusta purkamisongelmissa. Pelkkä virheilmoitus ei vielä osoita, että ZIP-tiedosto olisi vioittunut.
Jos purkaminen ei vieläkään onnistu, pyydä toimittajaa pakkaamaan samat asiakirjat uudelleen tai lähettämään ne erillisinä PDF-tiedostoina. Alla oleva viestipohja on tarkoitettu purkamisvirheeseen. Jos ainoa ongelma on puuttuva salasana, riittää, että pyydät avaamisohjeet.
Täydennä tiedossasi olevat tiedot ja kuvaa vain ne toimet, jotka olet todella tehnyt. Jätä viimeinen, asiakirjaluetteloa koskeva pyyntö pois, jos tiedät jo, mitä lähetyksen pitää sisältää.
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Tämän osion lähde: Microsoft: ZIP-tiedostojen purkaminen Windowsissa ja salattujen arkistojen rajoitus Windows 11:n versiossa 24H2 · Apple: ZIP-tiedoston purkaminen Macissa ja ohjeet ongelmatilanteisiin
Lähetä kirjanpitäjälle tarkistetut tiedostot ja kerro puutteista
Valitse tarkistuksen jälkeen vain ne asiakirjat, jotka olet sopinut toimittavasi, ja lähetä ne sovittua kanavaa pitkin, esimerkiksi liitteinä tai jaetussa kansiossa. Säilytä nimet, joiden avulla tiedostot voi löytää myöhemmin. Älä lähetä automaattisesti kaikkea purettua sisältöä, kuten saatteita ja asiaan kuulumattomia asiakirjoja.
Kerro suoraan, jos jotakin puuttuu. Jos esimerkin lähetyksestä puuttuisi kolmas lasku, saate voisi olla: ”Lähetän kaksi laskua toimittajalta [toimittaja]. Kolmas lasku, joka koskee tilausta [tiedossa oleva numero], puuttuu ZIP-tiedostosta. Sen toimitus on vielä selvityksessä.” Jos olet jo pyytänyt puuttuvan laskun toimittajalta, lisää pyynnön päivämäärä. Pelkkä ZIP-tiedoston purkaminen ei riitä osoittamaan, että kaikki laskut ovat mukana.
Jos lähetät asiakirjat linkillä tai salasanalla suojattuina, varmista kirjanpitäjältä, että hän pääsee avaamaan ne. Yhden sivun kuvakaappaus ei korvaa sovittua kokonaista asiakirjaa. Tiedostojen luettavuus ei yksin vahvista laskujen tietojen oikeellisuutta tai kelpoisuutta kirjanpitoon.
Näiden vaiheiden jälkeen tiedät, mitkä laskut voit lähettää ja mitkä vielä puuttuvat tai eivät avaudu. Kirjanpitäjä saa tarkistetut tiedostot sekä tiedon siitä, mitä on vielä selvitettävä. Aiheeseen liittyvistä artikkeleista löydät tarkemman tarkistuslistan asiakirjojen toimittamiseen kirjanpitäjälle.